전자결재 문서에는 계약서, 견적서, 제안서 등 다양한 첨부파일이 함께 포함되는 경우가 많습니다. 결재권자는 문서 내용을 검토하기 위해 첨부파일을 열어 확인해야 하고, 때로는 외근이나 출장 중에도 모바일 기기를 통해 결재를 진행해야 합니다.
이처럼 전자결재의 편의성은 단순히 결재를 디지털화하는 것에서 끝나지 않고, 결재 과정에서 필요한 첨부파일을 얼마나 쉽고 빠르게 확인할 수 있는지도 업무 효율에 큰 영향을 미칩니다. 특히 문서 형식에 따라 별도의 프로그램이 필요하거나, 모바일 환경에서 파일 확인이 제한되는 경우에는 결재가 지연되는 원인이 되기도 합니다.

최근에는 하이브리드 근무와 모바일 업무 환경이 확산되면서 언제 어디서나 문서를 확인할 수 있는 편의성과 함께, 첨부파일을 보다 안전하게 관리할 수 있는 방안에 대한 관심도 높아지고 있습니다. 이에 따라 문서를 단순히 저장하고 보관하는 것을 넘어, 결재 과정에서 어떻게 안전하게 열람할 것인지 역시 중요한 과제로 떠오르고 있습니다.
GoWorks 전자결재의 문서 뷰어​는 별도의 프로그램 설치나 파일 다운로드 없이 다양한 형식의 첨부파일을 브라우저에서 바로 확인할 수 있도록 지원하는 부가서비스입니다. 사용자는 PC와 모바일 환경에서 편리하게 문서를 검토할 수 있으며, 기업은 문서 열람 과정에서 발생할 수 있는 보안 부담을 줄일 수 있습니다.

오늘 포스팅은 GoWorks 문서 뷰어의 주요 기능과 특징을 살펴보고, 실제 업무 환경에서 어떤 방식으로 활용할 수 있는지 함께 알아보도록 하겠습니다.

결재 문서의 첨부파일, 더 편리하고 안전하게 확인할 수 있을까요?

결재 문서에 포함된 첨부파일은 의사결정의 근거가 되는 중요한 자료입니다. 따라서 결재권자는 문서 본문뿐 아니라 계약서, 증빙 자료 등 첨부파일의 내용까지 함께 검토해야 합니다.
하지만 첨부파일을 확인하기 위해서는 파일을 다운로드하거나 별도의 프로그램을 사용해야 하는 경우가 있습니다. 여러 개의 첨부파일을 반복적으로 다운로드하고 열람하는 과정 역시 업무 효율을 떨어뜨리는 요인이 되기도 하죠.

문서 관리 측면에서도 고려해야 할 부분이 있습니다. 일반적으로 파일을 다운로드하면 해당 파일이 사용자 기기에 저장되는데 이 경우 기업의 관리 범위를 벗어난 위치에 문서가 보관될 수 있습니다. 저장된 파일이 외부 저장매체로 복사되거나 개인 메일을 통해 공유되는 등 의도하지 않은 방식으로 활용될 가능성도 존재합니다.
또한, 문서에 포함된 매크로나 스크립트 등 실행 가능한 요소가 보안 위험으로 이어질 수 있습니다. 설령 사용자가 단순히 문서를 확인하기 위해 파일을 열람하더라도, 파일 내부에 악성코드가 포함되어 있다면 보안 사고의 원인이 될 수 있기 때문입니다.

이와 같은 이유로 기업은 사용자가 필요한 문서를 편리하게 확인할 수 있으면서도, 문서 열람 과정에서 발생할 수 있는 관리 부담과 보안 위험을 최소화할 수 있는 방안을 고민하게 됩니다. 이러한 고민을 해결하기 위한 방법 중 하나가 바로 문서 뷰어를 활용한 첨부파일 열람입니다.

GoWorks의 문서 뷰어란?

GoWorks 전자결재의 문서 뷰어는 전자결재 문서에 첨부된 파일을 별도의 프로그램 설치나 다운로드 과정 없이 바로 확인할 수 있는 부가서비스입니다. 사용자는 결재 문서의 첨부 파일을 브라우저에서 즉시 열람할 수 있으며, PC와 모바일 환경 모두에서 동일한 방식으로 문서를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 장소나 기기에 제약받지 않고 보다 편리하게 결재 업무를 수행할 수 있습니다.

GoWorks 문서 뷰어 예시 화면 (출처 : 고우아이티)

< ✨ 핵심 기능 >

1. 다운로드 없이 바로 열람

결재 문서에 첨부된 한글(HWP), Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF 등 기업에서 자주 사용되는 문서 형식을 지원하여 파일을 다운로드하지 않고 열람할 수 있습니다. ‘사이냅 문서 뷰어’를 기반으로 하기 때문에 공공기관을 포함한 국내 기업 환경에서 활용도가 높은 HWP 파일도 지원한다는 점이 특징입니다.

2. 매크로·스크립트 완전 비활성화

업무용 문서에는 매크로(Macro)나 VBA 스크립트와 같은 실행 가능한 요소가 포함될 수 있습니다. 이 요소들은 업무 편의성을 높이는 데 활용되지만, 동시에 보안 위협의 원인이 되기도 합니다.
문서 뷰어는 문서를 열람용 이미지 형태로 변환하여 제공하기 때문에 파일 내부의 매크로나 스크립트가 자동으로 비활성화됩니다. 또한, 원본 파일이 사용자 기기에 저장되지 않기 때문에 열람 과정에서 발생할 수 있는 보안 부담을 줄이고 안전하게 문서를 확인할 수 있습니다.

3. MIP 민감도 라벨 자동 복호화

Microsoft 365를 사용하는 기업에서는 중요 문서를 보호하기 위해 MIP(Microsoft Information Protection) 민감도 라벨을 적용하기도 합니다. 하지만 MIP가 적용된 문서는 일반 문서보다 열람 과정이 번거로울 수 있으며, 사용 환경에 따라 추가 인증이나 복호화 절차가 필요한 경우도 있습니다.
문서 뷰어는 MIP가 적용된 문서를 자동으로 복호화 처리하여 별도의 수작업 없이 확인할 수 있도록 지원합니다. 특히 이 기능은 Microsoft 365 기반 업무 환경을 사용하는 기업에서 문서 보안과 업무 편의성을 동시에 확보할 수 있도록 지원하는 GoWorks의 차별화된 기능 중 하나입니다.
💡MIP(Microsoft Information Protection)란?
문서·메일 같은 데이터를 중요도에 따라 분류하고, 암호화·권한 설정 등을 통해 외부 유출이나 무단 접근을 막는 보안 기능입니다.

4. PC와 모바일에서 동일한 사용 경험 제공

PC 브라우저는 물론 Microsoft Teams 모바일 앱에서도 동일하게 문서 뷰어 기능을 지원합니다. 이를 통해 결재자는 출장이나 외근 중에도 첨부파일을 확인하여 결재를 진행할 수 있어 정보 유출 걱정 없이 업무 연속성을 유지할 수 있습니다.

📌 이런 상황에서 활용할 수 있습니다.

• CASE 1. 출장ㆍ외근 중에도 신속한 결재 처리
  임원이나 부서장이 출장 또는 외근 중인 상황에서 긴급한 결재 요청이 발생하는 경우가 종종 있습니다. 이때 계약서, 견적서, 제안서 등 첨부파일까지 함께 검토해야 한다면 결재 처리가 지연될 수 있습니다.
  이런 경우 문서 뷰어를 활용하면 Microsoft Teams 모바일 앱에서 첨부파일을 바로 확인한 후 결재까지 신속하게 처리할 수 있습니다.

• CASE 2. 기밀문서도 안전하게 검토
  인사 문서, 급여 관련 자료, 계약서 등 민감한 정보가 포함된 문서는 열람 과정에서도 보안 관리가 중요합니다.
  문서 뷰어는 문서 내용을 확인하기 위해 별도의 파일 저장이나 추가 작업이 필요하지 않아 기업의 보안 정책을 유지하면서 문서를 검토할 수 있도록 지원합니다.

• CASE 3. 재택근무 환경에서도 안전한 문서 열람
  코로나19 이후 하이브리드 근무가 보편화되면서 직원들이 자택 PC를 이용해 업무를 처리하는 경우가 늘어나고 있습니다. 회사의 관리 범위를 벗어난 개인 PC에서 문서를 열람해야 하는 경우, 보안 강화를 위해 DLP(Data Loss Prevention) 솔루션이나 VDI(가상 데스크톱) 환경 구축을 검토하기도 하지만 비용과 운영 측면에서 부담이 발생할 수 있습니다.
  이러한 상황에서 문서 뷰어는 별도의 추가 솔루션 없이도 문서 관리 부담을 줄이고 보다 안전한 업무 환경 구축을 지원합니다.

도입 전과 도입 후, 무엇이 달라질까요?

기존에는 첨부파일을 확인하기 위해 별도의 프로그램을 설치/실행하거나 파일을 다운로드해야 했다면, 문서 뷰어는 더 간편하고 안전한 방식으로 문서를 열람할 수 있습니다. 아래 표에서 문서 뷰어 도입 전후의 차이를 한눈에 확인해 보세요!

결재 업무는 단순히 문서를 승인하는 것에서 끝나지 않습니다. 첨부파일을 확인하고 내용을 검토하는 과정 또한 중요한 업무의 일부이며, 이 과정이 얼마나 빠르고 편리하게 이루어지는지에 따라 업무 효율에도 차이가 발생할 수 있습니다.
GoWorks 문서 뷰어는 다양한 형식의 문서를 별도의 프로그램 없이 열람할 수 있도록 지원하며, 매크로·스크립트 비활성화, MIP 민감도 라벨 자동 복호화, PC·모바일 지원 등을 통해 보다 효율적인 문서 열람 환경을 제공합니다.
또한, 지난 포스팅에서 소개한 결재 문서 아카이빙(PDF 변환) 기능은 결재 완료 문서를 장기 보관에 적합한 PDF 형태로 자동 변환하여 보관할 수 있도록 지원합니다. 문서 뷰어가 결재 과정에서의 안전한 문서 열람을 지원한다면, 결재 문서 아카이빙은 결재 완료 이후의 체계적인 문서 보관을 지원하는 기능이라고 할 수 있습니다.
‘GoWorks Pro 공유형 프리미엄’ 상품은 이 두 가지 부가서비스를 기본적으로 포함하여 제공합니다. 필수 전자결재 기능에 결재 문서 아카이빙과 문서 뷰어를 하나의 패키지로 결합하여 별도의 보안 솔루션 도입 없이 하나의 시스템 안에서 문서 보안과 보존을 동시에 해결할 수 있습니다.

전자결재 도입을 검토하고 있거나 안전한 문서 관리 환경을 구축하고 싶다면 지금 바로 아래 링크를 통해 문의주시기 바랍니다.😊

1️⃣ [GoWorks 부가서비스 특집 1편] 문서보안·경비정산·ERP연동까지 한눈에 보기
2️⃣ [GoWorks 부가서비스 특집 3편] 문서 뷰어 아카이빙으로 감사 대응·문서 관리를 한 번에
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