중소기업을 위한 이상적인 그룹웨어를 찾아서

재택근무와 원격근무가 일상화되면서 클라우드 기반 그룹웨어는 기업의 필수 업무 시스템으로 자리 잡았습니다. 언제 어디서나 일하도록 지원하는 그룹웨어는 구성원에게는 업무 효율을, 조직에는 향상된 생산성과 비용 절감 효과를 제공한 덕에 코로나 팬데믹 이후에도 정착할 수 있게 된 것이죠.

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그리고 이러한 현상은 특정 업종이나 규모에만 국한되지 않고 나타난다는 점입니다. 직원 간 소통과 협업 없이 기업의 목적인 ‘이윤 획득’을 달성할 수 없는 데다가, 경영의 3요소인 사람(Man), 돈(Money), 자원(Materials)을 효율적으로 활용하는 차원에서도 절대적으로 필요하다는 공감대가 폭넓게 형성됐기 때문입니다.

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상대적으로 여력이 있는 대기업의 경우엔 기술 혁신에 방점을 두고 있는 데 반해, 인적∙물적 자원이 부족한 중소기업은 이미 도입한 솔루션의 기능 보완이나 개선에서 답을 구하려 한다는 차이가 있을 뿐입니다.

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그 중심에는 Microsoft 365가 있습니다. 코로나 팬데믹 기간 내내 여기저기 흩어진 직원들이 언제 어디서나 문서 작업을 지원하고 팀원 및 파트너와의 온라인 협업을 담당했습니다. 전부까지는 아니어도 거의 모든 그룹웨어의 역할을 해온 것도 사실이고요. 오늘 콘텐츠는 Microsoft 365 기반 그룹웨어 운영을 고려하는 중소기업들이 눈여겨봐야 하는 기능이 무엇이고 어떤 기준으로 선택해야 하는지 살펴보고, 고우아이티 추천 서비스까지 함께 소개하려고 합니다.

중소기업의 그룹웨어를 구성하는 3요소_

생산성, 협업 그리고 전자결재

그룹웨어는 기업 조직 내에서 상호 간 협력을 도와주는 소프트웨어를 말합니다. 각자 담당한 업무 범위에 따라 문서를 작성하고, 보관∙공유하며, 팀원들의 일정을 관리하며, 실시간 대화를 돕는 기능 등이 여기에 속합니다. 그룹웨어가 제공하는 주요 기능을 활용해 기업의 구성원은 동시에 동일 업무를 진행하거나 정보를 공유해 업무 효율을 높일 수 있습니다. 그룹웨어를 구성하는 중요 기능 셋을 좀 더 상세히 정리하면 다음과 같습니다.

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• 사용자 인식 : 조직 구성원이 모두 참여하는 시스템인 만큼 그룹웨어는 보안, 개인화된 메인 화면, 추적 및 책임, 효율적인 협업 등을 위해 개인을 식별하는 사용자 인식은 가장 기본이자 필수적인 기능입니다.

• 조직 관리 : 조직 관리는 개인을 특정 단위로 구분한 후 역할에 맞는 적정한 권한을 부여하는 기능입니다. 단일 기준이 아닌 목적별로 사용자에게 다양한 권한을 부여하거나 회수할 수 있어야 하고 협업을 위해 조직 구성원을 쉽게 찾아내는 기능을 제공해야 합니다.

• 메시지 전달 : 그룹웨어는 팀원 간 소통, 협업 강화, 원격 근무 지원 등 여러 면에서 조직 업무 효율성과 생산성을 향상할 수 있으며, 명확하고 신속한 의사결정과 메시지 기록 보관을 지원합니다.

• 문서 관리 : 팀원들이 생산하는 회사의 문서는 자산으로서 가치가 높아서 관리는 매우 중요한 기능입니다. 따라서 작성된 문서는 회사에서 지정한 위치에 보관되고 문서의 기한 및 버전 관리가 지원되어야 합니다. 또한, 특정 문서는 격리 후 접근 권한이 통제되어야 하고, 해당 문서의 외부 유출은 승인 절차를 거쳐 반출하도록 지원해야 합니다.

• 일정관리 : 그룹웨어는 개인과 팀의 효율적인 시간 관리를 위해 특정 조직 단위에서 사용하는 특성상 팀원 간 일정 공유, 회의실 예약 등 일정 관리를 제공해야 합니다.

• 전자결재 : 국내의 업무 방식을 디지털화한 전자결재는 규격화된 절차와 양식을 기반으로 문서를 작성하고 상신하여 승인받은 문서의 근거를 관리, 보관하는 기능을 제공합니다. 이를 통해 시간과 공간의 제약 없이 업무를 볼 수 있는 업무 효율성을 극대화합니다.

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위에 언급한 그룹웨어의 기능 중 생산성 및 협업은 Microsoft 365로 처리할 수 있습니다. 계정 권한에 맞게 업무용 문서를 작성하고, 메일, 팀즈 채널, 메신저 등을 이용해 관련자들과 소통하며, 클라우드 저장소에 저장한 문서에 언제 어디서든 접근해 자유롭게 편집합니다. 스케줄 관리, 파일 공유, 프로젝트 관리도 가능하죠. 생산성과 협업 관련해 업계 최강의 기능을 이용할 수 있습니다.

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하지만 그룹웨어 기능 중 Microsoft 365로 처리할 수 없는 기능도 있습니다. 바로 ‘전자결재’입니다. Microsoft 365는 문화적 차이로 지원하지 않는 기능이지만 한국을 비롯한 아시아권 기업에서는 전사적으로 활용 빈도가 매우 높고 필수적인 기능입니다. Microsoft 365를 중소기업을 위한 그룹웨어로 활용하고자 한다면 전자결재는 필수적으로 고려돼야 하는 핵심 기능입니다.

그룹웨어로 향하는 Microsoft 365의 마지막 퍼즐, 전자결재

까다롭고 엄격하게 따져봐야

전자결재는 한국 기업에는 없어서는 안 될 업무 영역입니다. 특히 코로나 팬데믹 직전까지도 결재 문서를 출력해 대면으로 보고하던 아날로그 방식이 주류를 이뤘던 만큼 ‘문서의 작성, 상신, 승인, 보관, 검색’ 전 과정의 디지털 전환 후 쉽고 빨라진 결재 업무에 직원과 기업의 만족도가 상당히 높은 업무이기도 합니다.

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아쉬운 것은 Microsoft 365가 앞으로도 제공할 계획이 없는 기능이어서 Microsoft 365를 기반으로 그룹웨어를 구축하려는 중소기업이라면 전자결재 서비스를 별도로 검토해야 한다는 점입니다. 제품인지도, 다양한 레퍼런스, 풍부한 기능 제공 등을 중요시하는 기업도 있겠지만, Microsoft 365와의 통합과 연계, 서비스 제공 방식, 경제성, 기술지원 등이 최우선 고려사항입니다. 여기에 기업 맞춤형 결재의 적용이나 다양한 결재 양식의 지원과 생성 등 기능적인 측면까지도 종합적으로 검토한 후 신중하게 선택하는 것이 바람직합니다.

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특히 단일 그룹웨어처럼 사용하기 위해서는 Microsoft 365와의 통합과 연계는 필수 조건입니다. 단일 계정으로 모든 서비스에 접근하고 모든 데이터는 연계해 활용할 수 있습니다. 이를 통해 사용자에게는 편리한 사용성을, 기업에는 효율적인 액세스 관리 전략과 자산 보호 전략을 제공하는 것도 가능해집니다.

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Microsoft 365와 동일한 구매 및 운영 방식도 중요합니다. Microsoft 365와 같은 방식인 클라우드 서비스로 제공하면 큰 비용을 들이지 않고 대기 시간 없이도 즉시 최신의 전자결재 서비스를 이용할 수 있습니다. 대부분 기업에서 필수적으로 사용하는 기능 목록만을 기본 제공하고 부가 기능을 별도로 선택하도록 하거나 기업의 필요나 목적 또는 예산에 따라 서비스를 변경 선택하도록 지원하는 것은 기업의 합리적 구매를 고려할 때 매우 중요한 기준점이 될 수 있습니다.

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기능적인 측면에서의 유연성을 따져봐야 하는 것은 결재는 기업의 문화를 담기 때문입니다. 기업별로 다른 결재 프로세스나 운영 규칙을 적용하는 방식이 쉽고 간단한지 별도의 비용 추가가 없는지 등도 따져봐야 합니다.

Microsoft 365와의 유연한 통합 제공하는 전자결재,

고우아이티의 GoWorks 전자결재

고우아이티의 GoWorks는 앞선 관점에서 제시하는 모든 조건에 들어맞는 최적의 솔루션입니다. Microsoft 365와의 매끄러운 통합과 연계를 통해 단일 페이지에서 Microsoft 365 계정으로 로그인 자격 증명을 실행하는 단일 증명(Single Sign-On, SSO) 후 결재, 합의, 부서합의, 참조, 부서참조, 수신, 부서수신, 회람 등 전자결재 전 과정을 Teams 상에서 처리하고 오피스, Outlook, ERP 등 여러 애플리케이션을 넘나들며 일하도록 지원합니다. 쉽고 빠른 전자결재와 의사결정을 돕는 직관적 UI, 규격화된 결재 양식의 다양한 지원과 유연한 결재를 지원하는 것은 물론이고, 운영 목적에 따라 설치형/공유형 서비스를 선택할 수도 있습니다.

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GoWorks 전자결재는 Microsoft 365와 결합해 사용할 경우 중소기업에 꼭 필요한 그룹웨어의 기능 세트를 빠짐없이 모두 포함됩니다. 기업에서 필요로 하는 게시판을 Teams 기반으로 일원화하고, 회의실과 같은 공유자원을 예약하고 사용하는 기능과 임직원의 입사/승진/퇴사에 따른 자산관리 자동화로 관리 효율을 높일 수 있습니다. 특히 기업 내 다양한 결재양식을 기반으로 결재문서 작성, 결재, 합의, 부서합의, 참조, 부서참조, 수신, 부서수신, 회람 등이 가능한 전자결재를 지원하는데, 기업 고유의 업무 형태에 따라 전자결재 과정을 선택적으로 설정해 사용하는 것도 가능합니다. 그뿐만 아니라 클라우드 환경으로의 전환, 내외부 공격에 따른 보안 대처, Copilot과 같은 최신 기술의 등장에도 기업들이 자연스럽게 대응할 방법도 함께 제공합니다.

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GoWorks 전자결재는 그룹웨어 일부로서 Microsoft 365와 중복되지 않으면서 활용 빈도가 높은 필수 기능만을 엄선해 제공합니다. 전자결재 대시보드, 양식관리, 결재 프로세스, 조직도, 다국어 지원, 모바일 지원, 결재진행 실시간 알림, 안전한 결재문서 보관까지 Microsoft 365와 중복되는 기능 없이 필수 기능만을 엄선해 제공합니다. GoWorks가 제공하는 필수 기능을 간략하게 살펴보면 다음과 같습니다.

필수 기능 1.

전자결재 대시보드

대시보드는 사용자가 공지사항, 전자결재 진행문서 현황, 휴가현황, 최근 게시물 등을 한눈에 파악하도록 지원합니다. 사용 빈도가 높은 업무 또는 사이트 링크를 제공하는 바로가기는 신속한 협업과 업무 처리에 유용합니다. 대시보드는 기업별 고유의 결재 프로세스와 사용빈도가 높은 주요 서비스를 재배치해 맞춤형으로 구성할 수도 있습니다.

필수 기능 2.

양식관리

GoWorks는 기본 양식과 함께 HTML 기반 문서 양식 관리 기능을 제공해 기업 업무에 맞춰 필요한 양식을 만들어 사용하도록 지원합니다. 이때 상용 HTML 기반 웹에디터를 제공, 필요한 양식을 쉽고 빠르게 만들 수 있습니다. 문서에는 텍스트 외에 이미지, 표, 링크 등 다양한 요소를 활용할 수 있고, 기존에 작성한 아래아한글, MS 워드/엑셀, ODT 문서를 그대로 불러와 편집하거나 엑셀의 함수를 수식으로 활용할 수도 있습니다. 이 외에도 부분편집 제한, 레이어 편집, 글자처럼 취급 설정·해제, 미디어 삽입, 눈금자 제공 등 오피스 프로그램에서만 가능할 법한 기능들도 기본 제공합니다.

기업별 고유의 전결 규정 반영을 위해 결재양식별 결재자 지정 및 결재 순서 결정도 지원합니다.

필수 기능 3.

결재 프로세스

기업 내 다양한 조직과 이해당사자 간 동의나 승인을 구할 수 있도록 GoWorks는 단순 결재 순서 이외에도 합의, 참조, 수신, 회람 등도 함께 제공해 단계별 승인 절차를 지원합니다. 또 결재 문서 작성 시 결재자 지정 및 결재 순서 결정을 위해 조직도를 기반으로 지정된 결재선을 고정하거나 사용자가 자주 사용하는 결재선을 저장해 재사용하도록 지원하는 것은 물론이고, 필요에 따라 작성자가 직접 조정하도록 지원합니다. 특히 기업에 익숙한 결재 방식을 간단한 환경 설정 변경으로 반영하도록 지원해 쉽고 빠르게 결재 시스템을 익히도록 돕습니다.​

GoWorks는 결재가 진행 중인 문서의 수정 또는 잘못 지정된 결재선의 수정이 필요할 때 반려 대신 직접 수정을 통해 결재를 이어가도록 지원합니다. GoWorks는 결재자가 승인 전 문서를 편집하고 편집한 내용을 기안자에게 통보하고, 수정내용을 보관 및 관리함으로써 신속한 의사결정과 함께 감사기능을 제공합니다.

필수 기능 4.

조직도

회사 전체 구조를 시각적으로 보여주는 조직도는 전자결재의 필수 요소인데요, GoWorks는 대시보드 내 직원 검색 조직도를 제공해 사용자가 각 부서와 팀의 위치, 임직원의 관계를 시각적으로 이해하고 결재선 지정과 역할 및 권한 관리 등에 즉각적으로 사용하도록 지원합니다.

필수 기능 6.

모바일 지원

GoWork는 PC, 스마트폰, 태블릿 등 다양한 디바이스로 전자결재 시스템에 접근해 결재를 처리하도록 지원합니다. 모바일 디바이스를 통해 언제 어디서든 접근해 실시간 알림을 수신하고, 결재를 처리하도록 지원함으로써 업무 유연성 및 효율성을 높여줍니다.

필수 기능 7.

결재진행 실시간 알림

GoWorks는 결재 요청이나 결재 진행 상황 등 중요 업무에 대해 메일과 팀즈를 통해 알림을 제공해 신속한 의사결정과 효율적 업무관리를 지원합니다. 지연된 결재에 대해서는 정기적인 메일 알림을 발송해 결재과정 중 발생하는 업무 지연을 최소화하도록 돕습니다.

필수 기능 8.

안전한 결재문서 보관

GoWorks는 MS의 클라우드 상에 문서를 보관하고 최신의 보안 기술을 적용해 안전성을 보장합니다. 따라서 사용자는 인터넷만 연결돼 있으면 언제 어디서나 클라우드 상에서 결재문서를 작성하고 승인할 수 있으며, 승인자의 피드백이나 댓글을 문서와 함께 표시할 수 있습니다. 최종 승인된 문서는 다양한 검색 항목으로 검색할 수 있고 결재 문서 단위로 PDF 파일로 묶어 별도의 공간에 장기 보관하도록 지원합니다.

마지막으로 GoWorks는 기본 기능 외에도 ERP 연동, 계정/그룹/조직도 관리화, 문서 뷰어 서비스, PDF 아카이빙 , 비용 정산 등 다양한 고급 추가기능을 부가서비스로 제공해 기업이 성장 단계와 용도에 맞게 전자결재 시스템을 개선하고 업무 생산성을 높일 수 있도록 지원합니다.

[표 1] GoWorks와 Microsoft 365를 함께 사용할 경우 기업에서 필요한 모든 그룹웨어 업무를 중복되지 않게 처리할 수 있습니다.(출처: 고우아이티)

중소기업의 이상적인 그룹웨어를 찾는다면,

‘GoWorks x Microsoft 365’

지금까지 중소기업이 Microsoft 365 기반 그룹웨어 운영을 위해 보완해야 할 기능과 어떤 기준으로 선택해야 하는지 살펴보고 추천 서비스로서 GoWorks를 살펴봤습니다. 전자결재는 Microsoft 365가 지원하지 않는 기능이지만 한국 기업에는 꼭 필요한 기능이고, Microsoft 365와의 연계 통합이 전제돼야 중소기업이 기대하는 업무 효율성 제고와 생산성 향상의 효과를 기대할 수 있다는 점을 다시 한번 강조하고 싶습니다.​

우리 기업이 바라는 전자결재가 맞는지 점검하고 싶다면 지금 바로 무료체험을 신청하세요. 직접 경험하고 결정해도 늦지 않습니다. 여러분들의 체험 신청이 큰 힘이 된다는 말씀을 드리며 오늘의 콘텐츠를 마칩니다. 이상 고우아이티였습니다.

클라우드 전문기업 GowIT는

기업환경에 최적화된 클라우드 서비스와

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