모든 기업은 구성원 간 협업의 결과로써 유의미한 성과를 거두고 더 높이 성장하길 희망합니다. 이를 위해 기업들은 구성원들의 일정을 관리하고, 문서를 보관/공유하며, 실시간 대화를 돕는 소프트웨어를 도입하기도 하는데요, 이러한 역할을 하는 소프트웨어를 총칭해 우리는 그룹웨어(Groupware)라고 부릅니다.
코로나 팬데믹 시대, 기업 속에 자리잡은 Microsoft 365는 여전히 구성원 간 협업과 소통을 위한 핵심 도구로 적극 활용되는 중입니다. 언제 어디서나 일하도록 문서 작성은 물론이고, 문서 보관 및 공유, 일정 관리, 메시지 전달 및 협업을 위한 소통에 이르기까지 전통적인 그룹웨어의 역할까지도 훌륭히 소화하고 있습니다. 전용 그룹웨어 도입 시 떠안아야 했던 경제적 부담도 제로에 가까워 기업의 만족도는 더욱 높다고 하죠. ‘생산성 끝판왕’이라는 대중의 평가로 이어지는 것이 당연한 결과로 받아들여지는 데 여러분의 생각은 어떠신지요?
[그림 1] 중소기업들이 많이 사용하는 Microsoft 365 Business Premium은 업무 생산성을 위한 오피스 앱 이외에 문서 보관 및 공유, 실시간 대화를 위한 다양한 기능을 모두 제공한다(출처: 고우아이티)
하지만 아무리 훌륭한 제품/서비스라도 100% 만족은 있을 수 없죠. ‘옥에 티’라도 있기 마련이니까요. Microsoft 365의 경우엔 국내 기업들이 원하는 규격화된 전자결재 미지원이 옥에 티입니다. 기술 장벽이 아닌 문화적 차이에 의한 미지원이라는 점에 공감한다면서도 한국 기업에게는 필수 기능을 사용할 수 없다는 점 때문일 것입니다. 전자결재를 위해 덩치 큰 그룹웨어를 추가로 도입하기 위해 떠안아야 하는 경제적 부담도 아쉬움을 키우는 요인으로 작용했을 것이고요.
GoWorks 전자결재는 이러한 고민에 놓인 기업들에게 효과적인 대안이 될 것입니다. 기존에 도입한 Microsoft 365의 모든 기능을 이용하면서 미지원하는 규격화된 전자결재만 완성도 높게 적용하되, 경제적 부담은 최소화할 수 있으니까요. Microsoft 365와 단일 제품이라고 봐도 무방할 정도로 매끄러운 통합을 제공함으로써 기업들이 희망하는 업무 효율 향상에도 탁월한 효과를 거둘 수 있으리라 확신합니다. Microsoft 365와 고웍스를 함께 사용 중인 기업이 850여 개에 이른다는 점은 이들의 결합이 제공하는 시너지 효과를 짐작하기에 부족함이 없다고 생각합니다. 달라진 시대, 완벽한 그룹웨어로 진화 중인 Microsoft 365의 마지막 퍼즐인 ‘전자결재’ 분야를 대표하는 GoWorks를 집중 탐구해 보는 콘텐츠를 준비해 봤습니다.
GoWorks,
Microsoft 365가 제공하지 않는 규격화된 전자결재 보완 위해 탄생
고우아이티가 Microsoft 365 기반 전자결재 GoWorks를 선보인 지도 10년이 훌쩍 지났습니다. 중소기업의 디지털 전환을 돕기 위해 경쟁력 있는 그룹웨어를 공급하겠다는 목표를 갖고 있던 고우아이티가 전자결재에 주목한 이유는 무엇이었을까요?
당시 공급 중인 Microsoft 365가 제공하지 않는 기능이지만 시너지를 낼 수 있어야 하고, 그룹웨어의 필수 기능이면서 활용도가 높아야 한다는 점을 예의주시하면서 그룹웨어로서 갖춰야 할 주요 기능에 대한 고민을 시작했습니다.
사용자 인식: 그룹웨어는 조직의 구성원 모두가 참여해야 하는 시스템입니다. 따라서 개인을 식별하는 사용자 인식은 보안, 개인화된 UI, 추적 및 책임, 효율적인 협업 등에서 매우 기초적인 기능입니다.
조직 관리: 개인을 특정한 단위로 구분한 후 알맞은 권한을 부여하는 기능입니다. 하나의 기준이 아닌 목적에 따라 다양한 구분이 가능해야 하며 많은 구성원들을 쉽게 찾아내는 기능을 제공합니다.
메시지 전달: 팀원 간 소통, 협업 강화, 원격 근무 지원 등 여러 면에서 조직의 업무 효율성과 생산성을 크게 향상할 수 있으며, 명확하고 신속한 의사결정과 메시지 기록을 보관할 수 있습니다.
문서 관리: 팀원들이 생산하는 회사의 문서 관리는 매우 중요합니다. 작성된 문서는 회사에서 지정한 위치에 보관되어야 하며 문서의 기한 및 버전이 관리되어야 합니다. 또한 특별한 문서는 격리되어 접근 권한이 통제가 되어야 하고, 외부 유출이 필요한 경우에는 승인 절차를 통해 반출될 수 있도록 합니다.
일정 관리: 그룹웨어는 특정 조직 단위에서 사용하는 특성상 팀원 간 일정 공유, 회의실 예약과 같은 일정 관리는 개인과 팀의 시간을 효율적으로 관리하고, 협업을 강화하는 조직 문화 형성에 중요한 요소입니다.
전자결재: 규격화된 절차와 양식을 기반으로 문서를 작성하고 상신하여 승인받은 문서의 근거를 확보하는 국내의 업무 방식을 디지털화한 전자결재는 승인된 회사의 문서를 관리 보관하는 역할만으로 설명이 충분한 요소로써 시간과 공간의 제약없이 업무를 볼 수 있는 업무 효율성을 극대화합니다.
이 과정을 통해 Microsoft 365에 지원하지 않는 유일한 기능이 규격화된 전자결재임을 파악할 수 있었고, 실제 고객들이 절실히 원하는 기능이라는 점을 직접 확인한 것이 제품 개발에 나서는 결정적 계기가 됐습니다.
10년이 지난 지금도 고우아이티는 한우물을 파는 ‘선택과 집중’ 전략을 이어가고 있습니다. 달라진 고객의 눈높이와 요구 사항에 맞춰 UI는 세련되지고 전자결재 기능은 더 강력해졌지만 전자결재 이외 기능에 눈 돌리지 않았습니다. 여타 그룹웨어들처럼 중복된 기능들을 담을 수도 있었지만 기능의 중복이 개발사에게는 개발 원가 상승으로, 사용자에게는 도입 비용의 증가를 유발하는 만큼 반드시 지양해야 한다는 경영진의 판단이 확보했기 때문입니다.
그 결과, 고웍스는 Microsoft 365와 매끄러운 통합을 이뤄 Microsoft 365의 일부처럼 동작하는 현재의 모습을 갖출 수 있었습니다. Microsoft 365 계정으로 로그인해 결재 문서의 작성, 전송, 보관, 검색이 Microsoft 365 내에서 이뤄지도록 하고, Microsoft 365와 동일하게 시공간의 제약 없이 언제 어디서든 인터넷 접속이 가능한 환경에서 문서를 작성하고, 결재를 진행하며 진행 상황을 점검할 수 있습니다. 서비스 가용성을 중요시 하는 고객들의 요구에 따라 설치형 전자결재를 확보할 수 있게 됐고, 공유형 전자결재도 내년에 선보일 계획을 갖고 있습니다.
모든 기업에 필수적으로 필요한 기능만을 기본으로 담고 기업별로 상이한 조직이나 결재선 지정 등은 설정을 통해 쉽게 변경하도록 관리의 용이성도 강화할 수 있었습니다. 당장 사용하지 않아도 되는 기능 대신 필수 기능만을 담아 합리적인 가격에 제공함으로써 합리적인 소비를 원하는 많은 기업들로부터 호응을 얻을 수 있었고, 기업의 성장 단계에 따라 결재 업무를 확장해 나가도록 다양한 옵션과 부가서비스를 제공할 수 있었습니다.
GoWorks는 Microsoft 365와 함께 사용할 경우 시너지가 올라가는 가장 이상적인 그룹웨어를 제공하고 있다고 자신합니다. Microsoft 365에서 제공하고 있는 팀즈, 전자메일, 문서 관리, 일정 관리 등의 기능을 최대한 활용하고 국내 환경에서 요구하는 규격화된 전자결재 기능인 GoWorks를 결합함으로써 유사기능에 대한 중복 투자를 피하도록 해 합리적인 소비를 제안하고 있다고 생각하고 있습니다. 그뿐만이 아니라 이와 같은 선택은 지속적으로 고도화되는 IT 환경의 변화들 즉, 클라우드 환경으로의 전환 또는 다양한 외부 공격에 따른 보안 대처 그리고 Copilot과 같은 변화에 기업들이 자연스럽게 대응할 수 있는 방법을 제공할 수 있다고 판단하고 있습니다.
|
|
GoWorks |
Microsoft 365 |
일반 |
메인 화면 |
○ |
|
사용자 인식 |
|
○ |
|
조직도 관리 |
○ |
|
|
다국어 지원 |
○ |
○ |
|
메일 |
전자메일 |
|
○ |
자동분류 |
|
○ |
|
메일 회수 |
|
○ |
|
부재중 응답 |
|
○ |
|
일정관리 |
일정기록 |
|
○ |
일정공유 |
|
○ |
|
반복일정 |
|
○ |
|
메시징 |
개별 메시징 |
|
○ |
팀단위 메시징 |
|
○ |
|
비공개 메시징 |
|
○ |
|
문서 관리 |
저장공간 |
|
○ |
문서조회 |
|
○ |
|
협업작성 |
|
○ |
|
버전관리 |
|
○ |
|
전자결재 |
결재문 작성 |
○ |
|
결재선 지정 |
○ |
|
|
재기안 |
○ |
|
|
결재선 개인화 |
○ |
|
|
일괄 결재 |
○ |
|
|
미결재 알림 |
○ |
|
|
게시판 |
게시물 작성 |
○ |
○ |
게시물 검색 |
○ |
○ |
|
첨부파일 |
○ |
○ |
|
모바일 |
메일 |
|
○ |
일정관리 |
|
○ |
|
문서관리 |
|
○ |
|
전자결재 |
○ |
|
|
메시징 |
○ |
○ |
|
게시판 |
○ |
○ |
다채로운 매력으로 빛을 발하는
GoWorks의 특장점 살펴보기
GoWorks의 가장 큰 매력은 Microsoft 365와 단일 플랫폼으로 봐도 무방할 정도로 매끄러운 통합을 꼽을 수 있습니다. Microsoft 365 단일 계정으로 로그인해 팀즈 내에서 결재, 합의, 부서합의, 참조, 부서참조, 수신, 부서수신, 회람 등 전자결재의 모든 것을 처리할 수 있고, 단일 플랫폼에서 여러 앱이 유기적으로 동작하고 넘나드는 유연성을 제공해 사용자가 여러 업무를 오가며 쉽고 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 지원합니다.
모든 현황을 한눈에 파악하기 좋고 업무 처리에 유용한 UI도 GoWorks의 장점입니다. 고웍스 전자결재 최신 버전인 GoWorks Pro 3.5 대시보드 화면을 보시면 쉽게 이해하실 수 있을 것입니다. 결재 현황, 최근 게시물, 휴가 현황, 공지사항 등을 한눈에 파악하기 매우 용이하고, 타 앱으로의 쉬운 전환도 지원합니다. 우측 영역에 있는 조직도 또는 검색 기능을 활용해 담당자와 바로 채팅을 할 수도 있으며 진행 상황에 대한 실시간 알림도 확인할 수 있습니다.
GoWorks는 쉽고 간단하게 기업 맞춤형 전자결재 시스템 기능 구현이 가능합니다. 고웍스는 기업 내 전자결재를 위해 결재, 합의, 부서합의, 참조, 부서 참조, 수신, 부서수신 등의 기능을 다양하게 제공하는데 기업 환경에 맞게 기능을 활성화하고 설정을 달리할 수 있습니다. 또 법령과 사내 운영 규칙에 따라 휴가를 설정할 수 있도록 유연한 휴가 관리도 지원합니다.
GoWorks는 Microsoft 365의 보안 기능을 활용할 경우 소중한 자산 보호에 매우 탁월합니다. 전자결재 상에서 작성되는 문서에는 직원 개개인의 정보와 민감한 정보가 담겨 있죠. 결재 문서의 보안 등급에 맞게 권한 관리를 적용, 중요 문서에 대해 안전하게 보호할 수 있습니다. 또 기업이 안정적인 서비스를 유지할 수 있도록 전문 인력으로 구성된 고우아이티 프리미엄 서비스를 이용하는 것도 가능합니다.
GoWorks는 디바이스 제약 없이 즉각적인 업무 처리를 지원합니다. 외근과 출장이 잦은 경우에도 등록한 디바이스로 실시간 결재 알람을 받은 사용자는 시간, 장소, 디바이스 제약없이 실시간 결재를 할 수 있어 불필요한 대기 시간을 최소화할 수 있습니다.
GoWorks는 기업 성장 단계와 용도에 맞는 전자결재 시스템을 꾸릴 수 있도록 ERP 연동, 계정/그룹/조직도 관리 자동화, 문서 뷰어 서비스, PDF 아카이빙, PDF 뷰어, 비용 정산 등 다양한 부가서비스를 함께 제공합니다.
ERP 연동 : 고웍스는 ERP, 영업관리 등의 레거시 시스템과 연동을 위한 표준화된 인터페이스를 제공해 연계 업무의 자동화, 중복 작업의 제거, 데이터 및 자료의 정확도를 올리도록 지원합니다.
계정/그룹/조직도 관리 자동화 : ERP 인사 정보를 기반으로 자동화된 입, 퇴사자 관리와 그룹정보, 조직도 관리를 제공해 관리 편의성 향상, 조직도 기반 사용자 검색 등 편리한 메일 사용을 구성하도록 지원합니다.
PDF 뷰어: 전자결재 시 첨부된 파일 다운로드로 인한 보안 사과 발생을 미연에 방지하도록 첨부 파일을 이미지와 HTML로 자동 변환해 브라우저에서 바로 조회하도록 지원합니다.
PDF 아카이빙: 결재 완료된 문서를 PDF로 변환 및 저장하여 결재문서에 대한 디지털 자산화해 내외부에 공유하도록 지원하고 보존 연한이 반료된 문서나 효력이 상실한 문서의 이관이나 삭제, 결재 완료된 문서의 보관 등을 위한 편의성을 제공합니다.
비용 정산: 사용자들의 비용 정산 입력을 최소화해 업무 간소화 및 효율성을 향상하고, 오입력 방지로 ERP 연동 등 시스템 인터페이스에 대한 데이터 신뢰성을 향상해 사용자에게 편의성을 제공할 수 있습니다.
바이오벤처에서 제조기업까지…
850여 개 기업은 이미 ‘GoWorks 사용 중’
GoWorks의 다양한 장점과 특징을 살펴보았습니다. 많은 기업들이 전자결재를 위해 GoWorks를 선택해 사용 중인데요, 다음의 대표적 사례를 통해 GoWorks 활용 노하우를 얻어가시길 바랍니다.
l IT, 바이오·제약 등 기술집약적 기업인 G사
바이오 스타트업 G사는 경쟁력 강화와 업무 생산성 향상을 위해 하이브리드 워크플레이스가 가능한 사내 시스템을 구축하고 업계 필수 요건인 품질보증 기반 전자기록물 시스템 확보를 목표로 고우아이티의 올인원 협업 솔루션인 GoWorks 365(Microsoft 365와 GoWorks)를 도입했습니다. 경제적 부담이 큰 자체 구축 방식 대신 상용 서비스의 활용을 통해 문제를 해결하기로 하고 검증된 사용 서비스를 자사의 정책에 맞도록 일부 기능을 최적화하는 과정을 거쳐 바이오 스타트업에 필요한 전자기록물 시스템과 사내시스템을 확보할 수 있었습니다. 합리적 비용으로 효율적이고 문서 관리는 물론, 기본 제공되는 오피스 앱과 온라인 협업을 모두 담은 팀즈(Teams) 기반 사내 시스템으로 개편해 직원들의 업무 효율성을 크게 높였습니다. 바이오텍 분야에서 중요한 지적 자산의 보호를 위해 글로벌 수준의 보안 체계를 갖춘 전자기록물 관리 시스템을 합리적인 비용으로 구축할 수 있게 돼 효율적인 문서 관리와 내/외부 보안 위협에 민첩하게 대응하는 체계를 마련해 크게 만족하고 있습니다.
l 제조기업 W사
제조기업인 W사는 Office 365 도입과 함께 전통적인 방식의 결재 프로세스 개선을 위해 GoWorks를 함께 도입했습니다. GoWorks 도입 후 담당자는 제공 템플릿 중 적합한 양식을 선택해 내용을 입력하고 결재선 지정 및 상신 버튼을 누르는 간단한 작업으로 즉시 결재를 시작할 수 있게 돼 인적, 물적 비용을 절약할 수 있었습니다.
또한 결재 완료된 파일들이 창고나 책장 대신 기안함에 저장되어 관리되고 사용자는 기간별, 기안자별, 제목별로 문서 찾기가 쉬워져 문서 검색에 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있었던 것도 GoWorks 도입 후 달라진 변화입니다.
기업 생산성을 정점으로 끌어올리길 원한다면,
‘GoWorks x Microsoft 365’
지금까지 그룹웨어의 중요한 한축을 담당하는 전자결재로서 GoWorks를 집중적으로 살펴봤습니다. Microsoft 365와 함께 사용해 기업 업무의 처음과 끝을 디지털 프로세스로 전환할 경우 직원들은 언제 어디서나 문서를 작성하고 메일을 확인하며, 다양한 도구를 이용해 온라인으로 협업하며, 한국 고유의 업무 문화인 전자결재까지도 대기시간 없이 신속하게 처리하는 것이 가능해집니다. 불필요한 일에 투입되는 시간을 핵심 업무에 재배치함으로써 기업들이 지향하는 생산성 향상에 기여할 수 있음을 마지막으로 강조하며 오늘을 콘텐츠를 마칠까 합니다.
우리 기업에 맞는지 전자결재를 체험하길 원하신다면 지금 바로 무료체험을 신청하세요. 직접 경험하고 결정해도 늦지 않습니다. 여러분들의 체험 신청이 큰 힘이 된다는 말씀을 드리며 오늘의 콘텐츠를 마치겠습니다. 이상 고우아이티였습니다.
GoWorks 무료체험 – 고클라우드 (gowit.co.kr)
클라우드 전문기업 GowIT는
기업환경에 최적화된 클라우드 서비스와
GowIT고객사를 위한 차별화된 기술지원 서비스를 제공합니다.
상담 문의