[M 365] M365를 이용해 기업의 모바일 업무 지수 높이기
Microsoft가 현대의 기업들이 가진 고민거리들 – (1) 어떻게 조직의 커뮤니케이션 및 협업 수준을 높일 것인가? (2) 임직원들의 모바일 업무 환경을 효율적으로 구현하는 방법은 그러면서도 (3)보안 걱정 없이 안전하게 운영하는 방법은 무엇일까?- 을 해결하고자 내놓은 제품이 “Microsoft 365 (이하 M365)”라고 지난 블로그에서 소개해 드렸습니다. 앞에서 언급된 3가지 고민은 결국 기업들이 직원들의 업무 생산성 확보라는 목표를 위해 많은 고민을 한다는 것으로 결론지을 수 있습니다. 그래서 MS가 기업 직원들이 언제 어디서나 안전하게 잘 처리할 수 있는 환경을 제공하는 솔루션으로 M365를 제시하고 있습니다.
관련 블로그 링크: http://blog.editor.naver.com/editor?docId=221249286142
첫 번째 블로그에서는 M365를 이용해 조직의 커뮤니케이션 지수를 높이는 방법을 이야기했고 오늘은 모바일 업무 수준을 높이는 방법을 정리해 보았습니다.
시나리오: 오프라인 상태에서도 온라인처럼 업무를 지속
M365 비즈니스 버전을 이용하면 기업 임직원들이 사용하는 모든 PC 및 모바일 기기 환경 (윈도우 OS, Mac OS, iOS 그리고 안드로이드)에서 필요한 업무를 지속할 수 있습니다. 여러분이 외근이나 출장 중에 네트워크 연결이 되지 않은 오프라인 상황에서 작업을 하더라도 나중에 작업 내용이 없어지거나 온라인에 연결되면서 이전 버전의 파일로 덮어쓰기 하거나 여러 개의 파일이 생기는 문제가 일어나지 않습니다.
예를 들어, 인터넷 연결이 힘든 비행기를 이용해 출장을 가면서 시간이 없어서 답장을 못했던 아웃룩에서 이메일에 대한 답장을 쓰거나 업무 관련자가 보낸 미팅 일정에 답하거나 다른 이들에게 미팅 요청을 보내는 등의 일정관리를 할 수 있습니다. 작업 내용이 정확하게 처리될지는 걱정하지 않아도 됩니다. 여러분의 노트북이나 스마트폰이 인터넷에 연결되면 앞서 작업한 내용들이 자동으로 전송되고 처리되게 됩니다. M365가 온, 오프라인을 구별하지 않고 작업 내용을 보관하고 자동으로 동기화 및 관리하는 기능이 있어 가능한 시나리오입니다.
시나리오: 자동으로 이뤄지는 파일 동기화
M365에서 제공하는 모바일 액세스 기능은 대부분의 기업들이 애용하고 있는 오피스 365의 워드, 엑셀과 파워포인트 등의 앱에서도 동일하게 작동합니다. 그리고 이 앱들을 이용해서 작성되는 문서들을 모두 M365의 클라우드 스토리지 서비스인 원드라이브에 저장할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 팀원들이 10명 정도이고 팀원모두가 개별적으로 문서를 작업한다고 가정해보죠. 최종 결과물을 만들기 위해서는10명이 작업한 내용을 다 모아야 하고 내용을 검토해야 합니다. 중복된 내용도 많고 반대로 빠진 내용도 많기 때문이죠. 별 것 아닌 것 같지만 매우 어렵고 시간 소요도 많은 작업입니다.
하지만 M365의 원드라이브를 통합 저장소로 활용하면 이런 번거로움과 어려움을 없앨 수 있습니다. 팀원들이 원드라이브에 저장된 동일한 파일에 작업을 하기 때문이죠. 다시 작업을 할 때도 지난 번 작업을 마친 위치에서 시작하도록 자동 설정이 되어 있습니다. 자신이 없는 동안 다른 팀원들이 작업한 내용을 바로 확인하고 그에 맞춰 작업을 진행할 수 있습니다. 각자 작업할 때 빈번하게 일어나던 내용 중복이나 누락을 최소화할 수 있겠죠? M365 원드라이브를 이용한 장점은 여기에 그치지 않습니다. 원드라이브에 저장된 파일은 다양한 방법으로 관련된 사람들과 공유할 수 있습니다. 이메일을 통한 파일 링크 공유, 필요 인원에게 권한을 부여해 폴더에 액세스 허용하기 등의 방법을 쓸 수 있습니다. 그리고 PC, 스마트폰, 태블릿 등 모든 기기에서 동일하게 작업을 할 수 있습니다.
파일의 공동 편집도 가능하냐고요? 물론 가능합니다. 인터넷에 연결이 되어 있다면 위치에 상관 없이 여러분과 팀원들이 하나의 문서를 공동 편집하는 것은 아주 쉽습니다. 여러분의 M365 계정으로 로그인해서 해당 파일을 열고 작업을 하면 됩니다. 다른 사람이 작업하면 화면 우측 상단에 누가 참여하고 있는지 실시간 알람이 뜹니다.
조직의 커뮤니케이션 지수를 높이면서 모바일 업무 역량도 높이고 싶으시다면 Microsoft의 M365가 좋은 대안이 될 수 있습니다. 그리고 전문 기업이 GowIT가 같이 도와드리겠습니다.
오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의
고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장
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