[IT전략과 리더쉽] 원활한 소통과 협업 환경의 구현 방법

소통과 협업이 제조업 중심의 산업 사회에서는 생산 효율성과 경쟁력 확보를 위한 보조적 수단으로 여겨졌지만 지식정보화 시대에는 기업 비즈니스 역량과 경쟁력을 견인하는 Driver라는 믿음을 고우아이티는 가지고 있다고 블로그 포스트에서 여러 번 공유했습니다. 그런데, 이제는 좀 더 구체적 각론을 이야기해달라는 분들의 요청이 있어서 한 단계 더 들어가 보겠습니다. “원활한 소통과 협업 환경의 구현 방법”이란 주제입니다.

원활한 소통 환경의 구현 요소

기업이 구현하기 원하는 원활한 소통 환경은 다음의 7개 요소들을 확보해야 한다는 것이 고우아이티의 생각입니다..

그림) 원활한 소통 환경의 구현 조건들

몇 년 전 하버드 비즈니스 리뷰 (HBR)에 실린 “이메일보다 34배 효과적인 소통 방법은?”이란 기고문에 이런 내용이 있습니다.

“많은 사람들이 자신들이 문자를 이용해 효과적으로 남들을 설득할 수 있는 능력이 탁월하다는 믿음을 가지고 있는데 대부분의 경우 과잉 믿음이라고 평가되었다. 동시에 이들은 직접 대면 (face to face)을 통해 남을 설득하는 방법에 대해서는 그 영향력을 과소 평가하고 있었다. 대면을 통한 의사 소통의 효과가 이메일보다 34배 정도 높다.”

우리가 쓸 수 있는 소통 수단이 많지만 (특히, IT 기술의 발달로 인해), 아직도 가장 효과적인 소통 및 설득은 직접 만나서 대화하는 것이라는 사실을 확인해 주는 내용이죠. Face to face 소통이 갖는 가치는 앞으로도 변하지 않을 겁니다. 이메일도 있고 스카이프와 카*도 있지만, 얼굴 보면서 이야기 나누고 설득하는 것이 공감대를 형성하고 정확하게 내용을 공유하는 최고의 방법이죠. 그래서 첫 번째 결론은 “가장 좋은 소통 방법은 face to face 이다!”란 겁니다.

그러나, 업무 현실은 조금 다를 수 있습니다. 계속 늘어나는 업무들, 부족한 업무 시간, 지리적 여건 및 조직의 업무 분위기 등이죠. 그래서 현대 기업에서는 대면 소통과 함께 온라인 소통 수단을 잘 연계 활용하는 것이 필요합니다.

(1) 상황 인지 : 원활한 소통을 위한 첫 번째 조건은 상대방의 상황을 인지하는 겁니다. 나도 바쁘지만 상대방도 일이 많으니까요. 상대방이 미팅 중인지, 외출 중인지 혹은 한가한 상태인지를 알 수 있으면 적절한 시점에 소통을 할 수 있겠죠. 그리고 상황에 적합한 소통 채널을 이용할 수 있는 장점도 있습니다. 사장님과 미팅 중인 팀장님에게 자꾸 전화하면 큰 실수하는 거죠. 상황을 안다면 간단히 문자로 소통하겠죠. 정확한 상황 인지는 온라인 소통뿐 아니라 face to face 소통에도 필수적이죠.

(2) 통합된 소통 채널과 보안 : 두 번째 조건은 다양한 소통 채널 확보입니다. 이미 우리는 이메일, 전화, 채팅 등 많은 방식을 사용합니다. 이 항목에서 강조하는 것은 많은 채널의 통합 운영 및 관리 방안입니다. 많은 기업이 다양한 소통 채널을 이용하지만 통합 관리가 되지 않아 소통의 효율성은 정체되고 관리 업무 및 보안 위험성은 증가하고 있습니다. 단적인 예가 많은 기업 직원들이 회사 업무 자료를 회사 이메일이 아닌 카*으로 외부와 공유하는 경우죠. 중요 정보 유출 및 사건 사고의 빌미가 되는 경우가 자주 발생합니다.

(3) 지리적 제약 : 모든 직원이 한 곳에 모여서 업무를 하는 조직은 계속 줄고 있습니다.
조직이 늘어나서, 사업이 다변화되어서 혹은 새로운 시장 개척 등 이유도 다양합니다. 자연스럽게 조직 내부 소통에도 지리적 제약이 큰 문제가 되죠. 멀리 떨어져 있어도 업무의 속도와 효율성은 떨어지면 안되죠. 지리적 제약을 느끼지 못할 소통 방식의 확보가 필요합니다.

(4) 물리적 공간 : 최고의 소통은 face to face라는 이야기를 했습니다. 이를 적극 유도하기 위해서는 적절한 물리적 공간의 확보가 필요합니다. 서울처럼 땅값이 비싼 동네에서는 참 힘든 조건이죠. 하지만, 아주 작더라도 직원들이 쉽게 접근하고 편하게 이용할 수 있는 물리적 공간을 제공할 수 있다면 아주 좋습니다. 공간 확보가 어렵다면, 이런 공간을 자유롭게 이용하도록 하는 정책도 고려할 수 있습니다. 예를 들어, 카페 미팅 등을 공식 허용하는 방법입니다. 아래 사진은 한국마이크로소프트 사무실인데요, 마치 카페처럼 꾸며 놓았네요. 업무 성과가 막 오를 것 같네요^^

그림) 한국마이크로소프트 업무 공간

(5) 시간 효율성 : 소통 효율성을 확보하는 방법 중 하나는 시간 효율성입니다. 다양한 동료 및 협력 업체와 다양한 채널을 통해 빠르게 소통할 수 있어야 한다는 것이죠. 이를 위해서 앞에서 언급한 다양한 소통 채널의 통합 운영과 관리, 보안 및 이력 관리 그리고 지리적 제약의 극복 방법이 필요합니다.

이번에는 원활한 소통 환경 구현에 뒤이어 효율적 협업 환경의 구현을 정리해 보겠습니다.

그림) 협업 환경의 구현 요소

효율적 협업 환경의 구현 요소

협업 환경의 구현 요소로 고우아이티는 6가지를 추렸습니다. “원활한 소통 환경”은 협업의 기본이면서 필수 조건입니다. 이를 기점으로 해서 정책과 자동화 등의 추가 요소들이 서로 연계해 작동할 때 시너지 효과가 일어나가 시작합니다.

1. 정책 및 프로세스: 효율적 협업 체계 구현을 위해서는 관련 정책과 프로세스가 정비가 필요합니다. 예를 들어, 업무를 진행하고 그 결과물을 배포 및 저장하는 방법을 회사가 공식 허용한 방법만 사용하게 강제하거나 중요 정보에 대한 분류 체계를 도입해 배포 및 공유가 금지된 정보, 내부 이용만 가능한 정보 및 외부 공유 가능한 정보 등으로 나눠 운영하는 등의 정책을 적용할 수 있습니다.
2. 업무 자동화: 우리가 매일 수행하는 업무 중에는 자동화를 통해 시간과 비용을 절감할 수 있는 요소들이 많죠. 또한 업무 자동화로 축적된 데이터를 활용해 빠르고 정확한 의사결정 체계로 업그레이드할 수 있습니다. 자동화로 반복되는 업무를 효율화하고 축적된 데이터를 활용하는 것도 협업 수준을 높이는 요소입니다. 고우아이티 고웍스 전자결재 솔루션이 대표적인 업무 자동화 방법이죠.
3. 이력 관리 및 보안: 여러분 혼자서 일을 해도 여럿이 일을 해도 관리해야 할 산출물이 나옵니다. 산출물의 양에 차이가 있을 뿐이죠. 이것은 향후 업무 진행을 위한 근거 자료 및 백업 데이터로서 이용되죠. 대부분의 업무가 한 번으로 끝나지 않거나 일정 시점을 기준으로 반복된다는 특성을 고려하면 업무 자료의 이력 관리는 매우 중요합니다. 특히, 여러 사람이 협업하는 경우에는 업무 성과 및 성공 여부에 영향을 주는 요소로도 작동하기 때문에 이력 관리와 보안의 중요성이 더욱 커집니다.
4. 통합 관리 및 운영: 앞서 논의된 내용들을 중간 정리해 보겠습니다. 소통 환경, 정책과 프로세스, 업무 자동화 그리고 이력 관리와 보안 등이 나왔죠.
   조직의 소통 환경, 정책과 프로세스 반영을 위한 시스템, 업무 자동화 그리고 이력 관리 등이 다 개별적으로 운영되고 통합도 안 되어 있다고 가정하면 어떨까요? 이 글을 읽는 분이 IT 전문가라면 아마도 머리를 좌우로 흔들 겁니다. 기업의 협업 환경 구현에 있어 IT시스템은 필요 불가결하다는 것을 인정하실 겁니다. 그런데, 많은 투자를 하고도 잘못된 IT 전략과 모델 선택으로 무늬만 협업인, 업무와 협업 효율성은 제자리인 기업이 많습니다. 여러분 기업이 그 중 하나라면 이제 속살도 진짜 협업인 환경의 구현을 고민해야 합니다.
5. 분석 및 개선: 효율적 협업 환경은 한 번에 구현하기 어렵습니다. 지속적 적용과 개선을 통해 우리 기업에 최적화된 협업 방식을 찾아간다고 하는 것이 적합하겠죠. 그럼 어떻게 분석하고 개선할 수 있을까요? 전담 TFT 운영, 외부 컨설팅 진행을 포함한 몇 가지 방법이 가능합니다. 그런데 저희 GowIT는 데이터에 기반한 기업 자체 분석과 개선 방안을 추천합니다. 어떻게 가능할까요? 간단한 예를 들어보죠. 오피스 365 서비스는 사용자 개개인의 업무 패턴을 데이터로 모으고 이를 분석해 주는 서비스를 제공합니다. 이 데이터를 분석해 직원들의 업무 현황 및 패턴 (예: 어떤 부서 및 동료와 가장 많이 일을 하는지/ 어떤 업무에 시간을 투자 하는지 여부 등)을 분석할 수 있습니다. 이를 통해 직원, 팀, 부서의 문제와 개선점을 찾는 것이 가능합니다. 데이터를 잘 보면 문제가 보이고 문제가 보이면 개선 방안이 나올 수 있겠죠.

오늘 주제인 원활한 소통 및 협업 환경 구현은 회사의 전략적 결정을 필요로 합니다. 그리고 그 후에는 시스템적인 접근이 필요한데, 저희 고우아이티는 클라우드 기반의 비즈니스 생산성 솔루션인 오피스 365를 권고합니다. 오피스 365는 이메일, 비즈니스용 스카이프 및 MS팀즈의 통합 서비스를 통해 실시간 상황 인지, 다양한 소통 채널 통합 운영 및 관리를 제공합니다. MS팀즈와 스카이프의 채팅, 전화 및 화상 회의 기능으로 지역적 제약도 문제가 되지 않습니다.

또한 비즈니스용 원드라이브와 쉐어포인트 온라인을 통해서는 믿고 쓸 수 있는 문서(이력) 관리와 보안성을 제공합니다. 오피스 365와 다양한 소통 및 협업 기능의 통합 제공, 보안과 관리 편리성 그리고 데이터 기반 분석 서비스를 통해 최적화된 소통과 협업 환경을 제공합니다. 클라우드 전문기업 고우아이티가 오피스 365를 이용한 소통과 협업 환경 구현을 지원해 드립니다.

Microsoft 365 알아보기: https://cloud.gowit.co.kr/microsoft-365/

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