[오피스 365] Weekly updates 요약 (2018년 12th)

여름 휴가는 계획하셨나요? 기업들의 휴가 문화가 많이 바뀌었다고는 하지만 아직도 7월이나 8월에 휴가를 가는 분들이 제일 많은 듯 합니다. 아침 저녁 출퇴근길이 조금은 한가해졌다는 느낌을 받게 되네요. 오피스 365의 12번째 Weekly update 내용을 공유해 드립니다. 이번 업데이트에도 반가운 소식들이 많이 들어있습니다.

첫 소식: 아웃룩 애드인 (Add-in) 중앙 배포 기능

여러분이 많이 애용하시는 아웃룩은 이메일 클라이언트 SW입니다. 기본으로 제공되는 기능만으로 충분히 잘 쓸 수 있지만, 사용자에 따라서는 다양한 3rd  파티 추가 기능 (Add-ins)을 활용해서 아웃룩을 다재다능하게 이용하는 경우도 많습니다. 실제 마이크로소프트 스토어에 들어가 보면, 부메랑 같은 다양한 추가 기능을 제공하는 서비스나 앱을 만날 수 있습니다. 이번 위클리 업데이트에는 이런 Add-in들을 중앙에서 배포할 수 있는 기능이 제공된다는 소식이 있네요.

이 기능을 이용해 Appsource (앱소스)와 오피스 스토아 Add-in 그리고 고객들이 직접 제작한 내부용 Add-in을 배포할 수 있습니다. 오피스 365 정식 가입자들에게 제공될 예정이고 웹 버전 아웃룩, 윈도우용 아웃룩 2013 그리고 아웃룩 2016버전 그리고 MAC용 아웃룩 2016버전 에서 사용 가능합니다.

이 기능은 기본적으로 비활성화 되어 있기 때문에 관리자가 필요에 따라 활성화 한 다음 이용해야 합니다. 6월 말부터 모든 사용자에게 배포되고 있습니다.

두 번째 소식: 쉐어포인트 온라인 스토리지 용량 확대

쉐어포인트 온라인 스토리지의 용량이 1TB + 10 GB(사용자당)으로 화악 늘어납니다. 물론 정식으로 라이선스를 구매한 사용자에 한합니다. 쉐어포인트를 이용하면서 저장공간 부족으로 경험했던 어려움들이 이제는 Goodbye입니다. ㅎㅎ. 그런데 이번 업데이트는 쉐어포인트 온라인 키오스크 플랜(SharePoint Online Kiosk Plan), 오피스 365 F1 플랜에는 적용되지 않으니 혹, 키오스크 플랜을 이용하시는 분들은 확인하시기 바랍니다.

이 업데이트는 모든 기업들에게 자동으로 배포될 예정이고 쉐어포인트 온라인 관리센터에서 변경 내용을 확인할 수 있습니다. 하지만, 쉐어포인트 사이트 콜렉션 스토리지 제한 (Site Collection Storage limit)를 수동으로 관리하는 기업들의 경우에는 이번 업데이트가 자동으로 적용되지 않기 때문에 관리자가 작업을 수행해 주어야 합니다.

세 번째 소식: 비즈니스용 원드라이브 & 쉐어포인트 파일 및 폴더 공유 링크의 보안 기능 강화

저도 그렇지만 비즈니스용 원드라이브나 쉐어포인트의 많은 이용자들이 공유 링크를 통해 두 곳의 스토리지에 저장된 파일 및 폴더를 외부의 다른 사람들과 공유합니다. 쉽고 편리하지만 이 공유 링크 기능이 보안의 취약점이 될 수 있다는 지적도 나온 적이 있죠. 그래서 마이크로소프트가 이번 업데이트를 통해 공유 링크의 보안성을 두 단계 화악~~ 업그레이드했습니다.

여러분이 비즈니스용 원드라이브 혹은 쉐어포인트 스토리지에 저장된 파일 및 폴더의 공유 링크를 생성해서 외부의 특정 사용자에게 전송하면 해당 수신자는 공유받은 문서의 링크를 클릭하여 파일을 확인할 수 있습니다.  이때 공유받은 사용자가 파일 링크를 클릭하면 일회용 인증 코드가 포함된 이메일 메시지를 전송받습니다.  이메일로 전송된 인증 암호를 입력하여 공유받은 링크가 전송된 이메일 계정의 소유권을 증명하는 과정을 거쳐 공유받은 정보를 확인할 수 있도록 합니다.  따라서, 공유 받은 외부 사용자는 별도로 Microsoft 계정을 만들거나 유지하지 않고도 안전하게 파일이나 폴더에 액세스할 수 있도록 하여 정보에 대한 보안은 물론 편의성도 함께 높였습니다.

이번 업데이트가 적용되도 기존의 파일 및 폴더의 공유 링크를 만드는 방법은 그대로 유지됩니다. 여러분은 기존에 하던 방식 그대로 이용하면 됩니다. 회사의 정책상 외부 공유 링크를 만드는 기능이 비활성화되어 있다면 기존 설정이 그대로 유지되기 때문에 걱정하지 않으셔도 됩니다.

이번 업데이트도 사용자 중심의 기능들이 많이 이뤄졌군요. 사용자 입장에서는 단 1%의 노력이나 비용 투자도 없었는데 말입니다. 이것이 클라우드 서비스를 선택한 기업들이 얻게 되는 가치가 아닐까요?^^

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