전자결재를 사용하다 보면 생각보다 반복적이고 번거로운 설정들이 업무 흐름을 방해하는 경우가 있습니다.
문서를 작성할 때마다 동일한 결재선을 매번 지정해야 하거나, 해외 지사 및 글로벌 협업 환경에서 언어·시간 설정이 맞지 않아 혼란을 겪는 경우도 있는데요. 출장이나 휴가 등으로 자리를 비우는 동안 결재 공백이 생기고, 때로는 중요한 결재 알림을 놓쳐 업무가 지연되는 상황도 종종 발생하곤 합니다.
이처럼 전자결재의 편의성은 문서 결재를 디지털로 처리하는 것을 넘어, 사용자별 업무 환경과 상황에 맞게 얼마나 유연하게 설정할 수 있는지에 따라서도 크게 달라집니다. GoWorks 전자결재는 이러한 불편을 줄이고 사용자의 업무 방식에 맞춰 보다 효율적으로 활용할 수 있도록 다양한 개인 설정 기능을 지원합니다.
GoWorks의 개인 설정 메뉴에서는 자주 사용하는 결재선을 미리 등록할 수 있는 개인결재선 관리부터 언어 및 지역, 알림, 위임 설정까지 업무 상황에 맞는 여러 항목을 직접 설정할 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 GoWorks 전자결재의 개인 설정 기능을 중심으로, 각 메뉴를 어떻게 설정하고 업무에 활용할 수 있는지 차례대로 살펴보겠습니다.
| 반복 업무를 줄여주는 개인결재선 관리
반복적으로 작성해야 하는 결재 문서가 있다면 매번 동일한 결재선을 다시 지정하는 과정은 사소하지만 번거롭게 느껴지는 작업입니다. 예를 들어 금액 범위에 따라 결재선이 달라지는 지출결의서나 기본 결재선에 변동사항이 없는 품의서, 휴가신청서 등 각 양식마다 결재자가 정해져 있는 경우가 많습니다.
문서를 작성할 때마다 결재자를 하나씩 선택하고 순서를 설정하는 작업이 반복되면 업무 시간이 불필요하게 소요될 뿐 아니라, 결재선 지정 실수로 인해 문서가 반려되는 상황이 발생할 수도 있습니다. 이럴 때 활용할 수 있는 기능이 바로 개인결재선 관리입니다.
GoWorks의 개인결재선 관리 메뉴에서는 자주 사용하는 결재선을 양식별로 미리 등록해둘 수 있으며, 사용자는 문서 작성 시 등록해둔 개인결재선을 불러와 쉽고 빠르게 결재선을 적용할 수 있습니다.
[전자결재] – [개인결재선 관리] 메뉴
< 결재선 적용 기준 >
사용자의 업무 방식에 따라 문서에 적용할 결재선 기준을 선택할 수 있습니다.
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기본 결재선 우선 적용
미리 지정해 둔 기본 결재선을 자동으로 적용하는 방식입니다.
기본 결재선은 양식별로 1개씩 지정할 수 있습니다.
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마지막 사용 결재선 우선 적용
가장 최근에 사용한 결재선을 자동으로 적용하는 방식입니다.
< 개인결재선 등록 >
[결재선 등록] 버튼을 클릭하면 다음과 같이 개인결재선을 등록할 수 있는 팝업창이 표시됩니다.
먼저 원하는 결재선 명칭을 입력하고 기본 결재선 여부를 선택한 뒤, 해당 결재선을 적용할 양식을 선택합니다.
만약 동일한 결재선을 사용하는 양식이 여러 개일 경우, 여러 양식을 한 번에 선택하여 결재선을 등록할 수 있습니다. 결재선은 조직도를 기반으로 지정할 수 있으며, 결재 순서 역시 자유롭게 구성할 수 있습니다.
< 결재선 조회 및 관리 >
등록한 개인결재선은 목록에서 확인할 수 있으며, 필요에 따라 검색·수정·삭제도 가능합니다.
조직 변경이나 결재 프로세스 변경이 발생한 경우에는 기존 결재선을 수정하거나 삭제하여 최신 업무 흐름에 맞게 관리할 수 있습니다.
문서 작성 시 기본 결재선이 있는 양식은 자동으로 결재선이 지정되고, 개인결재선 등록만 되어있는 양식은 결재선 목록에서 직접 선택하여 결재선을 지정할 수 있습니다.
기본 결재선이 있는 양식
결재선 목록에서 선택하기
| 업무 환경에 맞춘 언어 및 지역 설정
기업의 업무 환경이 다양해지면서 해외 지사와 협업하거나 글로벌 환경에서 업무를 진행하는 경우, 사용자별 언어 및 시간 설정 차이로 인해 불편함을 겪는 상황이 발생할 수 있는데요. GoWorks의 언어 및 지역 설정 기능은 전자결재에 표시되는 언어와 날짜, 시간을 개인의 업무 환경에 맞게 변경할 수 있도록 합니다.
[전자결재] – [개인 설정] 메뉴의 언어 및 지역 설정
언어는 현재 한국어와 영어를 기본으로 제공하며, 표시 언어를 변경하면 전자결재 메뉴 및 기능 화면이 선택한 언어를 기준으로 표시됩니다. (단, 사용자가 직접 입력한 문서 제목·본문·결재 의견 등의 내용은 번역되지 않습니다.)
표시 언어를 영어로 변경한 화면
지역 설정을 변경하면 전자결재 내에 표시되는 날짜 및 시간이 설정한 지역 기준에 맞춰 변경되므로 해외 근무자나 글로벌 협업 환경에서도 혼선으로 인한 업무 오류를 줄일 수 있습니다.
지역 설정 화면
| 빠른 업무 대응을 지원하는 알림 설정
외부 미팅이나 출장, 재택근무 등으로 자리를 비우는 시간이 많아지면 결재 요청이나 진행 상태를 바로 확인하지 못해 중요한 업무 내용을 뒤늦게 확인하는 상황이 발생할 때가 있습니다. GoWorks는 이러한 업무 공백을 줄이고 보다 빠르게 대응할 수 있도록 Outlook 메일과 Teams 알림 설정 기능을 제공합니다.
예를 들어 메일 확인이 익숙한 환경에서는 Outlook 메일 알림을 활용해 결재 요청을 빠르게 처리할 수 있으며, 외부 업무가 많은 경우에는 모바일 Teams로 실시간 알림을 받아 중요한 업무 알림 누락을 최소화할 수 있습니다.
[전자결재] – [개인 설정] 메뉴의 알림 설정
| 부재 상황에도 업무 연속성을 유지할 수 있는 위임 설정
출장이나 휴가, 외부 일정 등으로 자리를 비우게 되면 담당자 결재가 필요한 문서가 대기 상태로 유지되면서 업무가 지연될 수 있습니다. 특히 결재 승인 과정이 중요한 업무일수록 담당자 부재에 따른 영향이 커질 수 있기 때문에 부재 기간에도 원활하게 결재 업무를 이어갈 수 있는 관리 기능이 중요합니다. GoWorks 전자결재에서는 결재자의 업무 공백에 미리 대비할 수 있도록 위임 설정 기능을 제공합니다.
[전자결재] – [개인 설정] 메뉴의 위임 설정
위임 설정 시에는 위임할 부서와 수임자, 기간을 세부적으로 지정할 수 있어 실제 업무 상황에 맞는 운영이 가능합니다. 또한, 필요에 따라 위임 사유를 함께 작성할 수 있으며, 이메일 부재 설정을 선택하면 부재 기간 동안 자동 회신할 메일 내용도 직접 설정할 수 있습니다.
(미결재 문서가 존재하는 경우에는 위임 시작일을 당일로 설정할 수 없도록 제한하여 결재 누락이나 업무 혼선을 방지할 수 있습니다.)
GoWorks 전자결재의 개인 설정 기능은 앞서 소개한 내용과 같이 반복적인 작업 부담은 줄이고 보다 안정적이고 체계적인 업무 환경을 운영할 수 있습니다. 특히 결재 업무는 작은 설정 차이만으로도 문서 처리 속도와 업무 편의성이 크게 달라질 수 있는데요. 개인 설정 기능을 활용하면 일상적인 결재 업무를 효율적으로 관리하는 데 도움을 줍니다.
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