[오피스 365] 오피스 365가 인공지능을 만나면 (part 2)
지난 포스트에서 #오피스365가 #인공지능 기술을 접목하는 방향은 크게 2 가지라고 주장했습니다. 그리고 첫 번째 방향인 업무 편리성과 정확도를 높일 수 있는 #오피스 365 기능 개선과 #자동화 시나리오에 활용되는 사례들을 알아보았죠. 오늘은 두 번째 전략적 방향인 오피스 365 사용 분석과 인사이트 도출 시나리오를 정리해 보겠습니다.
왜, 사용 분석과 인사이트 도출이 필요한가?
혼자보다 팀, 부서 혹은 다른 부서나 협력 업체와 협업해 업무를 하는 구성원 비율이 계속 늘고 있습니다. 따라서 전체 구성원이나 부서 단위로 사용하는 비즈니스 생산성 도구인 오피스 365 서비스가 직원간에 발생하는 활동, 사람과 SW간의 업무 내역이나 패턴을 이해하는 것은 중요합니다. 이것이 가능해야 리더들이 직원의 업무 할당과 분배 그리고 개선 사항 등을 도출할 수 있는 인사이트를 얻을 수 있기 때문입니다.
어떤 기능이 제공되는가?
사용 분석과 인사이트 도출을 위해 제공되는 인공지능 기반 오피스 365 기능은 다음과 같습니다:
- #Microsoft 그래프: 이 서비스는 #빅데이터 기술 기반으로 만들어졌는데요, MS는 수 년간 검색 로그와 수십억 개의 SNS, 파일 등을 분석하고 이에 대한 사용 패턴을 매핑해 MS그래프 서비스를 개발했군요. 이 데이터는 사람과 사람, 사람과 콘텐트 간의 연결 패턴을 이해해 문서 공유, 공동작업, 그룹 미팅 같은 팀, 부서 #커뮤니케이션의 효율성을 강화할 수 있는 관련 데이터 및 통계 정보를 제공합니다.
- #델브: #Delve (델브)는 오피스 365 사용자의 #일정관리 및 #이메일 등을 분석해 구성원들이 업무 미팅 및 이메일에 얼만큼의 시간을 사용하는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한 특정 업무에 투입하는 시간이 얼마나 되는지, 어떤 동료와 가장 많은 시간을 협력하는지 그리고 업무 시간 외에 일하는 추가로 시간이 얼마나 되는지를 보여줍니다.
- #보안: 오피스 365가 인공지능을 가장 적극적으로 접목하는 3번째 영역은 보안입니다. 인공지능 및 머신 러닝 기반의 보안 체계를 접목해 #악성코드 탐지, 보안 공격 패턴 분석 및 지능형 방어 시스템 등을 강화하고 있습니다.
그림) Microsoft 오피스의 인공지능 서비스 영역
아래 그림이 MS그래프를 잘 표현해주네요. MS그래프는 오피스 365가 제공하는 주요 서비스- 이메일, 파일 관리, 일정관리 및 업무 관리 등 –의 사용 데이터에 액세스할 수 있습니다. 그리고 확보한 데이터를 – 사용자가 진행한 주요 작업 (예, 참석한 미팅과 메일 발송 등)과 소요 시간, 작업 문서 그리고 같이 일을 한 동료 및 업무 정보 등- 활용하고자 하는 SW나 서비스에 제공해주는 게이트웨이 서비스로 정의할 수 있습니다. #오피스365델브가 대표적이죠. 기업들의 핫이슈인 #협업솔루션 으로 사랑받고 있는 #Microsoft #Teams (#MS팀즈)도 그 출발은 MS 그래프에서 확보된 데이터라고 하네요.
그림) Microsoft 그래프 구성
그럼 MS그래프를 통해 확보된 데이터를 어떻게 활용할 수 있을까요? 다음 주제인 Delve(델브)를 살펴보면 MS그래프와 델브 서비스를 쉽게 이해할 수 있습니다.
2. Microsoft Delve (델브)
Delve는 MS그래프가 제공한 오피스 365 사용자의 일정관리 및 이메일 사용 데이터 등을 분석해 구성원들이 어떤 업무에 얼만큼의 시간을 사용하는지, 무슨 문서 작업을 했는지를 파악할 수 있습니다. 또한 특정 업무에 투입하는 시간이 얼마나 되는지, 어떤 동료와 가장 많은 시간을 협력하는지 그리고 업무 시간 외에 일하는 추가로 시간이 얼마나 되는지를 보여줍니다.
그림) Microsoft Delve 개념
팀 매니저나 조직 리더들은 데이터 분석을 통해 구성원들이 집중하는 업무와 진행 패턴, 업무 부담 그리고 협업이 많은 동료나 팀 정보 등을 파악할 수 있습니다. 이를 이용해 효율적 업무 분장 및 가이드를 할 수 있고 그 다음 단계로는 업무 프로세스 및 정책 개선에 활용할 수 있습니다. 그리고 해당 조직에 필요한 SW도입에도 이용 가능합니다.
그림) Microsoft Delve 사용자 화면
MS그래프 데이터가 더 확보되면 이는 팀 및 부서의 인력 조정과 배치 그리고 업무 공간 설계에도 활용됩니다. 빈번하게 협업이 일어나는 팀들을 가깝게 배치함으로써 자연스럽게 업무 효율성을 높일 수 있는 것이죠.
3. 보안
많은 회사들이 #사이버공격과 보안 위험으로부터 비즈니스를 보호하기 위해 보안에 많은 시간과 노력을 투자하고 있습니다. 기업의 보안 고민과 고생을 줄이기 위해 Microsoft는 3,500명이 넘는 보안 전문 개발 및 관리 인력을 운영하죠. MS가 운영하는 전 세계 52개 데이터센터의 사이버 디펜스 운영 센터에서 #A.I 분석 툴을 이용해 매일 6조 5천억건의 정도의 트랜잭션을 분석하고 이를 통해 매월 50억 건 정도의 악성코드 등의 사이버 공격을 차단하고 있습니다. 또한 사이버 보안 강화를 위한 법 및 제도 강화를 위해 세계 각국 정보와 협력하는 “Microsoft 디지털 범죄 부서”를 운영 중이죠. 이 모든 것이 오피스 365 서비스에도 그대로 적용되고 있습니다.
Microsoft 오피스 365에 적용되고 보안 요소들을 그림 한 장으로 살펴보면 다음과 같습니다: 맨 위에 “지능형 공격 대응 위협 #인텔리전스 “가 자리 잡고 있습니다.
그림) Microsoft 보안 요소의 지도
오피스 365 서비스는 보안을 3단계로 구분하고 특정 상황에 가장 적합한 요소들 (그림에 나타난)을 활용해 보안 능력을 극대화합니다. 보안 3 단계는 “보호” >> “탐지” >> “대응”으로 구성됩니다:
그림) 오피스 365의 보안 서비스 단계
그리고 이런 과정에서 확보된 데이터를 이용해 해당 기업의 “보안 수준 (Security score)”를 제공합니다. 기업은 이 정보를 통해 발생했던 보안 공격 내용, 현재 보안 수준 및 상황, 위험 요소 그리고 개선 권고 항목들을 파악할 수 있습니다. 믿을 수 있는 보안 체계를 기업 독자적으로 갖는 것은 아주 어려운 일이지만, 오피스 365 서비스를 이용하면 아주 쉬워집니다.
오피스 365가 인공지능 기술을 어떻게 활용하는지 간단히 알아보았습니다. “기능 개선과 자동화” 그리고 “사용 분석과 인사이트 도출” 2가지가 오피스 365가 인공지능을 활용하는 방향입니다. 이를 통해 사용자가 더 쉽고 편하게 그리고 믿고 쓸 수 있는 똑똑한 비즈니스 생산성 도구로 진화하고 있습니다.
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