[오피스365] 자동화 워크플로우 서비스, MS Flow 알아보기

업무를 처리하다 보면 매번 동일한 방법으로 처리해야 하는 일들이 있습니다. 어렵지는 않지만 귀찮은 일 혹은 중요하지만 조금만 바쁘면 빠트리는 일들과 간단한 일이지만 횟수가 많아서 힘든 일 등… 그리고 휴가 신청 등과 같이 증빙이나 문서화가 필요한 일들이 의외로 많죠. 이런 경우를 대비해서 만들어진 서비스가 자동화된 워크플로우라고 할 수 있습니다. 이 워크플로우 기능을 이용하면 정기적, 반복적으로 처리해야 하는 그러나 처리 방식은 동일하거나 유사한 업무의 능률을 올리는데 큰 도움을 받을 수 있습니다.

이제 어렵게 설명 안 해도 많은 분들이 알고 있는 가장 유명한 클라우드 서비스인 MS 오피스365에도 자동화된 워크플로우 기능이 있습니다. Microsoft 플로우 (Flow)는 사용자들이 자주 사용하는 오피스365의 앱 (원드라이브, 원노트, 스카이프 등)과 서비스 사이에 자동화된 워크플로를 설정해서 앱들이나 오피스365 서비스들간에 필요한 파일 동기화, 알림 수신, 데이터 수집 등의 작업을 처리해줍니다.

오늘은 그 중에서 SharePoint 팀 사이트에서 Flow를 활용하여 승인 프로세스를 구현하는 내용을 다뤄 보겠습니다.

1. SharePoint에서 Flow를 사용할 목록을 만들거나 목록으로 이동하여 흐름 만들기를 선택

2. 오른쪽에 새로운 구역이 나타나면 새 항목이 추가될 때 승인 전자 메일 전송을 클릭

3. 권한을 확인한 후에 계속 단추를 클릭

4. 승인처리를 할 사용자를 Send approval email 항목에 입력

5. 승인 결과에 따라 다음 작업을 지정

6. 작업을 모두 생성하였으면 흐름 만들기를 클릭

생성 시간은 약 1~2분 정도 소요됩니다.

7. 다시 Flow를 생성한 목록으로 돌아와 새 항목을 생성

8. Flow에서 승인자로 지정한 사용자에게 메일이 발송되고 해당 사용자는 승인/반려 가능

9. 항목을 생성한 사용자는 결과를 메일을 통하여 확인할 수 있습니다.

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