[오피스 365] 오피스 365로 업무 효율성을 높이는 4 가지 방법
많은 기업들이 사내 IT 서비스의 완성도를 높이기 위해 많은 비용을 쏟고 있지만, 해당 IT서비스의 복잡도는 줄어들지 않고 낮은 효율성의 문제도 해결하지 못하는 경우가 많습니다. 대부분의 기업들이 가진 이런 과거 경험때문에, IT시스템의 일부 또는 모두를 기업이 자체 관리하는 방식에서 제3자가 관리하는 방식으로의 전환을 검토하는 비율이 빠르게 증가하고 있습니다.
그럼 제 3자가 관리하는 방식, 즉, 관리형 서비스(Managed Service)라고 불리는 IT운영 모델을 통해 기업은 IT 비용을 절감하고 클라우드 서비스, 네트워크 및 데이터 관리 솔루션과 같은 기술들을 유연하고 효율적으로 사용할 수 있다는 장점을 얻게 됩니다. 이런 전략적 선택을 통해 기업의 현업 및 IT 부서의 리더는 조직에게 더 큰 가치를 제공할 수 있는 일들에 더 많이 집중할 수 있게 됩니다.
경제 환경의 변화 및 비지니스 속도의 가속화 등으로 인해, 기업들이 관리형 서비스 방식의IT 서비스 모델을 운영하는 것은 중요한 사업 전략이 되고 있습니다. 몇 년 전부터 크게 증가하고 있는 스타트업 및 기존의 많은 중소기업들은 합리적 비용으로 검증된 관리형 서비스를 제공하는 Microsoft 오피스 365를 통해 관리형 서비스 방식의 IT전략을 활용할 수 있습니다. 관리형 서비스를 SaaS (Service-as-a-Service)와 결합시킨 기업들은 더 높은 수준의 생산성을 달성하고 있다는 사실들이 다양한 방식으로 증명되고 있기도 합니다. 생소한 분들도 있겠지만, 클라우드 서비스가 시장에 출시된 지 벌써 10년이 넘었기 때문에 어찌보면 당연한 일인 것이죠.
그래서 오늘 블로그에서는 ‘클라우드형 응용 프로그램’ 및 ‘다양한 생산성 서비스’를 제공하는 오피스365를 활용해 더 많은 업무 성과를 거둘 수 있는 4가지 방식을 정리해 보겠습니다.
1. 실질적 협업(Collaboration)을 가능케하다.
오피스 365의 ‘그룹(Groups)’은 공동 작업에 적합한 기능으로 조직내 팀이 더욱 효과적으로 협업을 할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어 영업부를 포함한 여러 부서가 참여하는 중요 프로젝트를 리드하는 팀이 통합적으로 프로젝트 문서 관리 및 부서간, 담당자들과 의사 소통을 할 수 있는 필수적 기능과 서비스를 제공합니다. 오피스 365에는 인기가 급상승하고 있는 협업솔루션 MS팀즈를 포함해 비즈니스용 스카이프와 야머 등이 조직의 실질적 협업을 지원합니다.
2. 완벽한 데이터 보안(Data Security)의 보장
오피스 365에서 제공되는 서비스를 이용하는 기업들은 협업의 장점 외에도 데이터 보호와 관련된 여러 가지 요구 사항을 쉽게 해결할 수 있습니다. 대표적인 것이 개인정보보호법이나 최근에 시행된 유럽연합(EU)의 GDPR(General Data Protection Regulation) 등이죠. 이 같이 새로운 규제나 법규들을 기업 자체적으로 대응하려면 엄청난 비용과 시간이 필요하지만, 오피스 365에는 이미 준비가 다 되어 있기 때문에 기업들이 그냥 이용만 하면 되는 것이죠. 관리형 서비스는 데이터 백업 및 재해복구를 위한 물리적 인프라를 중복적으로 소유하고 유지할 필요를 없애 줍니다. 이것이 기업에게 어떤 의미인지는 잘 아시겁니다. Microsoft 오피스 365 서비스는 Microsoft의 안전한 데이터 센터에서 호스팅 되기 때문에 기업들이 믿고 이용하실 수 있습니다. Microsoft보다 더 완벽한 보안체계를 갖추고 있다는 개별 기업 이야기를 아직은 듣지 못했습니다. 저 개인적으로는 ㅎㅎ
3. IT서비스의 유연성(Flexibility)을 확보하다.
관리형 서비스 제공업체(예, 마이크로소프트)를 통해 기업들은 자사의 업무 환경이나 필요에 따라 IT시스템의 일부 또는 모든 부분을 클라우드 환경으로 이전할 수 있습니다. 오피스 365도 이런 이전 서비스를 동일하게 보장합니다. 기업은 IT시스템 전체를 (1) 클라우드 환경으로 이전하는 방법 (퍼블릭 클라우드) 혹은 (2) 클라우드 서비스를 온-프레미스(On-Premise) 처럼 전용으로 구축하는 방법 (이를 프라이빗 클라우드라고 합니다.) 그리고 (3) 퍼블릭 클라우드와 프라이빗 클라우드를 같이 활용하는 하이브리드(Hybrid)클라우드 방식 중 가장 적합한 방법을 선택할 수 있습니다. 선택 기준은 자사 IT환경과 업무 필요를 정확하게 분석하는 데서 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 일부 직원이나 부서 (예, 고객응대 부서나 콜센터 등)는 클라우드로 이전하지만, 연구 및 개발부서는 경우에는 컴플라이언스 또는 운영상의 이유로 내부 시스템만 사용하도록 설정할 수 있습니다.
4. 모바일(Mobility)은 선택이 아니라 필수!
오피스 365를 사용하면 직원들이 회사 사무실이 아니어도 언제 어디서나 자신이 필요한 업무 데이터와 문서에 접근할 수 있습니다. 언제 어디서나 접근이 가능하기 때문에 기업의 구성원들은 PC, 모바일 장치 및 브라우저 등 다양한 업무 기기와 환경에서 동일하게 업무를 진행할 수 있습니다. 이것이 작게는 직원 한 명의 생산성을 높이고 한 발 더 나아가 부서와 조직 전체의 역량을 높이는 좋은 방법입니다.
오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의
고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장
02-462-5365 | gocloud@gowit.co.kr
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