안녕하세요. Outlook Copilot 활용법에 이어 오늘은 “Teams Copilot 활용 전략”을 준비했습니다.

마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)는 채팅, 회의, 파일 공유 등 다양한 기능을 통해 팀 간 협업을 체계적으로 지원하는 대표적인 협업 플랫폼으로 자리 잡았습니다. 디지털 전환이 가속화되면서 많은 기업들은 이메일뿐 아니라 여러 협업 도구를 적극적으로 도입하고 있지만, 실제 업무 현장에서는 여전히 회의록 작성, 대화 내용 검색, 후속 작업 정리 등 많은 부분을 수동 처리에 의존하고 있습니다.

특히 중소기업의 경우 제한된 인력과 리소스 때문에 이러한 비효율이 곧 생산성 저하로 이어질 가능성이 높습니다. 예를 들어, 회의가 끝난 뒤 누군가는 시간을 들여 회의록을 정리해야 하고 중요한 메시지를 놓치지 않기 위해 방대한 채팅 기록을 직접 확인해야 하는 상황도 발생합니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 코파일럿(Copilot)은 Teams 환경에서도 AI 기반의 업무 지원 기능을 폭넓게 제공하고 있습니다. 단순한 자동화 기능을 넘어 사용자의 업무 맥락을 이해하고 필요한 정보를 실시간으로 제시하거나 메시지를 더욱 명확하고 효과적으로 작성하도록 돕습니다. 또한 회의 중 실시간 요약을 제공하고, 참석하지 못한 회의도 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 지원함으로써 바쁜 일정 속에서도 생산성과 효율성을 높여줍니다.​

간단한 소개만으로도 이전에 번거롭고 반복적이던 업무에서 한층 자유로워진 것 같지 않으신가요?^^
오늘 포스트에서는 Teams Copilot의 핵심 기능, 실제 업무에 바로 적용 가능한 활용 전략, 그리고 놓치면 아쉬운 예시 프롬프트까지 알차게 준비했습니다.

여러분의 업무 생산성을 한 단계 끌어올릴 다양한 인사이트를 얻어가시길 바랍니다. 🙂

| 1️⃣ Copilot Chat
   👉 무료 챗봇 기능 활용하기

Microsoft 365 Copilot 라이선스를 구독하고 있지 않은 일반 사용자도 Teams에서 Copilot의 챗봇 기능을 무료로 사용할 수 있습니다. 비록 무료 기능이지만 기본적인 웹 검색은 물론, 업로드한 문서를 요약·검토하거나 초안을 작성하는 등 다양한 방식으로 업무에 활용할 수 있습니다.
또한, 별도의 브라우저를 열 필요 없이 Teams 내에서 바로 Copilot을 실행할 수 있기 때문에 필요한 순간마다 빠르고 매끄럽게 업무 처리가 가능합니다. 이는 단순한 편의성을 넘어 일상적인 작업의 효율을 크게 향상시키는 요소가 됩니다.

✅ How to Use

① 좌측 메뉴의 Copilot 앱 아이콘 또는 채팅 탭의 Copilot Chat으로 이동합니다.

만약 Copilot 앱 아이콘이 보이지 않을 경우, [더 많은 앱 보기(…)]에서 Copilot을 검색하여 추가할 수 있습니다.
(앱을 좌측 메뉴에 고정하고 싶다면 마우스를 우클릭하여 고정합니다.)

② 예시 프롬프트를 선택하거나 직접 프롬프트를 입력합니다.

③ 파일을 드래그 앤 드롭하여 첨부하거나 /를 입력하여 파일명을 검색합니다.

💡활용 Tip!

만약 Microsoft 365 Copilot 라이선스를 구독 중일 경우, 업무와 웹 영역이 분리된 환경에서 사람 검색, 이메일 첨부 등 더욱 확장된 Copilot Chat 기능을 사용할 수 있습니다.
업무 영역에서 프롬프트에 “/”를 입력하면 프롬프트에 포함할 수 있는 사람, 파일, 모임, 이메일과 같은 목록이 표시되며, 이 목록 중에서 원하는 항목을 선택하거나 검색합니다. 그런 다음 ‘이번 달에 예정된 홍길동과의 회의 일정을 알려줘’, ‘초안 검토를 요청드립니다. 메일 내용을 요약해 줘’와 같이 프롬프트에 활용할 수 있습니다.

| 2️⃣ 회의 내용 요약
   👉 회의가 끝나면 핵심 내용만 쏙! 정리하고 공유하기

코파일럿(Copilot)은 Teams 회의가 종료되면 자동으로 회의 내용을 구조화하여 요약해 주는 기능을 제공합니다. 단순 녹음이나 자막 생성 수준이 아니라 ‘참석자’, ‘주요 논의 주제’, ‘결정 사항’, ‘후속 조치 항목’ 등을 체계적으로 정리해 주기 때문에 회의 기록의 품질이 한층 향상됩니다.
또한 회의 중 실시간으로 메모를 남겨야 하는 부담을 줄여 참석자들이 논의에 보다 집중할 수 있는 환경을 제공합니다. 특히 회의 참석 인원이 많거나 논의가 길어지는 상황에서는 모든 내용을 정확히 기억하거나 정리하기가 쉽지 않은데, 이럴수록 코파일럿(Copilot)의 자동 요약 기능은 큰 도움이 됩니다.

✅ How to Use

① 회의를 시작하고, 상단 메뉴의 [더 보기(…)] > [녹음/녹화 및 기록]에서 녹음/녹화 시작을 활성화합니다.

② 회의가 진행되면 Copilot을 클릭하여 우측 패널에 회의와 관련된 질문을 할 수 있습니다.
자리를 비우거나 업무 통화를 하는 등 잠시 회의를 놓쳤을 경우, 이 기능을 통해 실시간으로 다시 회의 흐름을 따라갈 수 있습니다.

Copilot의 답변 옆에는 인용 번호가 표시되며, 해당 번호를 클릭하면 대화의 시점과 내용이 표시됩니다.

③ 회의가 종료되면 Teams 채팅창에 [요약 보기] 버튼이 나타나고, 해당 버튼을 클릭하면 Copilot이 생성한 회의 요약본을 확인할 수 있습니다.
요약본은 별도로 복사하여 활용할 수 있기 때문에 만약 회의에 참석하지 못한 팀원이 있을 경우, 요약본을 공유하여 내용을 빠르게 전달할 수 있습니다.

| 3️⃣ 메시지 작성 지원
   👉 전달하고 싶은 내용을 더 명확하게 표현하기

회의나 채팅에서 메시지를 작성할 때, “어떻게 표현해야 할까?”, “더 간결하고 부드럽게 전달하고 싶은데…” 와 같은 고민을 한 번쯤 해보셨을 겁니다.
특히 팀원, 상사, 외부 고객처럼 상대에 따라 말투와 표현 방식을 달리해야 할 때 더욱 신경이 쓰입니다.
팀원에게는 친근하게, 상사에게는 정중하게, 고객에게는 전문성을 담아야 하는 등 상황별 커뮤니케이션은 쉽지 않은 작업이기 때문입니다.
이러한 고민은 이제 코파일럿(Copilot)이 해결해 줍니다. 키워드만 입력해도 자연스러운 문장을 생성하고, 이미 작성한 문장을 더 세련되게 다듬어 주는 기능을 제공합니다. 문장의 길이와 어조도 자유롭게 선택할 수 있어 상황에 맞는 메시지를 손쉽게 작성할 수 있습니다.

• 길이 : 간결하게 / 길게
• 어조 : 일상적인 / 전문적인 / 자신감 있는 / 열정적인
• 사용자 지정 : 원하는 스타일을 직접 입력하여 요청 가능

✅ How to Use

① 채팅, 채널의 메시지 입력창에 메시지를 입력하여 메시지 전체 또는 일부를 선택하고, Copilot 아이콘을 클릭하거나 단축키 [Alt+A]를 누릅니다.

② [재작성] 또는 [조정] 버튼을 선택합니다.
재작성은 기본적인 오탈자와 문법 오류를 수정하고 더 자연스럽고 명확한 문장으로 작성해 주며, 조정은 메시지의 길이와 어조를 직접 선택하여 작성할 수 있습니다.

③ 마음에 드는 메시지가 있으면 [바꾸기]를 클릭하여 적용하고, 마음에 들지 않으면 [재작성]을 요청합니다.

메시지 변경을 여러 번 요청하였을 경우, Copilot의 답변 중에서 원하는 메시지를 선택할 수 있습니다.

💡활용 Tip!

| 4️⃣ 채팅 및 채널 스레드 요약
   👉 놓친 대화도 핵심만 빠르게 파악하기

1) 채팅 요약

일대일 채팅, 그룹 채팅, 모임 채팅 등 다양한 유형의 대화에서 사용할 수 있습니다. 특히 모임 채팅의 경우, 회의가 녹음·녹화되지 않았더라도 대화 기록을 기반으로 요약하기 때문에 모든 대화를 일일이 추적할 필요가 없습니다.

✅ How to Use

① 채팅 목록에서 원하는 채팅을 선택하여 우측 상단의 Copilot 아이콘을 클릭합니다.

② 예시 프롬프트를 선택하거나 직접 프롬프트를 입력합니다.
프롬프트 입력 시 별도의 기간을 지정하지 않을 경우, Copilot은 열려 있는 채팅 스레드의 내용을 바탕으로 최대 30일간의 메시지를 분석해 요약합니다.

③ Copilot의 답변 옆에는 인용 번호가 표시되며, 해당 번호를 클릭하면 원문 메시지로 이동합니다.

2) 채널 스레드 요약

여러 구성원이 참여하는 프로젝트형 채널에서 더욱 빛을 발하는 기능입니다. 1,000자 이상의 긴 스레드도 안정적으로 요약해 주기 때문에 논의가 길어져도 놓치기 쉬운 핵심 내용을 빠르게 확인할 수 있습니다.

✅ How to Use

① 팀 채널 목록에서 원하는 채널을 선택한 후 회신 목록을 펼쳐 새 창으로 이동합니다.

회신 목록이 나열될 정도의 긴 대화가 아닐 경우, 마우스를 우클릭하여 [새 창에서 대화 열기]로 이동합니다.

② 우측 상단의 Copilot 아이콘을 클릭합니다.

③ 예시 프롬프트를 선택하거나 직접 프롬프트를 입력합니다.

④ Copilot의 답변 옆에는 인용 번호가 표시되며, 해당 번호를 클릭하면 원문 메시지로 이동합니다.

필요한 정보를 더 명확하고, 빠르게 그리고 깔끔하게 정리해 주는 이 기능들은 Teams를 활용한 협업의 수준을 한 단계 높여줍니다.

업무가 쉬워지는 Teams Copilot 실전 프롬프트 예시

Copilot이 자동으로 추천해 주는 프롬프트도 있지만 실제 업무에 바로 응용할 수 있는 예시 프롬프트를 준비해 보았습니다.
회의 내용 요약 기능은 회의가 시작되기 전 녹음/녹화를 활성화해야 하는 점, 꼭 잊지 않으시길 바랍니다.🤓
(밑줄 친 내용은 /를 입력하여 사람, 파일, 이메일 등을 프롬프트에 포함(첨부)하는 내용입니다.)

오늘 소개한 Teams Copilot의 다양한 기능들은 반복되는 수작업을 크게 줄이고, 놓치기 쉬운 대화나 결정사항을 신속하게 파악하도록 지원하여 정보 공유와 의사소통을 한층 더 빠르고 명확하게 만들어줍니다. 이는 구성원 개개인의 업무 부담을 완화하는 것은 물론, 조직 전체의 협업 문화와 업무 프로세스에 의미 있는 변화를 가져올 수 있습니다.
다음 포스팅에서는 업무 필수 도구인 Microsoft Office 환경에서 Copilot을 어떻게 활용할 수 있는지 보다 구체적으로 소개할 예정입니다. 많은 관심과 기대 부탁드립니다.😊

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