기업에서 Microsoft 365를 사용하다 보면 다양한 기능만큼이나 다양한 문제 상황을 경험하게 됩니다.
예를 들어 어느 날 갑자기 Office 프로그램을 실행했는데 ‘X‘ 표시가 나타나 파일이 동기화되지 않는 상황을 경험하게 되거나 저장 공간이 부족하다는 알림이 표시되거나 퇴사자의 OneDrive에 남아있는 업무 파일을 어떻게 처리해야 할지 고민에 놓이는 상황도 흔하게 발생하곤 합니다.

​이러한 문제는 처음 겪게 되면 원인을 파악하기도 어렵고 해결 방법을 찾기 위해 여러 자료를 검색해야 하는 경우가 많습니다. 특히 기업 환경에서는 여러 사용자와 장비가 함께 사용되기 때문에 계정 설정, 인증 정보, 동기화 설정, 라이선스 정책 등 다양한 요소가 복합적으로 영향을 미칠 수 있습니다. 실제로 이러한 문제들의 대부분은 특정 설정 충돌이나 인증 정보 문제 또는 동기화 환경 문제에서 발생하는 경우가 많지만 원인을 이해하고 해결 방법을 안다면 복잡해 보이는 문제도 비교적 간단하게 해결할 수 있습니다.

특히 Microsoft 365는 문서 작성, 협업, 메일, 파일 관리 등 여러 업무 도구가 하나의 플랫폼으로 통합되어 있기 때문에 작은 설정 문제나 사용자 환경 차이만으로도 다양한 오류나 사용 문의가 발생할 수 있습니다. 이에 고우아이티는 기업들의 고민을 해결해 줄 수 있는 방법들을 고민한 끝에 Microsoft 365를 사용하는 기업 환경에서 자주 발생하는 질문과 문제 상황들에 따른 해결 방법을 정리한 FAQ 시리즈를 기획하게 되었습니다.

본 주제에 대한 콘텐츠는 총 3편으로 구성되어 있으며, 이번 포스트는 시리즈 중 1편으로 Microsoft 365 운영 환경에서 자주 발생하는 대표적인 질문과 문제 상황을 중심으로 정리해 보았습니다.

이어지는 다음 시리즈에서는 아래 주제들을 다룰 예정입니다.

• Microsoft 365 FAQ 2편 – Mcrosoft Teams 활용 및 운영 FAQ Top 5
• Microsoft 365 FAQ 3편 – Outlook 이메일 사용 및 관리 FAQ Top 5

각 문제 상황에 따른 질문에 대해 문제 상황 → 원인 → 해결 방법(운영 팁) 순서로 설명되기 때문에 Microsoft 365를 사용하는 관리자나 사용자 모두 실제 업무 환경에서 참고할 수 있는 내용이므로 Microsoft 365를 사용하면서 비슷한 문제 상황을 경험했다면 문제 해결에 도움이 되리라 생각합니다.

그럼 가장 먼저 Microsoft 365 FAQ 시리즈 1편인 Microsoft 365 전반에서 자주 발생하는 문제 상황은 무엇인지, 실제 고객들의 질문과 함께 살펴보겠습니다.

| 문제 상황 01. Office 실행 시 제품 인증 오류 발생

 Office 프로그램 실행 시, 제품 인증을 요청하는 메시지가 표시되거나 ‘응답 없음’ 상태가 지속됩니다. 어떻게 조치해야 할까요?

Office 프로그램을 실행하면 다음과 같은 문제가 발생하는 경우가 있습니다. 이러한 문제는 기업 환경에서 특히 자주 발생합니다.

• Office 실행 시 제품 인증 메시지 표시
• 프로그램 실행 후 응답 없음 상태 지속(프로그램 실행 실패)
• 로그인 계정 오류 반복

< ✔️문제 원인 >

Office 인증 오류의 주요 원인은 다음과 같습니다.

1. 이전 Office 버전 충돌
2. 회사 계정 인증 정보 충돌
3. Windows 로그인 정보 오류 (Windows 자격 증명 충돌)
4. Office 계정 레지스트리 충돌
( * 즉, 이전 인증 정보가 남아있는 상태에서 새 계정이 인증될 때 충돌이 발생하는 것입니다. )

< ✔️해결 방법 >

다음 순서로 Office 환경을 초기화하면 대부분 해결됩니다.

📌 Office 완전 삭제 – 프로그램 추가/제거

① 작업 표시줄에서 ‘프로그램 추가/제거’를 검색하여 실행합니다.

② 설치된 모든 버전의 Office 프로그램을 삭제합니다.

📌회사 계정 연결 해제 – 회사 또는 학교 액세스 설정

① 작업 표시줄에서 [회사 또는 학교 액세스]를 검색하여 클릭합니다.

② 연결을 해제하고자 하는 계정을 선택하여 [연결 끊기]를 클릭합니다.

📌 자격 증명 삭제 – 자격 증명 관리자 설정

① 작업 표시줄에서 [자격 증명 관리자]를 검색하여 클릭합니다.

② [Windows 자격 증명]을 클릭한 후, 하단의 목록에서 Microsoft 및 Teams 등으로 되어있는 정보를 각각 선택하여 제거합니다.

📌 레지스트리 초기화 – 레지스트리 설정
이 방법은 Office 인증 충돌을 해결하는 대표적인 조치 방법입니다.

① 작업 표시줄에서 ‘regedit’ 또는 ‘레지스트리 편집기’를 검색하여 클릭합니다.

②​ 컴퓨터 \HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity\Identities 의 경로로 이동한 후 해당 폴더의 이름을 ‘Identities_old’로 변경합니다.

| 문제 상황 02. OneDrive 용량 부족 문제

 OneDrive Plan 1을 사용 중인데 용량이 너무 부족합니다. 용량을 늘릴 수 있을까요?

실제 기업에서 OneDrive 저장 공간을 늘릴 수 있는지 문의를 많이 주십니다. 이 문제는 기업에서 파일 사용량이 많기 때문에 발생하곤 합니다. 이럴 경우 ‘OneDrive Plan 2’ 라이선스를 사용하면 저장 공간을 확장할 수 있습니다. 다만 무제한 용량을 사용하기 위해서는 제약 사항이 있습니다. 해당 라이선스를 최소 5개 이상 구독해야 초기 용량 5TB가 제공되며 이후에는 요청에 의해 증량되는 방식으로 서비스 용량이 제공됩니다.

추가로 OneDrive Plan 2 이용 시 유의하셔야 할 점은, OneDrive는 개인 계정을 통해 실제 업무에 사용하는 파일들을 업로드하는 용도로 무제한 용량을 제공하는 라이선스입니다. 해당 라이선스가 부여된 계정이 개인 계정이 아닌 공용 계정(다수의 사용자가 이용)으로 사용될 경우 계정이 꼬이는 기술적인 문제 이외에도 Microsoft에 용량 증설 요청 시 거절되는 문제를 야기할 수 있습니다.

또한 상기 언급한 용도가 아닌 보관 용도로 한꺼번에 업로드 한 자료(백업 용도) 혹은 다수의 사용자가 한 개의 계정을 통해 공동으로 이용하는 경우, 스토리지 확장 요청을 해도 Microsoft의 확인 절차에 따라 진행 거부될 수 있다는 점 유의하시기 바랍니다.

( 📁 https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/onedrive-for-business-service-description )

​

| 문제 상황 03. Microsoft 365 계정 보안 강화하는 방법

기업 내 계정 보안이 우려됩니다. 보안 강화를 위해 어떤 조치를 취하는 것이 좋을까요?

이 질문은 특히 기업 IT 관리자에게 가장 자주 들어오는 질문 중 하나입니다.

< ✔️문제 원인 >

계정 보안 침해 사고의 대부분이 도난, 취약한 비밀번호, 비밀번호 재사용, 피싱 공격으로 인해 발생합니다. 그중 81%가 취약한 비밀번호로 인해 발생되며 ‘보안 기본값’은 이를 차단하기 위한 가장 기본적인 보호 장치입니다.

< ✔️해결 방법 >

Azure 관리 센터에서 보안 기본값을 활성화하면 다단계 인증(MFA) 강제 적용, 로그인 위험 감지, 기본 보안 정책 적용 등이 자동 적용됩니다. 이 설정만으로도 ID 기반 공격의 99.9%를 차단할 수 있습니다. (보안 기본값을 적용하면 ID 기반 공격의 99.9%를 예방할 수 있어 추가 비용 없이 가장 큰 보안 효과를 얻을 수 있습니다.)

📌 보안 기본값 활성화하기

관리자 계정으로 Microsoft Azure에 접속한 후, [보안 기본값 관리]를 클릭하여 보안 기본값을 설정할 수 있습니다.

📌 디바이스 등록

① https://www.office.com/?auth=2 에 접속하여 로그인합니다.

②​ [다음]을 클릭합니다.

③ 모바일 기기의 구글 플레이스토어 혹은 앱스토어에서 ‘Microsoft Authenticator‘ 앱을 설치한 후, 실행하여 [수락]-[계속]을 클릭합니다.

④ [다음]을 클릭합니다.

⑤ [회사 또는 학교 계정 추가]를 클릭한 후, 아이디와 비밀번호를 입력하고 [로그인]을 클릭합니다.

⑥​ PC에서는 [다음]을 클릭하고, 기기에서는 [취소]를 클릭합니다.

⑦ 추가된 계정을 클릭한 후, [2단계 인증 설정]을 클릭하여 PC 화면에 표시된 QR 코드를 스캔합니다.

⑨ PC 화면에 표시된 숫자를 기기에 입력한 후, [예]를 클릭합니다.

⑩ [다음]을 클릭합니다.

⑪​ [완료]를 눌러 기기 등록을 완료합니다.

< 💡추가 가이드 >

휴대폰 교체 시에는 MFA 재등록 초기화가 필요합니다. 기존에 등록된 디바이스의 정보에 대한 삭제가 필요할 경우 관리자는 다음 경로에서 초기화를 진행할 수 있습니다.

📌 등록된 디바이스 초기화

① 관리자 계정으로 Microsoft Entra 관리 센터에 접속한 후, 좌측 사용자 메뉴에서 다단계 인증을 초기화할 사용자를 클릭합니다.

② [인증 방법] – [다단계 인증의 재등록 필요]를 클릭하여 초기화를 진행합니다.

| 문제 상황 04. 퇴사자 OneDrive 데이터 관리

사용자가 퇴사했는데 OneDrive에 업무 파일이 남아있습니다. 라이선스 유지 비용은 부담되고.. 어떻게 처리하면 좋을까요?

퇴사 후 계정을 바로 삭제할 경우 파일에 접근이 불가하며 업무 자료 손실이라는 문제가 발생할 수 있습니다.
퇴사자가 발생하면 다음과 같은 문제가 생깁니다.

• OneDrive에 업무 파일이 남아있음
• 라이선스 유지 비용 발생
• 후임자가 파일에 접근 불가

< ✔️해결 방법 >

관리자가 OneDrive 접근 권한을 이전하면 해결할 수 있습니다. OneDrive 라이선스가 제거돼도 URL로 접속 시 충분한 권한(퇴사자의 OneDrive 접근 권한 및 파일 액세스 기간)만 있다면 퇴사자의 OneDrive에 접근할 수 있습니다. OneDrive 접근 권한을 관리자 혹은 후임자에게 부여하는 방법은 다음과 같습니다.

① 관리자 계정으로 Microsoft 365 관리 센터에 접속합니다.

② 좌측의 [사용자]-[활성 사용자]를 클릭합니다.

③ 퇴사자의 계정을 클릭합니다.

④ [OneDrive] 탭의 [파일 액세스 권한 가져오기] 항목에서 [파일 링크 만들기]를 클릭하면 URL이 생성됩니다.

⑤ 웹 브라우저를 통해 생성된 URL에 접속합니다.

⑥ 우측 상단의 톱니바퀴 모양 아이콘(설정)을 클릭합니다.

⑦ [OneDrive] 항목의 [OneDrive 설정]을 클릭합니다.

⑧ 좌측 메뉴에서 [추가 설정]을 클릭합니다.

⑨ [접근 권한 관리] 항목의 [사이트 모음 관리자]를 클릭합니다.

⑩ 관리자나 후임자 등 퇴사자의 OneDrive에 접근할 수 있는 권한을 부여할 계정을 입력하고 [확인]을 클릭합니다.

< 💡관리자 팁 >

퇴사자 데이터 관리 관련하여 내부 정책을 만들면 좋습니다.
(예시)

• 퇴사 후 30일 업무 자료 보관
• 관리자 데이터 백업
• 후임자 권한 이전

※ OneDrive는 라이선스 제거 후에도 일정 기간 접근이 가능합니다. 따라서 바로 삭제하기 보다 데이터 이전 후 삭제하는 것이 안전합니다.
※ 내부 정책이 아닌 시스템 상에서 정책을 세팅할 경우, ‘퇴사자 데이터 유지 기한’을 설정하여 운영하는 것이 좋습니다.

| 문제 상황 05. OneDrive 동기화 오류

 OneDrive를 동기화해서 사용 중입니다. OneDrive 아이콘에 빨간색으로 ‘X‘ 표시가 나타나고 있는데 어떻게 해야 하나요?

다음과 같이 OneDrive 아이콘에 빨간색 ‘X‘표시가 나타나는 경우가 있습니다. 이러한 ‘X’아이콘 표시는 해당 경로 내 파일 혹은 해당 파일이 동기화 실패한 것을 의미합니다. (📁관련 기술문서)

< ✔️문제 원인 >

주요 원인은 다음과 같습니다.

• 파일 이름 충돌
• 파일 경로 문제

< ✔️해결 방법 >

이 경우 다른 이름으로 저장하거나 복사본 등을 저장하여 실패한 동기화에 대하여 조치할 수 있습니다. 컴퓨터 우측 하단 트레이의 구름 모양 아이콘(OneDrive)을 클릭하시면 오류가 발생되는 파일이 어떤 파일인지 해당 파일에 대한 조치 안내 문구가 표시됩니다. 안내되는 문구에 따라 파일을 수정하거나 복사본으로 저장 등의 작업을 수행하면 문제가 해결됩니다.

※ 📁아이콘별 동기화 문제 해결 방법과 📁OneDrive 오류 코드의 의미는 링크를 통해 확인 가능합니다.

지금까지 Microsoft 365 환경에서 자주 발생하는 문제 상황과 고객의 실제 질문을 통해 그 원인과 해결 방법을 살펴보았습니다. Microsoft 365는 기업 협업 환경에서 문서 작성, 파일 공유, 협업, 보안 관리 등 다양한 기능을 제공하기 때문에 많은 기업에서 업무의 핵심 도구로 활용되고 있습니다. Microsoft 365가 다양한 협업 도구와 업무 기능을 제공하는 만큼 실제 운영 과정에서 여러 가지 설정이나 사용 방법과 관련된 질문이 발생할 수 있으며 인증 오류, 저장 공간 문제, 동기화 오류, 계정 보안 설정 등 다양한 이슈 또한 발생할 수 있습니다. 이러한 문제는 처음 발생 시 원인을 찾기 어려울 수 있지만 대부분 계정 설정, 인증 정보, 동기화 환경, 라이선스 정책과 관련된 경우가 많습니다.

이번 글에서 소개한 내용은 Microsoft 365 환경에서 비교적 자주 발생하는 문제를 기준으로 정리한 기본적인 해결 방법입니다. 이러한 운영 지식을 미리 알고 있으면 문제가 발생했을 때 원인을 빠르게 파악하여 보다 효율적으로 대응할 수 있습니다. 특히 기업 환경에서는 단순히 문제를 해결하는 것뿐만 아니라 사용자 계정 관리, 보안 정책 설정, 데이터 관리 정책 등을 함께 고려하는 것이 중요합니다.
(✔ Microsoft 365는 실시간으로 기능이 업데이트되기 때문에 앞으로도 새로운 기능이나 운영 방법이 계속 추가될 수 있습니다. Microsoft 365를 사용하는 기업이라면 정기적으로 관련 정보와 운영 가이드를 확인하는 것이 좋습니다.)

다음 포스트에서는 Microsoft Teams를 사용할 때 자주 발생하는 질문(문제 상황)과 해결 방법을 중심으로 실제 업무 환경에서 자주 문의되는 내용을 정리할 예정입니다. 이후 이어지는 M365 FAQ 3편에서는 Outlook 메일 사용과 관련된 주요 FAQ에 대해 다룰 예정이오니 다음 시리즈들도 많은 기대 바랍니다.:)

Microsoft 365를 보다 안정적으로 운영하고 협업 환경을 효율적으로 관리하는데 이번 포스트가 도움이 되었기를 바라면서, M365 FAQ 시리즈 2편 – Teams편을 통해 금방 다시 찾아오겠습니다. 감사합니다.

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