효율적인 전자결재 환경은 단순한 문서 승인 속도를 넘어 조직 전체의 협업 수준과 업무 품질을 결정하는 핵심 요소입니다. 업무가 빠르게 흐르는 조직일수록 결재 과정에서 자주 발생하는 변수, 문서 제목 수정, 내용 보완, 첨부파일 추가와 같은 업무를 즉각적으로 처리하지 못해 결재가 지연되는 경우가 많은데요. 한 번 올린 문서를 다시 회수하여 수정하고 재상신하는 과정은 번거롭기도 하고 특히 여러 부서가 동시에 협업하는 상황에서는 작은 수정 하나에도 시간이 크게 낭비되곤 합니다.
이러한 불편을 해결하기 위해 GoWorks 전자결재는 ‘결재 문서 변경’ 기능과 다양한 ‘확장 기능(참조 확인·회람·후첨)’을 제공하고 있습니다. GoWorks 전자결재에서 제공하는 기능들을 잘 활용하면 결재 흐름을 끊지 않으면서 문서를 더욱 정확하고 완성도 있게 정리할 수 있어 실무자와 결재자 모두가 체감할 만큼 업무 효율을 높일 수 있습니다. ^^
이번 포스트에서는 결재 문서 변경 기능에 대한 활용법과 확장 기능을 통해 실무에 바로 적용할 수 있는 활용팁을 정리해보았습니다. 업무에 적극적으로 활용해보시기 바랍니다. 🙂
M365 기반의 GoWorks 전자결재
결재 문서 변경하기 📝
결재 문서 변경 기능은 결재자가 결재 대기 중인 문서의 제목이나 본문 내용을 수정·변경할 수 있는 기능입니다. 문서 수정뿐 아니라 첨부된 첨부파일을 추가 또는 삭제할 수 있어 기안자가 번거롭게 문서를 다시 회수하여 수정할 필요 없이 결재 단계에서 바로 보완이 가능하다는 장점이 있습니다.
1. 좌측 메뉴 결재함 > 결재함에서 문서를 검색하거나 제목을 클릭합니다.
2. 우측 상단의 기능 버튼 중 [문서 변경] 버튼을 클릭하여 문서를 변경합니다.
3. 문서가 변경되면 기안자에게 Teams, Outlook 메일 알림이 발송됩니다.
4. 변경된 문서는 이력이 별도로 관리되어 문서의 버전과 변경자, 변경일을 확인할 수 있습니다.
M365 기반의 GoWorks 전자결재
확장 기능 활용하기 🪄
결재 프로세스는 단순히 ‘승인’뿐 아니라 관련자에게 ‘정보를 전달’하고 결재 이후 필요한 자료를 ‘추가’하거나 문서를 배포하여 ‘공유’하는 확장된 흐름을 포함하고 있습니다. 이때 매우 유용하게 쓰이는 기능들이 바로, 참조 확인·회람·후첨 기능입니다. 각 기능들이 어떤 기능들을 하고 있는지 차례대로 살펴볼텐데요. 먼저 참조 확인 기능부터 함께 살펴보겠습니다.
| 확장 기능 01 참조 확인
결재선에서 직접 결재에 참여하지 않지만 문서 내용을 반드시 확인해야 하는 경우가 있습니다. 참조 확인 기능은 이럴 경우 결재 문서를 확인해야 하는 사람을 지정하여 확인할 수 있도록 하는 기능을 제공하고 있습니다. 결재가 완료되면 해당 참조자가 문서를 확인했는지 여부도 시스템에 남기 때문에 ‘확인 완료‘ 또한 명확하게 기록할 수 있습니다.
- 특정 부서가 승인 권한은 없지만 반드시 내용을 체크해야 할 때
- 정책·규정 변경 문서를 전사적으로 공유해야 할 때
- 경영진 보고용 문서를 “필수 확인 대상”으로 남겨야 할 때
이처럼 참조 확인 기능은 책임·역할 구분이 더욱 명확해지고 문서 전달 누락을 방지할 수 있다는 장점이 있습니다.
✔️ How to Use
1. 문서보관함 > 참조함 페이지에서 참조 확인할 문서를 검색하거나 제목을 클릭합니다.
2. 우측 상단의 기능 버튼 중 [참조 확인] 버튼을 클릭합니다.
3. “확인하시겠습니까?” 라는 팝업창이 나타나면 [확인]버튼을 클릭하여 참조 확인을 마무리합니다.
4. 참조 확인 시, 아래와 같이 결재 문서의 참조자 이름 옆에 [ v ] 아이콘이 표시됩니다.
※ 참조로 지정된 부서 및 직원은 결재가 완료된 문서를 참조 확인할 수 있습니다.
| 확장 기능 02 회람
결재가 끝난 문서를 여러 구성원에게 공유하여 열람할 수 있도록 하는 기능입니다. 결재선에 포함되어 있지 않은 업무 관련자(결재와 무관한 팀 또는 관련 이해 관계자)들에게 문서 내용을 공유·전달할 때 활용할 수 있습니다. (※사용자 본인이 직접 기안하거나 결재한 문서 중 ‘최종 결재가 완료’된 문서 기반으로 회람 기능을 이용할 수 있습니다. )
- 공지사항, 사규 개정, 프로세스 변경과 같은 전사 배포 문서
- 프로젝트 관련 정보를 여러 팀과 공유해야 할 때
- 결재 완료된 보고서를 참고자료로 배포하고 싶을 때
✔️ How to Use
1. [문서보관함] – [완료함]에서 회람할 문서를 검색하거나 제목을 클릭합니다.
(참조자는 [참조함]에서 결재가 완료된 문서를 확인할 수 있습니다.)
3. 좌측의 조직도에서 부서 및 직원을 선택하거나 [직원 검색] 기능을 통해 원하는 직원을 직접 검색하여 회람 대상을 선택하고 [회람] 버튼을 클릭합니다.
4. 회람 시 아래와 같이 결재 문서에 회람 대상자의 이름이 표시되고 ‘Outlook 메일’과 ‘Teams 알림’이 발송됩니다.
| 확장 기능 03 후첨
결재가 이미 완료된 문서에 추가 첨부파일을 덧붙일 수 있는 기능입니다. 원문은 유지되지만 관련 자료를 결재 문서와 함께 묶어 보관할 수 있어 사후 관리 측면에서 매우 유용합니다.
- 계약 체결 후, 추가 계약서·검수서·세금계산서를 첨부해야 할 때
- 완료된 프로젝트에 산출물·보고서 등을 추후 보관하고 싶을 때
- 결재 이후 새롭게 확보된 증빙 자료를 문서와 함께 남겨야할 때
✔️ How to Use
1. [문서보관함] – [완료함]에서 후첨할 문서를 검색하거나 제목을 클릭합니다.
2. 문서 하단에 [첨부 등록] 버튼을 클릭합니다.
3. 팝업창이 표시되면 [첨부파일 찾아보기]를 클릭하여 파일을 직접 검색하거나 드래그 앤 드롭하여 첨부하고 [업로드] 버튼을 클릭합니다.
[ x ] 버튼을 클릭하면 첨부된 파일을 삭제할 수 있습니다.
4. 첨부된 파일은 ‘작성자’와 ‘부서’, ‘작성일’과 함께 표시됩니다.
5. 우측 [메모 등록] 버튼을 클릭하면 후첨 파일에 대한 메모를 기재할 수 있으며 수정이 필요할 경우 [메모 수정] 버튼을 클릭하여 수정합니다.
※ 이처럼 추가 증빙 및 보조 자료 제출을 위해 결재가 완료된 문서에 첨부파일을 손쉽게 추가할 수 있으며 필요 시, 첨부한 해당 파일에 대한 메모를 기재할 수 있어 관리 측면에서 매우 용이합니다.
GoWorks 전자결재는 단순 편의 기능을 넘어 조직의 결재 흐름을 정확하고 유연하게 만드는 핵심 기능을 담고 있습니다. 단순히 결재를 빠르게 처리하는 도구가 아닌 작은 수정도 즉시 반영할 수 있는 문서 변경 기능과 관계자 확인을 명확히 남기는 참조 확인 기능, 결재 정보를 필요한 이들에게 전달할 수 있는 회람 기능, 그리고 사후 자료를 안전하게 관리 할 수 있는 후첨 기능까지 담고있는, 실수와 누락은 줄이며 업무 품질을 높이고 정보 전달을 명확히 할 수 있도록 의사결정을 돕는 도구입니다.
업무 환경이 빠르게 변화하는 만큼 결재 프로세스 또한 효율성과 정확성이 동시에 요구되는데요. 이번 포스트에서 소개해 드린 ‘결재 문서 변경’과 다양한 ‘확장 기능’은 실무자들이 실제 업무에서 자주 활용하고 편의성을 체감할 수 있는 기능이기도 합니다. GoWorks를 통해 더욱 신속하고 완성도 높은 의사결정을 경험해 보시기를 추천드립니다. 조직의 결재 문화를 한 단계 발전시키는 계기가 되길 바라면서, 다음 포스트에서는 전자결재 ‘모바일’ 편으로 찾아뵙겠습니다. 많은 관심 부탁드립니다. 🙂
🎯 GoWorks 전자결재 무료체험하기
클라우드 전문기업 GowIT는
기업환경에 최적화된 클라우드 서비스와
GowIT 고객사를 위한 차별화된 기술지원 서비스를 제공합니다.
서비스 문의
02-462-5365 / gocloud@gowit.co.kr
https://cloud.gowit.co.kr
