[오피스 365] 오피스365, IT운영과 라이선스 관리의 어려움을 없애줍니다!

IT부서에서 책임져야 하는 소프트웨어 라이선스는 그 종류도 많고 제품마다 정책도 달라서 관리자의 속을 태우는 경우가 꾸준히 늘고 있습니다. 기업이 사용하는 SW 라이선스를 관리하는 것은 중요한 일이지만 이로 인해 IT부서 및 관리자들의 스트레스과 주름살이 같이 늘고 있습니다. 그럼 좋은 대안이 없을까요? 오늘은 그 이야기를 해볼까 합니다. SW라이선스 관리의 전략적인 내용이 필요하시면 아래 링크를 참조하셔도 좋을 듯 합니다.

관련 블로그 링크: http://gowit_sps.blog.me/221229651928

지금까지 표준 방법처럼 이용되어 온 패키지 방식의 SW라이선스 관리의 어려움과 복잡도는 경험해 보신 분들은 잘 알겁니다. 그래서 기존 방식의 이슈들을 먼저 정리해 보았습니다.

첫 번째 이슈는 역시 “비용”입니다. 기업 규모, SW 특성 및 종류 그리고 사용 인원에 따라 달라질 수 있지만 많은 SW는 초기 투입해야 하는 비용이 높습니다. 많은 경우 몇 십억원을 상회하는 경우도 어렵지 않게 볼 수 있습니다. 건강한 현금 흐름 (Cash flow) 구조를 확보해야 하는 기업 입장에서는 쉬운 일이 아니죠. 그리고 주기적으로 SW 업그레이드를 위한 비용이 발생합니다. 초기 도입 비용보다는 적다고 하지만 대부분 초기 도입 비용은 60% 이상의 비용이 발생합니다.

그 다음 문제는 “운영 및 관리”의 어려움입니다. 시간이 지나면서 한 SW의 버전도 여러 가지가 됩니다. 각 버전마다 운영 환경, 호환성 및 문제 발생 패턴이 달라서 사용자뿐만 아니라 IT부서와 담당자들이 많은 고생을 합니다. 그래서 IT부서원들은 고생은 하면서도 좋은 소리 한 번 커피 한 잔 대접 받기 어려운 경우가 참 많습니다. ㅠㅠ 슬픈 현실이군요. 운영.관리상의 또 다른 문제는 HW 장비 교체 시에 자주 발생합니다. 장비 교체를 하면 새롭게 SW를 배포하고 설치해야 합니다. 보통 힘든 일이 아니죠. 그리고 관리가 안 된 경우에는 사용하던 장비에 설치되어 있던 SW라이선스가 같이 폐기되어서 또 구매를 해야 하는 경우도 생깁니다.

기존의 패키지 SW의 경우 1개의 장치에서만 사용이 가능한 경우가 많습니다. 그래서 요즘 같은 세상에도 모바일 및 협업 환경의 구현이 어려운 경우가 생깁니다. 지금까지는 고맙게 잘 사용해 왔지만, 참 아쉬운 부분들이죠. 위에서 언급된 이런 문제들을 해결할 수 있는 아이디어가 없을까요? 다양한 방법이 있을 수 있겠지만, 저희가 권고해 드리고 싶은 것은 클라우드 서비스를 도입하는 겁니다.

클라우드 서비스 도입을 위한 전략과 우선 순위 정하기
기업이 사용하는 SW는 많습니다. 기존의 SW를 모두 클라우드로 전환하는 것은 현실적이지도 않고 좋은 전략도 아니죠. 클라우드로의 전환을 위한 전략과 우선 순위 수립이 필요합니다. 전환 단계에서 발행할 문제점과 시행 착오를 최소화하면서 비지니스를 보호하고 필요한 역량을 얻기 위해서는 단계별 접근이 좋을 것 같습니다. 그리고 각 단계별로 달성해야 할 목표와 업무 대상들의 우선 순위들을 정하고 그에 따라 인력과 예산을 전환하는 것이죠.

클라우드에 전환에 가장 적합한 분야는?
이런 질문을 던져보면 어떨까요? “기존의 패키지 SW 관련해서 가장 많은 일과 문제가 생기는 대상은 무엇인가?” 그리고 두 번째 질문은 “안정성과 운영성 그리고 보안이 증명된 클라우드 서비스는?” 세 번째 질문은 “클라우드로 가면 우리 회사가 얻을 수 있는 가치가 명확한가?” 입니다.

그럼 각 질문에 대해 답을 정리해 볼까요? 1번째 “가장 많은 일과 문제가 생기는 대상은?” 
아마도 거의 모든 IT관리자들의 답변은 “직원들이 사용하는 PC 및 PC용 SW!”일겁니다. 기업이 운영하는 컴퓨터 장비 중 PC수가 가장 많을 겁니다. 당연히 관련 SW수도 가장 많을테고요. 장애 발생 및 사용 지원에 대한 업무가 일등이겠죠. 좀 더 구체적으로 들여다보면, 이메일, MS오피스 및 협업 및 통신 유틸리티 SW 등에 대한 배포와 설치 그리고 지원 업무량이 많을겁니다. 당연히 SW라이선스 관리도 제일 어렵습니다. 종류도 많고 버전도 다 다르고, 심지어 구매처도 다 다릅니다. 파악 안되는 라이선스도 많고 나중에 보면 중복 구매도 생기고 있고.

2번째 “안정성과 운영성 그리고 보안이 증명된 그러면서 라이선스 관리도 편한 서비스는?”
클라우드 서비스는 최근 몇 년간 크게 증가했습니다. 지금도 엄청난 속도로 늘고 있지만 위 질문에서 요구한 사항들을 다 충족하는 클라우드 서비스는 더디게 늘고 있습니다. 하지만 기업의 IT부서들이 가장 많은 시간을 빼앗기고 있는 이메일, MS오피스 및 협업용 SW 들에 대해서는 확실하게 믿고 쓸 수 있는 클라우드 서비스가 있습니다. 2010년부터 서비스에 들어간 Microsoft 오피스 365입니다. 2017년 10월 기준으로 1.2억명의 기업 고객들과 3천만명의 개인 사용자들이 사용 중입니다. 아직까지 단 한 건의 보안 사고도 생기지 않았고 99.9%의 운영성을 보장합니다. 현재도 사용자가 빠르게 늘고 있습니다. 전 세계 100개의 데이터센터를 통해 24시간 서비스되기 때문에 언제 어디서나 사용이 가능합니다. 사용자별로 라이선스를 할당하고 오피스 365포털을 통해 언제든지 현황을 확인할 수 있어서 관리가 참 편합니다. 또한 사용자 증감에 따라 월별로 라이선스를 조정할 수 있기 때문에 불필요한 비용 발생이 없습니다. (오피스 365는 이메일, MS오피스, 스카이프, 클라우드 스토리지 (원드라이브) 등의 서비스를 통합해서 제공합니다.)

클라우드 서비스이기 때문에 SW배포와 설치 작업이 필요 없고 SW 관련한 장애 발생률도 크게 줄어 듭니다. 더불어 해당 서비스의 운영과 관리를 모두 클라우드 사업자 (오피스 365의 경우에는 Microsoft)가 책임지기 때문에 시스템 관리.운영 및 보안에 대한 부담이 사라집니다.

3번째 “우리가 얻을 수 있는 가치는?”
오피스 365는 시스템 구축과 SW 도입을 위한 엄청난 초기 투입 비용이 없습니다. 사용한만큼 월 비용을 내는 방식입니다. 그리고 몇 년에 한 번씩 목돈을 요구했던 업그레이드 비용도 없습니다. 당연히 현금흐름에 긍정적인 효과를 주겠죠.

PC SW배포 및 설치 작업이 필요하지 않습니다. 그리고 운영 및 관리 업무도 확 줄어듭니다. 기분 좋은 소식이죠. 이제부터 IT관리자들은 좀 더 가치있고 중요한 업무에 시간을 투자할 수 있습니다. SW 배포와 설치 그리고 기술지원은 중요한 업무이지만 직원들의 중요한 역량이라고 하기는 힘듭니다. 인공지능의 시대, 직원들이 더 중요한 기술과 역량 확보에 시간을 써야겠죠. 이는 곧 기업의 핵심 역량이 강회되는 것이죠. 물론 SW배포 및 설치에 들어가던 비용도 없어지죠.

MS 오피스 365의 숨은 가치는 보안에 있습니다. 전 세계적으로 1.5억명 이상의 사용자들이 사용하면서도 아직까지 보안 사고가 없는 서비스입니다. 기업들이 개별적으로 이 정도 수준의 보안성을 확보하려면 어느 정도의 비용과 시간을 써야 할까요? 쉽게 답하기 어려운 질문이죠.

기업의 현금 흐름을 개선하면서 IT인력들의 업무 효율성을 높이고 더불어 보안까지 완벽하게…Microsoft 오피스 365를 선택할 때 기업들이 얻게 되는 가치입니다.