[효과적 시간관리] 중요한 일에 더 많은 시간을 투자하는 시간 관리
하버드 경영대학원이 알려주는 “더 중요한 일에 더 많은 시간을 투자하는 방법 5가지”
많은 개인들이 그리고 한 단계 더 나아가 그림을 크게 보면 거의 모든 조직과 기업들이 생산성을 높이기 위한 다양한 노력과 투자를 하지만 의미 있는 결과를 얻는 것은 쉽지 않다는 것이 현실입니다. 조직들의 노력과 투자에도 유의미한 결과를 만드는데 실패하는 주된 이유 중 하나는 이런 노력과 접근이 조직 전체를 대상으로 진행된다는데 있습니다. 한 개인의 행동과 방식을 바꾸는 것도 쉽지 않는데, 조직의 변화를 유도하는 일은 얼마나 힘들겠습니까?
하버드 경영대학원이 제시하는 방법은 조직 전체를 대상으로 하는 것보다 조직원 개개인의 작은 부분들을 수정하는 것이 실현 가능성이 높으며 구체적인 결과로 이어질 가능성 역시 높아진다는 논리에서 출발합니다. 단적인 예로 하버드의 실험 결과에 의하면 지식근로자들의 40%이 중요도가 낮은 일에 시간을 소비하고 있다고 합니다. 이 개인들의 업무 조정과 시간 관리를 통해 약간의 개선만 이루어져도 명확한 효율성 개선이 일어날 수 있는 것이죠.
하버드 경영대학원이 실험을 통해 얻은 내용을 토대로 제시한 “더 중요한 일에 더 많은 시간을 투자하는 방법 5가지” 방법을 여러분과 공유합니다.
1단계: 개인 업무에서 제거해도 무방한 중요도가 낮은 활동들을 파악한다.
방법:
* 가능한 상세하게 업무를 정의한다. (예. 이메일 이용 시간 –> 업무 담당자들에게 업무 지시를 하는 이메일 작성 시간 )
* 해당 활동이 회사 사업에 기여하는 비중 (높은/ 중간/ 낮음/ 없음/ 부정적인 효과 등으로 구분 가능)
* 해당 활동의 우선 순위 (매우 중요/ 오늘 처리 필요/ 오늘처리하면 좋음/ 시간이 나면 처리/ 무시해도 되는 활동으로 구분 가능)
* 해당 활동을 통해 개인이 얻는 가치 (가장 중요한 업무/ 재미있음/ 좋기도 하고 나쁘기도 함/ 약간 피곤한 업무임/ 내가 싫어하는 업무 등으로 구분 가능)
* 해당 활동의 아웃소싱이 가능한가 (나만 처리할 수 있음/ 내 기술을 이용해 다른 사람이 수행하면 최상의 결과가 나옴/ 잘 관리하면 아래 직원이 수행해도 무방/ 외부 직원이나 아래 직원이 수행 가능한 수준의 활동/ 진행하지 않는 것이 더 나음)
* 여러분이 직접 수행해야 하는 업무와 다른 사람에게 배정하거나 중단해도 되는지 여부
2단계: 파악된 업무들을 아웃소싱(권한위임) 혹은 중단할 방법을 결정
방법:
3개 영역으로 활업무 활동을 분류한다
* 바로 중단해도 무방한 활동
* 최소의 노력으로 업무 부담을 줄일 수 있는 업무 활동들
* 새롭게 재구성이 필요한 업무 활동 등
이 업무들을 외부에 아웃소싱 하거나 다른 인원들에게 할당을 하는 것을 목표로 해서 진행
3단계: 업무 부담을 줄이기 위한 권한위임 (가장 힘든 부분)
이 부분을 실행하기 위해서는 최적의 인원들을 선정하고 이들에 대한 교육 투자가 필요함.
이 실험에 참가한 사람들의 피드백을 분석해 보면, 상당히 힘든 부분들이 많았고 직원들의 역량을 파악하고 관리하는 일이 힘들었다고 함. 그러나 시험 결과를 분석해 보면, 업무의 권한 위임이 매우 가치 있는 일임을 파악할 수 있었음. 긍정적 결과가 나타난 주요 이유들은:
* 업무를 권한 위임한 사람들: 업무 부담 감소로 인한 스트레스 감소와 여유 시간의 확대 그리고 삶의 활력을 찾음
* 업무를 권임위 받은 사람들 (주로 신입사원이나 부하직원들): 업무에 대한 새로운 경험과 기회를 제공받은 것 그리고 이전에는 참여할 수 없었던 업무에 주도적으로 참여하게 된 것에 대해 많은 참가자가 감사하다는 의견을 보임.
4단계: (이전 단계 작업을 통해) 확보된 시간을 투자하기
방법:
이 단계의 목표는 단순히 효율성을 높이는 것이 아니라 추가 시간을 어떻게 효율적으로 사용할 것인가에 있다. 따라서 앞 단계의 작업들을 통해 새로 확보된 시간은 현재 하는 일 중에서 가장 중요한 일에 투자되어야 한다. 예를 들어 다음과 같은 업무에 재투자될 수 있다. 물론 개인별로 분야는 달라질 수 있다.
* 아래 직원들을 위한 업무 코칭
* 사업 및 부서 전략의 세분화 및 다듬기
* 주요 고객 미팅 확대 및 의견 청취
* 가족과의 여가 시간 확대 등
5단계: 목표를 다른 사람들과 공유하라
물론 이 작업은 스스로 설정하고 추구하는 일이지만, 동료나 상사들과 공유를 하는 방법을 통해서 구현 가능성을 높일 수 있다. 이때 어떤 업무를 줄이거나 권한 위임할 것인지 그리고 이유 등을 공유하는 것이 필요하다. 여러분이 가진 목표를 다른 이들과 공유함으로써 여러분이 장애물에 걸렸을 때 상사나 동료가 도와줄 수 있다는 점을 잊지 않기를 바란다.
이 방법의 가치는?
* 생산성을 향상시키는 아주 쉬운 방법
* 조직 구조나 체계를 변경할 필요가 없다
* 프로세스의 재조정이 필요가 없다.
* 비즈니스 모델을 변경할 필요가 없다.
한마디로 요약하면, 가장 빠르게 그리고 적은 비용으로 진행할 수 있으면서 명확한 효과를 얻을 수 있다는 점이 이 방법론의 가치이다.
그리고 마지막으로, 하버드 경영대학원의 방법론에는 없지만 저희 고우아이티가 추천하고 싶은 6번째 방법입니다. 1~5단계의 방법들을 수행하면서 우리는 많은 것을 얻을 수 있습니다. 그리고 사람과 조직의 업무 효율성을 높이기 위해 개발된 업무용 소프트웨어들을 결합하면 그 가치는 더욱 커지게 됩니다. 어떻게 가치가 더 커질까요?
잘 설계되고 만들어진 업무용 소프트웨어를 접목하면 앞에서 언급된 업들을 체계적화 되고 프로세스화 시킬 수 있습니다. 관련된 인원들 누구나 쉽게 업무를 이해하고 실행할 수 있습니다. 이를 통해 사람들이 바뀌어도 조직의 효율성은 지속될 가능성이 높아지는 것이죠. 그런 어떤 소프트웨어 (혹 서비스)가 좋을까요?
클라우드 기반의 오피스 365와 GowIT가 제공해 드리는 GoWorks 그룹웨어가 좋은 솔루션입니다.
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