기업 비즈니스와 업무에 모바일 환경이 필수 요소라고 이야기하는 것도 이제는 올드한 느낌이 드는 시대인 것 같습니다. 초기의 모바일이 양적 성장과 적용 시나리오의 다양화에 중심을 두고 있었다면, 현재의 모바일은 질적 성장과 활용 시나리오의 세분화 및 고도화로 무게가 옮겨가지 않을까 합니다. 질적인 성장은 아직도 개선 요소가 많은 모바일 보안 수준, 기기간 호환성 및 운영.관리성 등을 의미합니다. 활용 시나리오의 세분화/고도화는 정보와 데이터의 단순 보기, 출력 및 단순 입력과 확인에서 업무의 실행 및 관리, 전체적 모니터링과 분석 그리고 변경 등이 가능한 수준으로 진화한다는 것을 의미합니다.

그런 대상 중 하나가 우리나라 기업들이 많이 활용하는 전자결재입니다. 전통적인 전자결재는 회사 안에서만 가능했었죠. 담당자나 결재권자가 외출 중이거나 공석 중이라면 결재가 보류되기 일쑤였습니다. 결재가 몰아서 이뤄지면 담당자들이 업무를 한꺼번에 처리하느라 단위 업무에 빈틈이 생기는 경우도 자주 발생합니다. 전자결재의 도입으로 기안 작성 및 품의 등의 결재 절차와 관련 증빙자료들이 전자화되고 중앙 관리한다는 1차 목표는 달성했지만, 업무의 정확성과 속도를 높이고 자원 이용의 효율성을 높이는 2차 목표에는 도달하지 못한 경우가 많습니다.  2차 목표는 전자결재의 모바일 환경 지원을 통해 확보할 수 있습니다.

모바일과 궁합이 잘 맞는 전자결재 솔루션

그럼 기업들이 선택할 수 있는 솔루션은 무엇일까요? 현재 사용 중인 전자결재 솔루션이 없다면 위에서 언급한 1차 목표와 2차 목표를 동시에 제공하는 전자결재 솔루션을 도입하는 것입니다. 회사 내부와 PC환경의 지원은 기본이고 기업 외부와 스마트폰, 태블릿 등 다양한 기기에서 사용 가능한 솔루션을 선택해야 합니다.

만약, 사용 중인 전자결재가 있다면, 모바일 환경의 접목이 필요합니다. 전자결재의 도입으로 업무의 정확성과 속도를 높이고 자원 이용의 효율성을 높이는 (즉, 2차 목표) 방법이기 때문입니다. 그런데, 이때 기존 전자결재에 모바일을 얹어 놓을 것인지 아니면 모바일이 기본인 새로운 전자결재 솔루션을 도입할지를 결정해야 하는 어려움이 있습니다. 사용 중인 전자결재에 따라 다르겠지만, 기존 제품에 모바일을 얹는 것이 새로운 제품보다 더 많은 비용과 시간을 요구하면서 문제는 더 많이 발생하는 경우가 많기 때문입니다.

협업 수준과 업무 속도를 높이는 모바일 전자결재

전자결재의 우선 목표는 회사의 중요 투자 및 비용 집행 등을 표준화된 프로세스에 따라 집행하고 관리하는데 있습니다. 그리고 이는 자연스럽게 조직의 정확하고 빠른 의사결정으로 이어질 수 있습니다. 하지만, 특정 환경 (기업 내부만)과 기기(오로지 PC만)에서만 사용 가능한 전자결재는 조직 구성원들의 원활한 협업이나 의사소통 강화에는 도움을 주지 못합니다. 사용자들의 환경과 기기에 따라 업무의 진행과 의사소통이 끊기거나 오랜 시간 지연되기 때문입니다. 이런 현상은 자연스럽게 업무 속도와 수준를 떨어뜨리게 됩니다. 그리고 다음 단계로는 업무 분석이 늦어지고 이에 따른 부작용으로 정확하고 빠른 의사 결정의 가능성이 줄어듭니다.

업무생산성과 기업의 경쟁력을 높이는 모바일 전자결재

비즈니스 환경의 세계화, 비지니스 속도의 가속화 그리고 경쟁의 심화 등으로 기업들이 서 있는 경영 환경은 더 더욱 거칠어지고 있습니다. 이를 이기기 위한 방법으로 조직의 협업 및 의사소통 능력 강화, 내부 업무 프로세스의 표준화와 자동화, 비즈니스 속도의 향상 등이 제시되고 있습니다. 물론 좋은 제품과 서비스를 고객에게 제공하는 것이 언제나 1순위겠죠. 그럼 이런 역량들을 확보할 수 있는 좋은 투자는 무엇일까요? 저희 GowIT는 모바일 전자결재라고 생각합니다.

전자결재로 많은 업무 프로세스와 정책을 표준화하고 자동화할 수 있습니다. GowIT의 GoWorks 그룹웨어의 경우, 전자결재와 더불어 기본 제공되는 협업(MS팀즈) & 통합 커뮤니케이션 (비즈니스 스카이프)서비스를 통해 조직의 협업과 의사소통 역량을 높여줍니다. 또한 클라우드 스토리지인 원드라이브와 쉐어포인트 서비스를 접목해 믿을 수 있는 정보 및 데이터 관리 서비스를 제공합니다. 언제 어디서나 안전하게 업무를 처리할 수 있고 정확한 현황 파악과 의사결정이 가능해 집니다. 당연한 비즈니스의 속도는 자연스럽게 높아지겠죠. 이것이 기업들이 모바일 전자결재를 사용해야 하는 이유입니다.

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