[M 365] M365를 이용해 기업의 커뮤니케이션 지수 높이기

기업의 성장은 구성원 하나 하나가 최적의 성과를 만들어 낼 수 있을 때 보장될 수 있다는 경험적 믿음이 더욱 굳건히 자리를 잡아 가고 있습니다. 따라서 시장과 고객만을 바라보던 기업들의 초점은 기업의 구성원들로 같이 향하고 있습니다. 요즘 잘 나간다는 기업들을 보면 직원 채용부터 남다르고 직원들의 업무 환경을 구현하는데 많은 공을 들이고 있습니다. 좋은 업무 환경은 무엇을 의미할까요? 가장 먼저 떠오르는 좋은 사무실 환경이겠죠?. 직원들이 만족해 하는 복지 제도와 보상 체계도 포함될 수 있습니다. 그리고 기업들이 전략적으로 집중하고 있는 것은 직원들의 업무 효율성과 생산성을 확보할 수 있는 시스템 환경과 문화의 정착입니다.

한강이 내려다 보이는 멋진 사무실, 인체공학적 설계로 만들어진 의자에 앉아 있지만 필요한 문서 하나 찾는데 몇 십분씩 낭비하고 있다면? 외근이나 출장 중에는 업무 시스템 접근이 어려워서 자연스레 업무가 중단되거나 반드시 사무실에 복귀해야만 한다면 혹은 지방이나 해외에 있는 직원이나 협력 업체와도   카톡이나 핸드폰이 뜨거워질 때까지 전화 통화로만 업무를 협의해야 한다면 어떨까요? 이런 것은 업무 효율성이나 생산성과는 먼 이야기가 되겠죠. 물론 10년, 20년 전에는 누구나 그렇게 했겠지만 지금은 아니죠.

기업들의 이런 상황을 이해하고 Microsoft가 시장에 내놓은 제품이 “Microsoft 365 (이하 M365)”입니다. 이제 기업들의 핵심 경쟁력 중 하나는 직원들의 업무 생산성 확보라는 것이죠. 그리고 직원들이 언제 어디서나 안전하게 잘 처리할 수 있는 환경을 제공하는 솔루션으로 M365를 제시하고 있습니다.

그래서 오늘은 M365가 첫 번째 화두로 던지고 있는 조직의 커뮤니케이션 수준을 높이는 시나리오를 정리해 보았습니다.

시나리오: 실시간 & 시각적 정보를 토대한 의사결정

예나 지금이나 사람들은 크고 작은 결정을 해야 합니다. 특히 업무 관련 결정은 사안에 따라 많은 의견과 데이터를 토대로 해서 이뤄어져야 합니다. 하지만, 기업의 시스템과 프로세스 수준이 부족한 경우에는 의사결정을 위한 의견과 정보 확보가 어려운 경우가 허다합니다. 그래서 많은 의사결정권자들이 자신의 경험과 판단에 따라 의사결정을 합니다. 위험성이 크기 때문에 의사결정이 계속 미뤄지거나 이리 저리 떠밀리는 상황이 연출됩니다. 많은 일이 일어나는 것 같지만 진짜 중요한 일은 진행되지 않죠 ㅠㅠ.

이런 조직의 커뮤니케이션 소화 불량을 해결하기 위해 M365는 구성원간의 빠르고 효율적인 의사소통 그리고 이에 기반한 의사결정이 이뤄질 수 있는 방법을 제공합니다. M365의 오피스 365에 포함된 비즈니스용 스카이프를 이용해 업무 관련자들과 채팅, 전화통화, 영상회의 혹은 상황에 따라 자료를 같이 보면서 미팅을 진행할 수 있습니다. 미팅 참가자들은 장소나 장비에 구애 받지 않습니다. 인터넷만 연결되어 있다면 PC, 태블릿, 스마트폰 등 모든 기기에서 참석할 수 있습니다.

사용 방법도 쉽습니다.

스카이프에서 관련자와 바로 전화 연결을 해서 업무를 협의하는 방법이 가장 일반적입니다.

여러 사람이 미팅에 참가해야 하고 사전 준비가 필요한 경우에는 아웃룩 일정관리에서 스카이프 미팅 일정을 만들어서 메일로 보내는 방법이 있습니다.

그리고 MS오피스 제품인 워드, 엑셀, 파워포인트 문서를 작업하다가 바로 스카이프 미팅을 만들어서 관련자들과 협의하는 것이 가능합니다. (아래 그림). 그리고 스카이프를 통해 진행된 미팅을 녹화해서 공유할 수도 있습니다. 사정때문에 참석하지 못한 관련자에게는 감사한 일이죠.

이렇게 업무를 진행하는 과정에 끊김이 없다는 것이 M365가 가진 강점입니다. 간단하 시나리오를 한 번 보죠.

여러분 업무와 관련한 이메일을 쓰다 보니 이메일로 내용 전달이 쉽지 않을 것 같습니다. 그래서 바로 아웃룩 일정관리로 이동해서 스카이프 미팅을 만들어 관련자 5명에게 발송합니다. 1시간 후 일정으로요. 그리고 여러분은 남은 시간 동안 엑셀로 관련 자료를 정리합니다. 1 시간 후에 미팅이 시작되고 영상 회의로 조금 전 작성한 엑셀 자료를 미팅 참석자들과 공유하면서 논의를 진행합니다. 그리고 미팅 과정 중간에 엑셀 자료도 바로 바로 수정합니다. 미팅 후에는 이메일로 엑셀 자료를 참석자들에게 발송하고 마무리 합니다. 앗, 그런데 초대를 받은 5명 중 한 사람이 참석하지 못했네요. 그런데 걱정 없습니다. 스카이프 미팅 녹화 파일을 공유해 주면 됩니다.

이런 내용들은 익숙하시다고요? 예 그렇습니다. 스카이프는 너무 잘 알려진 툴입니다. 하지만 우리 기업의 직원들이 이런 익숙한 툴을 사용해 보다 효과적으로 업무를 하고 다른 직원들과 협업을 하는가가 더 중요한 질문일 것 같습니다.

M365는 체계적이고 통합된 커뮤니케이션 환경을 제공해 기업의 의사소통 지수를 높이고 업무 효율성을 보장합니다. 더 상세한 내용이 필요하시면 GowIT가 도와 드리겠습니다.

오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의

고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장

02-462-5365 | gocloud@gowit.co.kr

https://cloud.gowit.co.kr

GowIT는 기업 환경에 최적화된 클라우드 서비스와 지원을 제공합니다.