앞서 1편에서는 Word Copilot을 활용해 문서 초안을 작성하고, 내용을 정리하며, 완성도를 높이는 방법을 살펴보았습니다. 그렇다면 문서가 어느 정도 정리된 이후에는 어떤 작업이 이어질까요?
실무에서는 작성된 문서를 바탕으로 데이터를 분석하고, 핵심 내용을 정리해 최종적으로는 보고서나 발표 자료 형태로 전달하는 과정이 뒤따르게 됩니다. 하지만 이 과정은 단순한 문서 ‘작성’보다 더 많은 시간이 소요되는 경우가 많습니다. 데이터를 하나하나 해석하고 의미를 도출해야 하며, 전달 목적에 맞게 내용을 다시 구조화해야 하기 때문이죠.
이때 Microsoft 365 Copilot을 활용하면 문서 작성 이후의 업무 흐름까지 자연스럽게 이어갈 수 있습니다. Excel에서는 데이터를 빠르게 분석하고 인사이트를 도출할 수 있으며, PowerPoint에서는 그 내용을 기반으로 발표 자료와 설명 스크립트까지 효율적으로 준비할 수 있습니다.

이번 글에서는 데이터 분석과 내용 전달에 초점을 맞춰 Excel과 PowerPoint에서 Copilot을 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보겠습니다.
(포스팅에 첨부된 화면은 모두 가상의 예시 문서를 활용해 시연한 화면입니다.)

Excel Copilot 활용하기 : 숫자는 많은데 정리가 어려울 때

Excel에서 Copilot이 특히 유용한 이유는, 단순히 표를 보여주는 것을 넘어서 데이터가 말하는 의미를 정리해 주는 역할을 하기 때문입니다. 숫자를 보는 데 익숙한 사람에게도 데이터를 설명 가능한 형태로 바꾸는 일은 별개의 작업입니다. 실무에서는 계산 자체보다 “그래서 이 데이터에서 무엇을 봐야 하는가”가 더 중요할 때가 많습니다. Excel Copilot을 활용하면 데이터의 흐름을 빠르게 파악하거나 수식을 생성하고, 보고서 작성까지 수행할 수 있습니다.

| 1. 데이터 분석

표와 데이터를 직접 하나하나 들여다보지 않아도 Copilot에게 분석을 요청해 요약된 결과와 인사이트를 바로 확인할 수 있습니다. 자연어로 질문하면 Copilot은 Excel 데이터를 기반으로 핵심 내용을 정리해 주거나 분석 결과를 문장 형태로 설명해 줍니다.

– 활용 예시 –

• 데이터의 전체적인 흐름이나 특징을 파악하고 싶을 때
• 특정 항목의 증가·감소 추이를 확인해야 할 때
• 눈에 띄는 이상치나 주요 변화 포인트가 있는지 알고 싶을 때
  
  

<🗨️사용 프롬프트>
이 데이터의 주요 특징과 전체적인 흐름을 요약해 주세요.
(분석할 데이터를 드래그한 다음, 프롬프트를 입력합니다.)

[이미지] Excel Copilot_데이터 분석하기

| 2. 수식 생성

Excel을 사용하면서 많은 분들이 가장 부담을 느끼는 부분 중 하나는 바로 수식 작성인데요. 어떤 함수를 써야 하는지 기억해야 하고, 조건이 조금만 복잡해져도 수식이 길어지면서 오류가 발생하죠. 특히 IF, VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIFS와 같은 함수는 자주 사용되지만 정확한 구조를 매번 떠올리기란 쉽지 않습니다. 이럴 때 Copilot을 활용하면 함수 이름이나 문법을 정확히 알지 못하더라도, 훨씬 단순하게 원하는 수식을 생성할 수 있습니다.

① 자연어로 수식 생성 요청하기
사용자가 입력한 설명을 바탕으로, 현재 선택된 데이터의 범위와 열 구조를 이해한 뒤 알맞은 Excel 수식을 생성합니다. 특정 조건에 따라 값을 계산해야 하거나, 여러 조건을 만족하는 합계와 평균을 구해야 하는 상황에서도 복잡한 함수 조합을 직접 고민할 필요없이 원하는 수식을 바로 제안받을 수 있습니다.

② 기존 수식 이해 및 수정하기
복잡하게 작성된 수식을 직접 해석하지 않아도 Copilot에게 해당 수식이 어떤 계산을 수행하는지 설명해 달라고 요청할 수 있으며, 조건이나 범위를 변경해 달라고 지시하는 것도 가능합니다.
이를 통해 사용자는 수식 의도를 빠르게 파악하고, 불필요하게 길어진 수식을 간결한 형태로 정리할 수 있습니다.

③ 수식 오류 줄이고 계산 정확도 높이기
수식 작성 과정에서 발생하기 쉬운 참조 범위 오류나 조건 누락과 같은 실수를 줄이는 데에도 도움을 받을 수 있습니다. 계산 로직을 자연어 설명과 함께 확인할 수 있기 때문에 의도한 계산이 정확하게 반영되었는지 점검하는 과정도 한결 수월해집니다. Copilot은 Excel을 단순히 계산을 수행하는 도구가 아니라 계산 과정을 함께 검토하고 보완해 주는 보조 도구로 활용할 수 있도록 도와줍니다.

<🗨️사용 프롬프트>

매출액 대비 이익률을 계산해서 백분율 형태의 새로운 열을 추가해 주세요.

[이미지] Excel Copilot_수식 생성하기1

지역이 ‘서울’인 경우에만 해당 행의 매출액 합계를 계산하는 수식을 만들어 주세요.

[이미지] Excel Copilot_수식 생성하기2

| 3. 보고서 작성

표와 숫자만 나열된 Excel 파일은 작성자에게는 익숙하지만, 다른 사람에게는 핵심 내용이 잘 전달되지 않을 수 있습니다. 이때 Copilot을 활용하면 계산된 결과와 분석 내용을 기반으로 보고서용 문장과 구조를 자동으로 생성할 수 있습니다. 데이터를 하나하나 해석하지 않아도 ‘이 표를 보고 어떤 내용을 전달하고 싶은지’ 요청하면 Copilot은 핵심 내용을 정리해 주는 역할을 수행합니다.

<🗨️사용 프롬프트>
이 데이터를 바탕으로 6개월간의 매출 성과를 요약한 보고서 문단을 간단히 작성해 주세요.

[이미지] Excel Copilot_보고서 작성하기

PowerPoint Copilot 활용하기 : 발표 자료 준비 시간이 부족할 때

PowerPoint에서는 슬라이드를 예쁘게 만드는 것보다, 어떤 흐름으로 발표를 구성할지가 먼저 정해져야 합니다. 실무에서는 보고서 내용을 발표용으로 다시 정리하거나, 슬라이드별 핵심 메시지를 빠르게 잡아야 하는 경우가 많습니다. 이럴 때 Copilot은 초안 구성과 발표 멘트 정리에 도움을 줄 수 있습니다.

| 1. 슬라이드 초안 생성

이미 정리된 문서가 있다면 그 내용을 바탕으로 발표 목적에 맞는 슬라이드 초안을 빠르게 생성할 수 있습니다.
처음부터 페이지 구성을 고민하기보다 Copilot에게 파일을 참고하도록 첨부한 뒤 슬라이드 생성을 요청하면 문서의 구조를 분석해 슬라이드 형태로 기본적인 내용을 정리해 줍니다. 슬라이드 생성 시 원하는 스타일(레이아웃 디자인)을 지정할 수 있으며, 추출된 결과물에서 사용자는 필요한 내용만 수정하면 됩니다.

<🗨️사용 프롬프트>

첨부한 문서를 참고해 임원 보고용 PowerPoint 슬라이드를 만들어 주세요.
– 슬라이드 구성: 표지 / 성과 요약 / 주요 지표 / 시사점 / 결론
– 각 슬라이드는 핵심 포인트 위주로 간결하게 정리해 주세요.

① PPT 슬라이드에서 Copilot 아이콘을 클릭하여 ‘파일의 프레젠테이션으로 바꾸기’를 선택합니다.

② 프롬프트를 입력하고, 참고할 문서를 첨부합니다.

③ Copilot이 생성한 슬라이드가 표시됩니다.

💡Tip!
우측 패널에서 질문할 경우, PPT를 어떻게 생성하면 좋을지 Copilot이 구성안을 제시해 줍니다.

[이미지] PPT Copilot_슬라이드 구성안 질문하기

| 2. 발표 스크립트 작성

PPT를 완성하고 나면 그 다음에는 “이 내용을 어떻게 설명해야 할까”가 남습니다.
Copilot은 각 슬라이드의 제목과 본문 내용을 바탕으로 발표자가 실제로 말할 수 있는 형태의 설명 문장을 생성하여 발표 준비 시간을 줄여줍니다. 사용자는 Copilot이 제안한 스크립트를 초안으로 삼아 자신의 말투나 조직의 커뮤니케이션 방식에 맞게 다듬는 방식으로 준비할 수 있습니다.
발표 대상에 따라 설명의 깊이와 톤이 달라야 할 경우에도 이에 맞춰 전체적인 흐름과 내용을 조정하여 스크립트를 정리해 줍니다.

<🗨️사용 프롬프트>

현재 슬라이드를 기준으로 발표자가 설명할 수 있는 발표 스크립트를 작성해 주세요.
자연스럽고 이해하기 쉬운 문장으로 간단히 정리해 주세요.

[이미지] PPT Copilot_발표 스크립트 작성하기

📒 예시 프롬프트

이번에도 예시 프롬프트가 빠지면 안 되겠죠? 데이터 분석이나 발표 자료 구성처럼 결과의 방향성이 중요한 작업일수록 어떻게 요청하느냐에 따라 결과의 완성도가 크게 달라집니다. 아래에는 Excel과 PowerPoint에서 자주 활용되는 업무 상황을 기준으로 바로 적용할 수 있는 예시 프롬프트를 정리했습니다.

이번 포스팅에서는 Excel과 PowerPoint에서 Copilot을 활용해 데이터 분석부터 발표 자료 준비까지 이어지는 업무 흐름을 살펴보았습니다. 1편에서 다룬 Word Copilot이 문서 작성의 시작과 정리를 돕는 역할이었다면, 이번 2편에서는 그 이후 단계인 분석과 전달을 효율화하는 방법을 중심으로 소개했습니다.

이처럼 Copilot은 문서 작성 → 데이터 분석 → 발표 준비까지 오피스 전반의 업무 흐름을 하나로 연결해 주는 AI 도구입니다. 특히 별도의 프로그램을 새로 도입하지 않고도 기존에 사용하던 MS365 환경 안에서 바로 활용할 수 있다는 점은 업무 생산성을 높이는 데 있어 큰 장점이 될 수 있습니다. 이제 중요한 것은 기능을 이해하는 것에 그치지 않고, 실제 업무에 하나씩 적용해 보는 것입니다. 오늘 소개한 내용과 프롬프트를 바탕으로 우리 조직에 맞는 Copilot 활용 방식을 직접 경험해 보시기 바랍니다.

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Microsoft 공식 문서로 보는 Excel Copilot 활용법
Microsoft 공식 문서로 보는 PowerPoint Copilot 활용법
Outlook Copilot 200% 활용법 : 고우아이티 블로그
Teams Copilot 활용법 총정리 : 고우아이티 블로그

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