업무를 하다 보면 문서 작성, 데이터 정리, 발표 자료 준비는 대부분의 회사에서 반복적으로 수행하게 되는 핵심 업무입니다.
익숙한 일처럼 보이지만 실제로는 초안을 잡고, 내용을 다듬고, 핵심을 정리하는 데 생각보다 많은 시간과 노력이 소요됩니다. 특히 문서 작성부터 데이터 분석, 발표 자료 정리까지 한 번에 이어져야 하는 경우에는 업무 부담이 더 크게 느껴지곤 합니다.
이러한 반복 업무를 줄이기 위해 다양한 AI 도구가 등장하고 있지만, 새로운 툴을 따로 학습해야 하는 것은 또 다른 부담이 되기도 합니다. 이때 주목할 수 있는 것이 바로 Microsoft 365 환경에 통합된 Copilot입니다.
별도의 시스템을 구축하거나 복잡한 설정 없이 기존에 사용하던 오피스(Word, Excel, PowerPoint) 환경에서 바로 활용할 수 있다는 점은 Copilot의 가장 큰 특징입니다. 사용자는 평소와 같은 방식으로 문서를 만들고 데이터를 다루는 과정에서 필요한 작업을 대화하듯 요청하기만 하면 됩니다.

그렇다면 Copilot은 실제로 오피스에서 어떤 방식으로 업무를 도와줄 수 있을까요?
이 질문에 답하기 위해, 오피스 Copilot 활용법을 두 편으로 나누어 소개하고자 합니다. 먼저 이번 포스팅에서는 Word에서 Copilot을 어떻게 활용할 수 있는지 중점적으로 살펴보겠습니다.

| 1. 문서 작성 지원 : 문서의 시작점을 잡기 어려울 때

보고서, 제안서, 안내문 등 다양한 형식의 문서를 작성할 때마다 지켜야 할 가이드라인을 확인하고, 글의 목적과 구조를 정리한 뒤, 문장을 다듬는 과정은 생각보다 많은 시간과 노력을 요구합니다. 특히 매번 새로운 문서를 처음부터 작성해야 하는 경우라면 부담은 더욱 커질 수밖에 없습니다.
이런 상황에서 Copilot을 활용하면 문서 작성의 시작부터 완성까지 전 과정을 훨씬 효율적으로 진행할 수 있습니다. 사용자는 복잡한 명령어나 별도의 도구 없이 Copilot에게 요청만 하면 초안 작성, 문장 수정, 피드백 제공까지 단계별로 도와줍니다.

① 초안 작성하기
Copilot과 함께라면 문서 작성을 어디서부터 어떻게 시작해서 빈 화면을 채워가야 할지 고민하지 않으셔도 됩니다. 작성하려는 문서의 목적과 대상, 분량 정도만 간단히 설명하면 Copilot이 초안을 생성해 줍니다.
– 활용 예시 –

• 보고서의 전체적인 구조가 막막할 때
• 제안서나 안내문을 빠르게 만들어야 할 때
• 정형화된 문서를 반복적으로 작성해야 할 때

Copilot에게 “어떤 문서를, 누구를 대상으로, 어떤 톤으로 작성할지”만 전달하면 기본적인 문단 구성과 흐름을 갖춘 초안을 바로 확인할 수 있습니다. 이를 기반으로 내용을 보완하거나 수정하면 되기 때문에, 문서 작성에 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

<🗨️사용 프롬프트>
중소기업 임직원을 대상으로 하는 ‘Copilot for Microsoft 365 도입 안내 문서’ 초안을 작성해 주세요.
톤은 너무 딱딱하지 않게, 이해하기 쉬운 설명 위주로 구성하고, 분량은 A4 1~2장으로 해주세요.

[이미지] Word Copilot_초안 작성 요청하기

② 문서 수정 및 재작성하기
이미 작성된 문서가 있다면 Copilot은 부분 수정 도구로도 매우 유용합니다. 문서 전체를 다시 작성할 필요 없이 수정하고 싶은 문장이나 문단만 드래그한 뒤 재작성을 요청하면 됩니다.
– 활용 예시 –

• 문장을 더 간결하게 바꾸고 싶을 때
• 공식적인 톤, 친근한 톤으로 바꾸고 싶을 때
• 내부 보고용 문장을 고객용 문장으로 수정해야 할 때

이처럼 원하는 스타일이나 방향만 함께 전달하면 선택한 영역에 한해 문장을 다시 작성할 수 있습니다. 덕분에 기존 문서의 흐름은 유지하면서도 표현이나 톤을 빠르게 다듬을 수 있습니다.

<🗨️사용 프롬프트>
선택한 문단을 더 간결하고, 핵심 위주로 다시 작성해 주세요.
(수정을 원하는 부분을 먼저 드래그한 다음, 프롬프트를 입력합니다.)

[이미지] Word Copilot_문서 수정하기

③ 피드백 요청하기
문서 작성을 완료한 뒤에는 항상 “흐름이 자연스러운가? 읽는 사람이 이해하기 쉬운가?”를 다시 보게 됩니다. 문서를 작성한 사람은 이미 내용을 알고 있기 때문에 어색한 흐름이나 중복 표현을 놓치기 쉽습니다. 이럴 때 문서 전체의 흐름, 가독성, 보완이 필요한 부분이나 문법·표현 오류 점검을 요청하면 검토 시간을 줄이고, 완성도를 높이는 데 도움이 됩니다.

<🗨️사용 프롬프트>
이 문서의 전체 흐름과 가독성을 검토하고, 개선하면 좋을 점이 있는지 알려주세요.
(전체 또는 피드백이 필요한 일부분을 드래그한 다음, 프롬프트를 입력합니다.)

[이미지] Word Copilot_피드백 요청하기

| 2. 요약 및 정리 : 분량이 많은 문서를 빠르게 파악해야 할 때

문서 작성만큼이나 많은 시간이 소요되는 작업 중 하나는 바로 이미 작성되어 있는 문서를 빠르게 이해하고 정리하는 일입니다. 분량이 많은 자료를 처음부터 끝까지 읽어야 하거나 특정 내용만 빠르게 파악해야 하는 상황은 생각보다 현업에서 자주 발생합니다. 이럴 때는 문서를 직접 읽고 정리하기 보다, Copilot에게 요약을 요청하거나 문서 내용을 기반으로 질문함으로써 핵심 정보만 빠르게 확인할 수 있습니다.

① 문서 요약하기
이 기능은 전체 문서를 한 문단으로 요약하거나, 주요 항목 중심으로 정리하는 등 목적에 맞는 요약을 요청할 수 있어 양이 많은 문서를 빠르게 파악하는 데 효과적입니다. 문서를 처음부터 끝까지 읽지 않고도 주요 내용을 한눈에 파악할 수 있기 때문에 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.

<🗨️사용 프롬프트>

이 문서를 다음 기준으로 요약한 다음, 한국어로 번역해 주세요.
– 문서 목적
– 주요 내용
– 기대 효과

[이미지] Word Copilot_문서 요약하기
* 본 예시는 Microsoft에서 제공하는 Copilot 학습용 샘플 문서를 활용해 기능을 설명한 화면입니다.

② 문서에 대한 질문하기
문서를 요약하는 것만으로는 원하는 정보를 얻기 어렵다면 문서 내용을 기반으로 한 질의응답 기능도 지원합니다. 사용자는 문서 전체 또는 특정 내용을 기준으로 궁금한 점을 질문할 수 있고, Copilot은 문서 맥락에 맞는 답변을 제공합니다.
– 활용 예시 –

• 이 문서에서 가장 중요한 결론은 무엇인지
• 특정 항목이나 수치가 어떤 의미를 가지는지
• 문서에서 언급된 주요 일정이나 조건이 무엇인지

<🗨️사용 프롬프트>
이 문서에서 강조하고 있는 핵심 포인트가 무엇인가요?

[이미지] Word Copilot_문서 내용 질문하기
* 본 예시는 Microsoft에서 제공하는 Copilot 학습용 샘플 문서를 활용해 기능을 설명한 화면입니다.

| 3. 데이터 기반 문서 작성 : 별도의 자료를 참고하여 문서를 작성해야 할 때

때로는 문서 작업에서 여러 자료에 흩어져 있는 정보를 모아 하나의 문서로 정리해야 하는 경우도 발생합니다.
시장 분석 자료, 내부 보고서, 참고 문서 등 각각의 문서를 확인한 뒤 내용을 취합해 다시 문서로 정리하는 과정은 많은 시간과 노력을 필요로 합니다.
이제 Copilot과 함께라면 이러한 데이터 기반의 문서 작성 흐름을 훨씬 효율적으로 가져갈 수 있습니다. 여러 파일을 번갈아 열어보며 내용을 정리하지 않아도, 참고할 자료를 함께 지정하고 문서 생성을 요청하는 것만으로 핵심 내용을 반영한 초안을 빠르게 만들 수 있습니다.

① 파일을 기반으로 문서 작성 요청하기
Copilot은 다른 Word 문서나 PDF와 같은 참고 자료를 바탕으로 새로운 문서를 작성할 수 있도록 지원합니다. 사용자는 어떤 자료를 참고할지, 그리고 어떤 목적의 문서가 필요한지만 간단히 전달하면 됩니다.
– 활용 예시 –

• 시장 분석 자료를 토대로 요약 보고서를 만들어야 할 때
• 여러 참고 문서를 바탕으로 제안서 초안을 구성해야 할 때
• 기존 자료를 정리해 새로운 문서 형태로 재구성해야 할 때

<🗨️사용 프롬프트>
첨부한 자료를 참고해 중소기업 담당자를 대상으로 한 시장 분석 요약 보고서 초안을 작성해 주세요.
– 분량 : A4 1장 내외
– 구성 : 개요 / 주요 내용 / 시사점
(프롬프트 입력란의 +를 클릭하거나 /를 입력하면 파일을 첨부할 수 있습니다.)

[이미지] Word Copilot_파일 기반으로 문서 작성하기
* 본 화면은 가상의 예시 문서를 활용해 시연한 화면입니다.

② 문서 내용을 표(테이블)로 시각화하기
텍스트 중심의 문서는 내용을 빠르게 파악하기 어렵기 때문에 문서에 포함된 정보를 표(테이블) 형태로 재구성하면 보다 직관적으로 문서를 정리할 수 있습니다. 여러 항목을 비교해야 하는 내용이 있거나 단계별 정보나 조건을 한눈에 정리하고 싶을 경우, 해당 부분을 시각화하면 문서의 가독성과 전달력을 동시에 높일 수 있습니다.
Copilot에게 문서의 특정 부분을 선택하여 표로 정리해 달라고 요청하면 Copilot은 내용을 분석해 적절한 항목과 구조를 갖춘 테이블을 생성합니다.

<🗨️사용 프롬프트>
선택한 내용을 표 형태로 정리해 주세요.
(원하는 부분을 드래그한 다음, 프롬프트를 입력합니다.)

[이미지] Word Copilot_문서 내용을 표로 시각화하기
* 본 화면은 가상의 예시 문서를 활용해 시연한 화면입니다.

📒 예시 프롬프트

지금까지 Word Copilot을 어떻게 활용할 수 있는지 살펴봤다면, 이제는 실제 업무에 바로 적용해 볼 차례입니다. 앞서 소개한 기능을 기준으로 실무에 바로 활용할 수 있는 예시 프롬프트를 정리했습니다. 별도의 수정 없이 그대로 입력해도 되고, 필요에 따라 문구나 조건을 조금씩 바꿔 활용해 보시기 바랍니다.

AI는 더 이상 먼 미래의 기술이 아니라, 이미 우리의 일상 업무에 자연스럽게 활용되고 있습니다.
오피스와 같은 익숙한 업무 도구에서 Copilot을 활용하면 반복 작업에 들이던 시간을 줄이고, 더 빠르게 완성도 높은 결과물을 완성할 수 있습니다.
특히 복잡한 명령어나 기술적인 지식 없이도 자연어로 요청하는 것만으로 원하는 결과를 얻을 수 있다는 점은 누구나 쉽게 AI 기반 업무 방식을 경험할 수 있게 해줍니다. 이제 중요한 것은 ‘어떻게 시작할지 고민하는 것’보다 ‘직접 사용해 보는 것’입니다. 오늘 소개한 기능들을 하나씩 적용해 보면서 우리 회사 업무에 맞는 활용 방식을 찾아보시길 바라니다. Copilot 도입이나 Microsoft 라이선스에 대해 궁금한 점이 있으실 경우, 문의주시면 상세히 안내해 드리겠습니다. 😊

⬇️ 더 많은 활용법이 궁금하다면? ⬇️
Microsoft 공식 문서로 보는 Word Copilot 활용법
Outlook Copilot 200% 활용법 : 고우아이티 블로그
Teams Copilot 활용법 총정리 : 고우아이티 블로그

클라우드 전문기업 GowIT는

기업환경에 최적화된 클라우드 서비스와

GowIT 고객사를 위한 차별화된 기술지원 서비스를 제공합니다.  

서비스 문의

02-462-5365 / gocloud@gowit.co.kr

https://cloud.gowit.co.kr