[IT전략과 리더쉽] 업무 생산성 강화를 위한 기업의 선택과 전략

(부제: Microsoft 사례로 알아보는 생산성 강화 방안)

지난 블로그에서 52시간 근무제 시행과 더불어 이슈가 되고 있는 “우리가 남들보다 더 많이 일하지만 업무 생산성은 매우 낮은 상황”에 대한 이야기를 나누었죠. 더불어, 52시간에 대한 대응책으로 많은 기업들이 선택하는 PC 강제 종료, 야근 불허 혹은 출퇴근 기록 관리 강화 등은 중간 과정의 솔루션이며, 우리의 궁극적 선택은 “업무 생산성 강화”가 되어야 한다는 저희 고우아이티의 경험적 의견을 같이 공유했습니다.

관련 블로그 링크:  https://blog.naver.com/gowit_sps/221394470391

이번 블로그에서는 잃어버린 10년을 극복했다고 평가 받는Microsoft 사례를 통해 업무 생산성 강화 방법을 모색해볼까 합니다. Microsoft는 세 번째인 CEO 사티아 나델라가 취임한 이후 4년 동안 주가가 4배 이상 올랐죠. 그 이유를 오피스365 및 Azure(애저) 중심의 클라우드 비즈니스 재편에서 찾는 시각도 있지만, One Microsoft비전 아래 강력히 추진한 기업 문화 혁신이 핵심이라는 것이 중론입니다.

하나, 업무 문화를 혁신하다!

나델라 CEO취임 당시 MS는 위기설에 휩싸여 있었죠, 전임 CEO가 주도했던 스택 랭킹(Stack Ranking)이란 상대 평가 제도로 인해 직원들이 경쟁사가 아닌 동료들과 무한 경쟁에 내몰리는 상황이었고, 이는 자연스레 부서간 관료주의 확산과 사내 정치로 이어져 기업 혁신과 팀워크는 붕괴되고 경쟁력은 악화되었죠.

이런 기업 문화가 업무 생산성 저하, 워라밸 악화 그리고 기업 경쟁력 악화의 원인이라고 판단한 나델라는 직원들의 긍정적 마음가짐(Growth Mindset)과 협력, 다양성을 축으로 한 ‘One Microsoft’ 프로젝트를 시작했고, 직원들이 공감하고 참여할 수 있도록 인사제도와 업무 프로세스 개선을 같이 추진했습니다.

둘, 다양성의 인정, 업무 효율성 향상의 지름길

나델라는 상대평가 대신 팀워크와 협력 중심의 인사제도를 도입하고, 다양한 성향의 직원을 채용해 실전적 혁신을 주도했습니다. 제도적 혁신을 가능케 하기 위해 ‘다양성 인정’에 대한 철학과 직원이 일을 잘 하게 하는 방식으로의 변화, 그리고 이를 지원하는 시스템적 노력이 뒷받침 되었죠.

사람마다 처한 상황과 업무 및 생활 방식이 다르고 생산성이 좋아지는 업무 조건도 다르기 때문에, 다양성의 인정은 우리 사회가 추구하는 워라밸 문화와 업무 생산성 향상의 중요한 도구가 될 수 있습니다. 업무 생산성을 개선하려면 이런 차이를 인정해야 하고, 전체 조직원이 자발적으로 참여하고 소통할 수 있도록 유도해야 합니다. 업무 문화 혁신과 다양성 인정! 이것이 저희 고우아이티가 이야기하는 “지식정보화 시대에 적합한 업무 문화”와 동일한 것이죠.

셋, “일이 잘 되는 곳이라면 어디든” 다양한 업무 공간 제공과 정책 개선

MS는 워라밸 개선을 위해 업무 공간과 업무 방식, 그리고 IT시스템도 개선해 나가고 있는데, 일을 잘 하려면 적합한 공간에서 최적의 방식으로 일할 수 있어야 한다는 믿음 때문이죠. 한국 MS의 경우 3년 동안 외근이 잦은 사람, 내근이 많은 사람 같이 업무 유형과 직원들이 선호하는 업무 환경을 조사 분석한 다음 혼자 일하는 공간, 같이 일하는 공간, 작은 회의실, 큰 회의실 등으로 업무 공간을 적절히 구성해서 직원이 자신의 취향에 따라 업무 공간을 선택하게 했습니다.

정책적 변경도 뒤따랐는데, 이동 시간을 줄일 수 있게 외근 장소로의 직접 출근 및 퇴근을 공식 인정함으로써 오래 일하는 것보다는 일을 ‘잘’ 하는 것에 더욱 집중하는 기업 문화를 만들어 가고 있습니다. 이것이 고우아이티가 주장하는 “전통적 업무 프로세스와 정책이 최선일까?”라는 의문에 대한 답변이 될 수 있습니다.

넷, “협업과 공유 중심” 일하는 방식의 혁신은 클라우드로부터

업무 공간 혁신에는 소통과 협업이 중심이 되는 일하는 방식의 변화가 필요합니다. 오피스 365같은 클라우드 업무 생산성 솔루션, 모바일 및 BYOD (Bring Your Own Device) 같은 환경 구현은 구성원들이 언제 어디서나 소통하고 협업할 수 있게 해주는 기술로 업무 방식 혁신에 중요한 역할을 합니다. 또한, 고우아이티의 클라우드 기반 전자결재 솔루션인 고웍스는 기업이 IT 상황에 관계없이 성공적으로 스마트워크 환경을 도입해 활용할 수 있는 방법이죠.

많은 중소기업들이 최저 임금 인상과 52시간 근무제 시행에 따른 생산성 저하와 비용 증가를 우려하는데, 이는 일하는 방식의 혁신을 고민하지 않은 결과라고 할 수 있습니다. 직원들이 효율적으로 협업하고 빠르게 작업할 수 있는 업무 방식이 제공된다면, 주 52시간 근무제는 비즈니스 성장과 경쟁력 강화의 동력이 될 겁니다. 이것이 고우아이티가 강조하는 기업이 “지식 정보화 시대의 업무 환경 구현에 투자”해야 하는 이유입니다.

다섯, 업무 생산성을 위한 최적의 IT 시스템과 지원

지식 정보화 시대에 적합한 업무 문화, 일하는 방식, 정책 및 프로세스 그리고 환경이 단계별로 구현되어 간다면 그 다음은 무엇일까요? 이를 뒷받침할 수 있는 최적의 도구나 서비스를 활용하는 것입니다. “구슬이 서말이라도 꿰어야 보배!”라는 우리 속담처럼 업무 생산성을 높이는 요소 – 더 빠르게, 더 정확하게, 더 수준 높게 그리고 더 편하게 –를 실현할 수 있는 업무 도구 가 필수죠. 고우아이티의 경험은 오피스 365가 업무 생산성을 위한 최적의 도구라고 이야기 합니다.

• 업무 생산성 도구의 완전체: 오피스 365는 직원들이 더 빠르게, 더 정확하게, 더 수준 높게 그리고 더 편하게 일하는데 꼭 필요한 요소들로 구성되 있습니다. 실시간 소통을 위한 비즈니스용 스카이프, 업무(프로젝트) 관리를 위한 MS플래너, 신뢰성 있는 소통을 보장하는 익스체인지 이메일, 체계적 문서관리를 구현하는 쉐어포인트 및 클라우드 스토리지 서비스인 비즈니스용 원드라이브 그리고 이들을 모두 활용해서 최상의 협업 환경을 제공하는 MS팀즈와 MS오피스가 그 주인공입니다. 진짜 중요한 점은 이 다양한 기능들이 마치 단일 제품처럼 잘 통합되어 있다는 점이죠. 여러분이 이 중 한 두 개 요소만 가지고도 일할 수 있지만, 이들을 골고루 연계해 이용할 때 업무 효율성이 높고 일이 편해진다는 점에는 모두 동의할 겁니다.
• 언제 어디서나 가능한 업무: 오피스 365는 언제 어디서나 다양한 디바이스에서 소통하고 협업할 수 있는 모바일 환경과 기능을 가지고 있습니다. PC, 태블릿 혹 스마트폰에 상관 없이 그리고 윈도우, iOS, 안드로이드 OS에 구애 받지 않고 여러분이 필요한 사람과 소통하고, 문서를 편집 및 공유하거나 업무 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 쉬워 보이지만 결코 쉽지 않은 일이죠.
• 100% 클라우드 서비스: 오피스 365는 태생부터 클라우드 서비스이기 때문에 운명처럼 갖는 장점들이 있습니다. 먼저 속도입니다. 온-프레미스 시스템과 달리 엄청난 초기 비용 및 시간 투자없이 바로 이용할 수 있죠. 21세기는 속도가 경쟁력이죠. 둘째, 확장성과 유연성입니다. 사용자나 서비스가 급증해도 전혀 걱정할 필요가 없습니다. 실시간으로 지원이 가능합니다. 셋째, 유지 및 관리에 대한 부담이 없습니다. IT시스템 관리, 업그레이드 및 시스템 장애 걱정 없이 사용할 수 있습니다.

위 내용에 더해 국내 기업은 전자결재 같은 비즈니스 프로세스까지 고려되어야 완전한 업무 환경 혁신이 이뤄지는 경우가 많습니다. 하지만 전자결재, 그룹웨어, 이메일, 메신저 등을 개별적으로 도입해 사용하기 때문에 업무 생산성 강화 및 통합 관리에 어려움을 느끼는 기업들이 많죠. 하지만, 업무 생산성 도구의 완전체인 오피스 365와 함께 결재와 조직도 관리 등 기업 고유 정책이 반영된 기능을 가진 고우아이티 고웍스를 도입했다면 기업들이 현재 경험하는 문제점은 크게 줄었을 겁니다.

고웍스의 진정한 가치는 풍부한 기술력과 경험에 있습니다. 단순히 온-프레미스 그룹웨어를 클라우드로 전환하는 것이 아니라, 오피스 365와 고웍스를 이용해 업무 생산성을 높일 수 있도록 다양한 경험과 역량을 가진 고우아이티 전문가들이 기업 직원들의 요구 사항, 비즈니스 환경과 발전하는 기술에 맞춘 최적의 대안을 찾고 적용하는 여정을 같이 합니다. 이것이 고우아이티가 던지는 “업무에 필요한 IT 시스템과 지원이 원활한가?”라는 질문입니다.

진정한 혁신은 위에서부터

업무 환경 혁신은 기업 문화의 혁신에서 출발합니다. 기업 문화가 바뀌려면 Microsoft CEO사티아 나델라가 그랬던 것처럼 리더의 인식이 변해야 합니다. 글로벌 경쟁 시대에 구성원의 실시간 소통과 협업이 만드는 비즈니스 가치를 이해하고 기업 문화를 혁신해야 업무 환경이 변할 수 있습니다.

52시간 근무제나 워라밸의 핵심은 일을 적게 하는 것이 아니라 일을 ‘잘’하는 것이죠. 직원들이 최고의 성과를 낼 수 있는 환경이 갖춰지면 기업 경쟁력으로 이어지는 것은 당연합니다. 기업은 생각이 다른 다양한 사람들이 모인 집단이며, 그 다양성을 존중하고 인정해주는 문화가 자리잡고, 이런 문화를 체계적으로 지원하는 제도와 시스템이 갖춰지면서 업무 생산성이 높아지게 됩니다.

Microsoft 365 알아보기: https://cloud.gowit.co.kr/microsoft-365/

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