전자결재 도입, 그 다음은 무엇이 필요할까요?

전자결재를 도입하면 종이 문서를 출력해 결재권자를 찾아다니던 번거로운 업무가 사라지고, 언제 어디서나 결재를 진행할 수 있게 되면서 업무 속도와 편의성이 크게 향상됩니다.
전자결재는 업무 효율 향상에 많은 변화를 가져오지만 실제 업무 현장에서는 결재 이후 고려해야 할 과제들도 함께 나타납니다. 예를 들어 다음과 같은 고민들이죠.

• 결재가 완료된 문서를 안전하게 보관하는 방법이 있을까?
• 중요한 첨부파일을 다운로드해서 외부로 유출하면 어떡하지?
• 법인카드 사용 내역을 효율적으로 정산할 수 있을까?
• ERP 같은 업무 시스템과 전자결재 데이터를 어떻게 연계할까? 

이와 같이 결재 업무가 디지털화되더라도 문서 관리, 경비 처리, 시스템 연동과 같은 후속 업무까지 함께 고려해야 합니다. 결국 디지털 업무 환경의 완성도는 전자결재 자체보다 결재 이후의 업무가 얼마나 자연스럽게 연결되는지에 따라 달라집니다.
GoWorks 전자결재는 이러한 실무 과제를 해결하기 위해 문서 보안, 경비 정산, 시스템 연동 등 다양한 부가서비스를 제공합니다. 이를 통해 전자결재 전후에 발생하는 업무까지 하나의 흐름으로 연결하고, 보다 효율적인 업무 환경을 구축할 수 있도록 지원합니다.
이번 포스팅에서는 GoWorks의 주요 부가서비스를 한눈에 살펴보고, 각 서비스가 어떤 업무 문제를 해결하는지 소개해 드리겠습니다.🧐

| 🔒 문서 보안 및 보관 – 결재 문서 유출 차단과 영구 보존

문서를 디지털로 관리하게 되면 결재 과정은 훨씬 편리해지지만 이와 동시에 문서 보안 및 보관에 대한 중요성도 더욱 커집니다. 실제로 결재 문서에는 계약서, 인사 문서, 급여 정보 등 중요하고 민감한 정보가 포함되는 경우가 많습니다. 이러한 문서가 개인 PC에 다운로드되어 외부로 유출되거나, 시스템 변경 과정에서 원본 데이터가 손상된다면 기업 입장에서는 정보 유출, 감사 대응, 법적 분쟁과 같은 리스크가 발생할 수 있습니다.
또한, 2021년 시행된 전자문서법 개정으로 인해 전자문서가 종이문서와 동일한 법적 효력을 인정받게 되면서 전자결재 문서를 체계적으로 보관하고 관리하는 것 역시 중요한 과제가 되었습니다.
GoWorks는 기업의 문서 보관 및 보안 강화를 위해 결재 문서 아카이빙(PDF 변환)과 문서 뷰어 서비스를 제공합니다.

🗂️ 결재 문서 아카이빙(PDF 변환)
: 결재가 완료된 문서를 PDF 형식으로 자동 변환하여 Microsoft 365 SharePoint에 저장하는 기능입니다.
결재 문서를 별도로 다운로드할 필요 없이 자동으로 저장하고 보관할 수 있으며, 연도별·양식별 분류 체계를 기반으로 문서를 관리할 수 있습니다. 또한, 문서에 포함된 첨부파일도 함께 저장되고, 변환 이력까지 관리할 수 있어 결재 문서를 기업의 중요한 전자문서를 디지털 자산으로 안정적인 관리가 가능합니다.

📄 문서 뷰어
: 문서에 첨부된 파일을 다운로드하지 않고 브라우저에서 바로 열람할 수 있는 기능입니다.
사용자는 별도의 프로그램 설치 없이 다양한 형식의 문서를 빠르게 확인할 수 있고, 관리자는 파일 다운로드로 인한 정보 유출 위험을 줄일 수 있습니다. 아울러 문서 내 매크로 및 스크립트 실행을 제한하여 악성코드나 랜섬웨어 감염 위험을 예방하는 데에도 도움이 됩니다.

결재 문서 아카이빙과 문서 뷰어는 GoWorks Pro 공유형의 프리미엄 상품에 기본 포함되어, 전자결재 도입과 동시에 문서 보관 및 보안을 동시에 강화할 수 있는 대표적인 부가서비스입니다.
💡 다음 포스팅에서는 결재 문서 아카이빙 기능을 중심으로 저장 구조와 활용 사례를 자세히 소개할 예정입니다.

| 💳 경비 정산 – 종이 영수증 없는 디지털 경비 처리

경비 정산은 기업에서 반복적으로 발생하는 기본 업무이면서도 많은 시간과 노력이 투입되는 업무 중 하나입니다. 영수증 수집부터 비용정산서 작성, 증빙 자료 관리까지 여러 단계를 거쳐야 하며, 처리 건수가 많아질수록 담당자의 업무 부담도 커질 수 있습니다.
특히 카드 사용 내역을 수작업으로 입력하거나 증빙 자료를 개별적으로 관리하는 방식은 업무 처리 시간을 늘리고, 데이터 누락이나 입력 오류의 원인이 될 수 있습니다. GoWorks는 이 같은 문제를 해결하기 위해 bizplay 경비 지출 관리와 BC 법인카드 비용정산 서비스를 제공하여 경비 정산 업무를 정확하고 간편하게 운영할 수 있도록 지원합니다.

📊 bizplay 경비 지출 관리
: 법인카드, 개인카드, 현금 사용 내역을 자동으로 수집하여 경비 처리 업무를 지원합니다.
수집된 데이터를 기반으로 비용정산서를 작성할 수 있으며, ERP 연동을 통한 전표 처리 자동화와 실시간으로 지출 현황을 모니터링할 수 있는 기능도 함께 제공합니다. 이를 통해 수기로 진행되었던 반복 업무는 줄이고, 비용 처리의 정확도와 신속성을 높일 수 있습니다.

✅ BC 법인카드 비용 정산
: BC 법인카드 사용 내역을 카드사로부터 직접 수신하여 비용정산서에 자동 입력하는 기능입니다.
법인카드 사용 내역이 비용정산서에 자동으로 반영되어 별도의 입력 업무를 줄일 수 있습니다. 또한, 정형화된 고정 양식을 통해 입력 오류를 방지하고, SSL 기반의 통신을 적용하여 데이터 암호화 및 위·변조 차단 기능을 제공합니다.

| 🔄 시스템 연동 – 이중 입력 없이 자동화된 업무 흐름

전자결재로 결재 과정이 디지털화되더라도 결재 완료 이후의 업무까지 자동으로 연결되진 않습니다. 승인된 문서의 내용을 ERP 또는 인사 시스템에 다시 입력해야 하는 경우도 있으며, 이 과정에서 데이터 누락이나 입력 오류가 발생할 수 있습니다.
동일한 정보를 여러 시스템에 반복 입력하는 방식은 담당자의 업무 부담을 높일 뿐만 아니라, 시스템 간 데이터 불일치의 원인이 되기도 합니다. 따라서 기업이 보유한 주요 업무 시스템과 전자결재를 유기적으로 연계하는 과정이 중요합니다. GoWorks의 ERP 연동과 인사 연동은 전자결재를 중심으로 기업의 주요 업무 시스템을 연결하여 데이터 활용 범위를 넓히고, 관리 업무의 부담을 해소합니다.

🔗 ERP 연동(결재/전표)
: 전자결재 데이터와 ERP 시스템을 연결하여 활용할 수 있는 기능입니다.
표준화된 ERP 연계 엔진을 제공하여 영림원을 비롯한 상용 ERP와 자체 구축 ERP와 별도 개발 비용 없이 연동할 수 있도록 지원합니다. 결재 승인 시 전표가 자동으로 처리되기 때문에 이중 입력 업무는 사라지고, 데이터 정합성을 확보할 수 있습니다.

👥 인사 연동
: ERP의 인사 정보를 기반으로 Microsoft Entra ID와 데이터를 동기화하여 계정 및 조직 정보를 자동으로 관리할 수 있는 기능입니다.
입·퇴사자 발생이나 조직 개편, 부서 이동과 같은 인사 정보 변경 사항을 수작업으로 반영하는 경우 관리 부담이 커질 수 있으며, 반영이 지연될 경우 계정 및 권한 관리에도 영향을 줄 수 있습니다. GoWorks는 ERP 인사 정보와 Microsoft Entra ID를 연계하여 사용자 계정 생성 및 비활성화, 조직도 변경 반영, Microsoft 365 라이선스 할당 등의 업무를 자동화합니다. 이를 통해 대규모 조직에서도 인사 발령에 따른 관리 업무를 줄이고, 보다 안정적인 사용자 및 권한을 관리할 수 있습니다.

왜 GoWorks 부가서비스일까요?

전자결재 솔루션은 다양하지만 GoWorks 부가서비스는 전자결재를 중심으로 문서 관리, 경비 처리, 시스템 연동까지 하나의 업무 흐름으로 연결할 수 있다는 강점이 있습니다.

• Microsoft 365 환경과의 자연스러운 연계
  GoWorks는 웹 브라우저와 Microsoft Teams에서 전자결재를 이용할 수 있으며, 결재 문서 아카이빙은 SharePoint에 자동 저장됩니다. 또한, 인사 연동은 Entra ID와 연계되어 사용자 및 조직 정보를 자동으로 동기화할 수 있습니다.
  이처럼 GoWorks를 활용하면 별도의 외부 솔루션을 추가로 구축하거나 관리할 필요 없이 Microsoft 365 환경 내에서 전자결재와 다양한 부가서비스를 함께 이용할 수 있습니다.

• 필요한 기능만 선택 가능한 유연한 구성
  기업마다 업무 환경과 운영 방식이 다른 만큼 GoWorks는 문서 보안, 경비 정산, 시스템 연동 기능을 필요에 따라 선택하여 적용할 수 있도록 지원합니다. 처음부터 모든 기능을 도입할 필요 없이 현재 필요한 서비스부터 적용하고, 향후 업무 환경 변화에 맞춰 기능을 확장할 수 있어 불필요한 구축 부담을 줄일 수 있습니다.

• 다양한 구축 경험을 바탕으로 한 안정적인 서비스
  고우아이티는 GoWorks와 Microsoft 365 구축 경험을 바탕으로 다양한 산업군의 업무 환경을 지원해 왔습니다.
  특히 앞서 소개한 부가서비스는 실제 기업 환경에서 축적된 운영 경험과 고객 요구사항을 반영하여 개발되었습니다. 이러한 경험은 서비스 개선과 기능 고도화에도 지속적으로 반영되고 있어 실제 업무 현장에서 필요로 하는 기능을 꾸준히 제공할 수 있는 기반이 되고 있습니다.

GoWorks 부가서비스는 제공 방식에 따라 공유형(SaaS) 또는 단독형(Custom)으로 이용할 수 있습니다.
다음 표를 통해 서비스별 제공 범위를 확인해 보시기 바랍니다.

전자결재는 결재 과정의 편의성을 높이고 업무 속도를 개선하는 데 큰 역할을 합니다. 하지만 실제 업무 환경에서는 결재가 완료된 이후에도 문서 보관과 보안, 경비 정산, 시스템 연동 등 다양한 업무가 이어집니다. 따라서 전자결재의 효과를 더욱 높이기 위해서는 결재 과정뿐만 아니라 그 이후의 업무까지 함께 고려하는 것이 중요합니다.
GoWorks 전자결재의 부가서비스는 문서 보안, 경비 정산, 시스템 연동 등 전자결재 전후의 업무를 지원하여 보다 연결된 업무 환경을 구축할 수 있도록 돕습니다. 이를 통해 반복 업무를 줄이고, 업무 데이터의 활용 범위를 넓히며, 기업의 업무 운영 전반을 보다 안정적으로 관리할 수 있습니다.

이어지는 다음 포스팅에서는 ‘결재 문서 아카이빙(PDF 변환)’ 기능을 중심으로, 저장 구조와 SharePoint 연계 방식, 실제 업무 활용 사례를 자세히 살펴보겠습니다. 전자결재 관련 문의 및 도입 상담은 아래 링크를 통해 남겨주시면 담당 전문가를 통해 안내드리도록 하겠습니다. 😊

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