중소기업이 전자결재를 선택할 때 다양한 기능의 지원 여부, 이미 도입한 업무용 소프트웨어와의 통합과 연계 등을 주요 기준으로 삼습니다. 그보다 훨씬 중요하게 생각하는 것도 있습니다. 바로 경제성입니다. 경제성이라고 하면 저렴한 가격을 가장 먼저 떠올리실 텐데요, 전자결재를 포함해 기업용 소프트웨어라면 제품 가격보다는 기업의 성장 단계에 맞춰 지속해서 활용할 가치가 있는 제품인지 먼저 살펴보길 강권합니다. 전자결재의 특성상 모든 임직원이 사용하고 활용 빈도가 높을 뿐 아니라 사용 중에 교체하기에는 현실적인 어려움이 상당합니다. 그럼에도 교체가 불가피하다면, 감수해야 할 경제적 피해가 절대 작지 않습니다. 서비스 중단에 따른 기회의 손실과 새로운 서비스의 교체 비용, 내재화 및 안정화에 드는 인적∙물적 자원의 투입 그리고 생산성 저하 역시 기업이 고스란히 감당해야 할 몫입니다.
고우아이티는 GoWorks 전자결재는 기본 플랜에 중소기업에 꼭 필요한 기능을 제공하고 있습니다. 활용도가 낮거나 불필요한 기능 제거를 통해 합리적인 비용의 전자결재를 제공하기 위함입니다. 또 기업의 한정된 예산과 목적에 맞춰 전자결재 서비스를 사용할 수 있도록 공유형과 설치형의 서비스 제공 방식을 함께 지원하고 있습니다. 전자결재를 처음 도입하거나 전담 인력 없이 서비스 운영을 원하는 기업이라면 합리적 비용의 공유형 서비스를, 저렴한 비용보다 서비스 가용성과 독립적인 환경에서의 직접적인 보안 및 제어를 희망하는 기업이라면 설치형 서비스를 선택할 수 있습니다. 특히 기업의 데이터베이스에 저장된 중요 데이터를 암호화하고 Azure 서비스를 기반으로 동작하도록 해 99.99%의 가동률을 보장하면서도 Azure 자동화 백업을 통해 소중한 자산을 안전하게 보호할 수 있습니다.
또 Microsoft 365와 함께 중소기업의 그룹웨어로서도 그 기능을 훌륭히 수행한다고 여러 차례 말씀드린 바 있습니다. 하지만 기업의 성장 단계에 따라 인원의 증감과 조직의 변화가 발생하고, 연계 업무 및 시스템 복잡도 증가는 상수로 존재하기에 전자결재 시스템의 업그레이드도 반드시 발생할 수밖에 없습니다. 그래서 고우아이티는 GoWorks 전자결재를 사용 중인 기업이 성장 단계와 목표에 맞춰 전자결재 활용도를 높이고 핵심 업무로 활용할 수 있도록 다양한 부가 서비스도 함께 제공하고 있습니다. PDF 아카이빙, 문서 뷰어, 비용정산/경비지출관리, ERP 연동, 인사카드 서비스 등 GoWorks가 제공하는 대표적인 부가 서비스를 어떻게 활용하면 좋을지 소개하는 콘텐츠를 준비했습니다.
기업의 성장 단계에 맞춰 변신하는 전자결재 시스템_
GoWorks 주요 부가 서비스, 어떤 게 있을까?
GoWorks 전자결재는 기본 기능 외에도 다양한 부가 서비스를 통해 기업이 전자결재 시스템을 개선하고 업무 생산성을 높이도록 지원하고 있습니다. 주요 부가 서비스는 설치형과 공유형에 따라 <표 1>과 같이 지원하고 있습니다.
설치형 제공 |
공유형 제공 | |
PDF 아카이빙 서비스 |
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문서뷰어 서비스 |
○ |
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경비지출관리 서비스(출시 예정) |
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비용정산 서비스 |
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ERP 연동 서비스 |
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인사정보 연동(계정 연동) 서비스 |
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인사카드 서비스(출시 예정) |
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(표1) GoWorks 전자결재 설치형 및 공유형별 제공기능 비교 (출처: 고우아이티)
부가 서비스 1. PDF 아카이빙
결재 완료된 문서는 새로운 전자결재 업무 처리 시 재활용되거나 참고/참조되는 경우가 많습니다. 활용 증가에 따른 문서의 사용성 강화를 위해, 전자문서 및 전자거래 관련 법률에서 정하는 전자문서로의 효력을 갖출 필요성이 있을 때 PDF 아카이빙은 효과적인 해법이 될 수 있습니다.
PDF 아카이빙은 결재 완료된 문서를 PDF로 변환해 Microsoft 365의 SharePoint 라이브러리 저장공간에 저장하도록 지원하는 기능으로, 대표적인 부가 서비스입니다. 보관된 문서의 무결성, 동일성, 신뢰성을 강화해 전자문서의 효력을 충족하도록 지원하는 한편, SharePoint 라이브러리에서 결재 문서를 추가해 기업 내 모든 결재문서를 한 곳에서 모아둠으로써 쉬운 접근과 관리를 지원합니다.
PDF 아카이빙은 Microsoft 365와 통합되므로 OneDrive, Outlook, Teams, Power BI 등 주요 앱에서 파일을 공유하고 협업할 때 쉽고 안전한 문서 활용을 돕습니다. 일례로 사용자는 Ondrive에 동기화된 결재용 파일에 접근해 문서 작성을 이어갈 수 있고, Outlook에서 메일을 작성하면서 해당 파일을 바로 첨부할 수도 있습니다. 협업이 요구되는 파일은 Teams에서 바로 공유하고 채널에 추가할 수도 있으며, Power BI에서 데이터 시각화를 통한 대시보드 구성이나 보고서 생성에 활용하는 것도 가능합니다.
특히 문서에 대한 보안 유지가 필요한 경우, 아카이빙한 PDF 파일에 사용자별 접근 권한을 설정해 외부 반출(공유) 이력을 추적 관리할 수 있기 때문에 보안 이슈가 중요한 기업에 매우 유용하게 활용할 수 있는 부가 서비스입니다.
[그림1] GoWorks 전자결재의 PDF 아카이빙 부가서비스 (출처 : 고우아이티)
부가 서비스 2. 문서 뷰어
업무 환경의 변화로 사무실이 아닌 재택이나 원격에서 결재가 이뤄지는 비율이 높아지고 있습니다. 기업 전용망과 퍼블릭 망을 오가는 업무 환경 속 결재를 위해 파일과 앱을 다운로드해야 한다면 보안 위협은 높아질 수밖에 없습니다. 보안 위협을 원천 차단하고 결재 업무의 연속성 보장을 지원하기 위해 GoWorks 전자결재는 문서 뷰어를 부가 서비스로 제공하고 있습니다.
GoWorks 전자결재의 문서 뷰어는 결재 문서에 첨부된 파일을 이미지로 변환하고 별도의 URL을 자동 부여합니다. 사용자는 첨부 파일과 전용 앱을 PC나 모바일 기기에 다운로드하지 않고도 브라우저 상에서 문서를 쉽고 빠르게 조회할 수 있습니다. 이로써 사내 중요 문서나 자산의 유출 우려가 없고, 감염된 문서의 전파 가능성을 차단해 강화된 보안환경을 구축할 수 있습니다.
문서 뷰어는 대관업무를 위해 주로 사용하는 한글문서(HWP) 문서에서부터 워드, 엑셀, 파워포인트, 각종 이미지/텍스트 파일에 이르는 다양한 파일의 변환을 지원합니다. 변환된 파일은 웹 브라우저, 모바일, 팀즈 플러그인 앱 등 다양한 플랫폼에서 살펴볼 수 있어서 언제 어디서나 쉽고 빠른 협업이 가능합니다.
강력한 보안을 위해 Microsoft 365의 민감도 레이블(AIP, 문서보안)을 적용한 첨부파일도 다운로드와 열람권한 요청 등의 절차 없이 결재문서 열람권한(결재 권한)이 있으면 바로 조회하고 별도로 첨부파일 접근을 허용함으로써 발생할 수 있는 민감한 정보 관리의 빈틈이 발생하지 않도록 보안성을 제공합니다.
업무의 편의를 위해 기업 내부망에서는 문서뷰어 서비스와 첨부파일 다운로드 기능을 제공하고 회사 외부에서 접속할 때에는 문서뷰어를 통해서만 첨부파일을 조회하도록 문서보안 정책을 수립해 운영할 수도 있습니다.
보안 관련 이슈가 많거나, 지적 재산권의 보안을 중요시하는 금융권/바이오 기업에서 매우 활용도가 높은 부가 서비스 중 하나입니다.
부가 서비스 3. 경비 지출관리(출시 예정)
GoWorks 전자결재는 법인카드, 개인카드, 현금 등으로 지출한 경비 처리를 위한 비용 정산 입력에 소요되는 입력 시간을 최소화하도록 경비 지출관리를 부가 서비스로 제공합니다.
대부분의 신용카드(법인, 개인)와 현금 사용까지 총망라한 경비사용 내역을 표준화하고 자동화하여 관리함으로써 전표처리 및 증빙자료 관리 업무 부하를 낮출 수 있습니다. 경비지출자료의 표준화 및 ERP 회계관리 시스템 연동을 위한 엑셀 데이터를 제공하고 전표처리를 자동화해 업무 효율성과 생산성 향상에 이바지합니다. 개인카드 또는 현금 경비 사용 후 연말정산 시 개인 환급 처리의 우려를 최소화하고 법인카드 부가세 환급, 매입세액 공제 등 세무업무도 간소화하도록 지원합니다.
경비 지출 관리 데이터에 기반한 Power BI 보고서 및 대시보드 작성을 지원해 경영자가 경비지출 현황을 실시간으로 모니터하고 기업 회계의 투명성을 확보하도록 지원합니다.
직관적인 인터페이스와 손쉬운 사용 덕에 이용 기업들의 만족도가 특히 높은 부가 서비스인데요, 출장, 외근 등 외부 비즈니스 활동을 하는 임원 비율이 높은 투자사, 금융권 기업이라면 해당 부가 서비스의 사용을 적극 추천합니다.
부가 서비스 4. 비용정산
비용정산 부가 서비스는 법인카드, 개인카드, 현금 등 경비지출 내역을 정형화된 비용정산 전자결재 양식에 입력하고 승인 완료된 문서를 ERP 회계관리 시스템과 연계하도록 지원하는 서비스입니다. 이를 통해 기업은 경비지출 데이터를 표준화해 업무 효율성 및 업무 생산성을 크게 향상할 수 있습니다. 또 비용 정산 데이터를 활용한 보고서 또는 대시보드를 통해 경비 내역에 대한 모니터링도 가능합니다.
[그림2] GoWorks 전자결재의 비용정산 부가서비스
부가 서비스 5. ERP 연동
GoWorks 전자결재 ERP 연동은 표준화된 인터페이스 기반으로 다양한 업무와 다양한 상용 ERP 시스템과의 연동을 지원하는 부가 서비스입니다. 표준화된 인터페이스 설계에 기초해 기업이 사용 중인 ERP에서 생성한 업무 데이터를 활용한 전자결재를 진행하고, 결재상태를 실시간으로 동기화하는 자동화 프로세스를 구현합니다. 이를 통해 전자결재와 ERP 시스템 간 데이터 중복 및 수작업 오류를 최소화함으로써 데이터 일관성 유지와 주요 업무의 신속한 의사결정을 돕습니다.
경비전표처리와 같이 전자결재에서 생성한 데이터를 정형화된 데이터 구조로 추출하여 전자결재로 승인 완료 후 ERP 시스템으로 자동 전송함으로써 사용자의 실수를 방지하고 업무 편의를 증대함으로써 생산성을 향상할 수 있습니다.
200명 이상의 직원을 보유한 기업 중 ERP를 도입한 기업들이 주요 업무의 투명성 확보와 데이터 일관성 확보, 이를 통한 신속한 의사 결정을 위해 주로 활용하는 기능입니다.
부가 서비스 6. 인사정보 연동(계정 연동)
인사정보 연동(계정연동) 부가 서비스는 기업 내 HR 시스템이나 ERP의 인사정보를 기반으로 입/퇴사자 관리, 부서의 추가와 변동, 직원의 승급이나 발령 등 인사이동 정보를 기반으로 해 그룹과 그룹 구성원의 정보를 자동화하고 연동함으로써 직관적으로 조직도를 파악하도록 지원하는 조직도 관리 기능입니다. 조직도에 기반을 둔 사용자 검색으로 빠른 협업과 편리한 결재선 지정, 로그인과 권한관리 등을 수행할 수 있도록 지원합니다.
인사정보 연동 부가 서비스는 Microsoft 365 사용자와 그룹 관리에 인사발령사항을 반영할 수도 있으며 특정 사용자와 그룹에 추가로 적용해야 할 정책 또는 규칙이 있을 때 처리를 자동화할 수 있습니다. Microsoft 365와 GoWorks를 포함해 기업이 보유한 라이선스 종류를 관리하고 직원 또는 계정에 할당하고 회수하는 용도로도 응용할 수 있습니다.
부가 서비스 7. 인사카드(출시 예정)
인사카드는 임직원의 각종 인사 정보(기본 인적사항, 학력, 경력, 자격사항, 교육연수, 상벌사항 등)와 발령정보 등을 시스템에서 체계적으로 관리하는 서비스로, 법 준수는 물론 투명하고 효율적인 기업 내 인사 정보 관리로 합리적 의사 결정을 돕습니다. 인사카드는 기업의 신규 시스템의 계정정보와 조직도 정보 연동의 기반이 되는 인사 마스터 정보로 활용 가능해 별도의 HR 시스템을 보유하지 않은 중소/중견기업들의 호응이 매우 높은 서비스입니다.
인사카드는 엑셀 템플릿을 이용하여 관리 중인 정보를 한꺼번에 등록할 수도 있고, 역으로 저장된 인사정보를 한꺼번에 다운로드하여 아카이빙하거나 타 시스템으로의 마이그레이션에도 활용할 수 있습니다.
기업이 성장할수록 증가하는 인원과 조직, 시스템 복잡도에 따라 전자결재 시스템도 함께 진화할 수 있어야 합니다. 그리고 한 번 도입한 전자결재를 교체하는 것은 현실적으로 매우 어렵고 경제적 손실을 감수해야 하는 일인 만큼 최초 전자결재 솔루션 검토 시 기업의 성장 단계와 필요 목적에 맞춰 선택 가능한 부가 서비스 제공 여부까지도 꼼꼼히 점검하시길 다시한번 강조하며 오늘의 콘텐츠를 마칩니다.
PDF 아카이빙, 문서 뷰어, 비용정산/경비지출관리, ERP 연동, 인사카드 등 다양한 부가서비스를 선택, 적용할 수 있는 GoWorks 전자결재의 무료체험을 희망하신다면, 하단의 정보로 연락 주시기 바랍니다.
클라우드 전문기업 GowIT는
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