흔한 ‘오해’를 확실한 ‘이해’로 바꾸는 전지적 전자결재 시점

기업들이 갖는 대표적인 선입견이 아닐까 싶은데요, 결론부터 말씀드리면 전자결재 도입 형태와 운영 방식에 따라 투입하는 시간과 비용의 차이가 매우 크므로 기업이 필요로 하는 전자결재 도입 방식을 먼저 결정한 후 비교하는 것이 합리적일 것 같습니다.

​

전자결재 구축 시 자체 시스템을 개발하거나 패키지를 구매해 사내 또는 지정한 장소에 구축하는 과거의 방식을 유한다면 기업이 부담해야 하는 시간과 돈은 클 수밖에 없습니다. 사내 또는 지정 공간에 놓일 전용 서버를 구매 또는 임대해야 하고, 기업이 필요한 시스템에 관한 사전 조사부터 서비스 기획, 개발, 테스트에 이르는 전 과정에서 요구되는 인적∙물적 자원 투입은 기업의 몫이기 때문입니다. 소프트웨어 유지를 위해 추가 기능을 업그레이드하거나 신규 기능의 배포도 직접 관리해야 하므로 유지관리 비용도 커질 수밖에 없죠.

​

하지만 달라진 최신의 업무 환경에 맞춰 언제 어디서든 원하는 디바이스로 결재 업무를 보도록 지원하려면 전자결재는 패키지 방식이 아닌 클라우드 서비스 방식이어야 한다는 점은 기억해야 합니다. 클라우드 서비스는 여러 장점을 제공하는데요, 구독 즉시 즉각적으로 이용할 수 있고 설정 변경을 통해 기업 환경에 맞게 구현할 수 있으므로 구독 전 투입해야 하는 인적∙물적 자원이 거의 발생하지 않습니다. 물론 제품 선택을 위해 체험 과정이 필요하다면 서비스의 기능을 파악하는 최소한의 시간은 발생할 수도 있습니다. 클라우드 서비스 제공 기업은 늘 최신의 서비스를 고객이 이용하도록 업그레이드와 자동 배포도 담당하므로 서비스 유지관리를 위한 비용 부담이 제로에 가까울 정도로 매우 경제적입니다.

​

​

​

전자결재는 기업의 조직도와 문서 양식, 조직 문화에 맞는 결재 프로세스를 반영합니다. 기업마다 인사조직이 다르고 사용하는 문서 양식이나 결재 프로세스도 제각각이어서 상용 전자결재를 도입하더라도 수정은 불가피하게 발생할 수밖에 없습니다. 추가 개발이 아닌 기능의 설정 변경으로 처리할 수 있어야 추가적인 자원 투입이 발생하지 않습니다. 따라서 조직도, 결재 양식의 제작 및 관리, 결재선 등을 설정을 통해 쉽게 변경할 수 있는지를 점검한 후 적합한 전자결재를 선택한다면 별다른 어려움 없이 기업 맞춤형 전자결재 시스템을 구축할 수 있습니다.

​

특히 현재 기업 내 결재 프로세스 복잡도가 높다면 결재 프로세스 변경을 자세히 살필 것을 추천합니다. 기업 내 다양한 조직과 이해당사자 간 동의나 승인을 구하는 프로세스를 구현할 수 있도록 합의, 참조, 수신, 회람 등 다양한 프로세스 지원 여부가 중요한 선택 기준이 될 수 있을 것입니다. 또 사내에 전담 인력이 없거나 있더라도 관련 지식이 적다면 다양한 설정 변경이 쉬운 관리자 기능을 제공하는지가 중요 포인트가 될 것입니다.

​

또 현재 운영 중인 결재를 반영한 맞춤형 시스템 구현도 중요하지만 한번 도입된 시스템은 교체가 쉬운 일이 아니므로 기업의 성장 단계에 따라 서비스 확장이 가능한지, 다양한 선택지가 주어지는지 점검하는 것도 반드시 필요합니다. 예를 들어 사용 중인 서비스 가용성을 한층 강화하고 독립적인 환경에서 보안과 제어를 직접 관리하고 데이터 주권을 확보하고 싶다고 판단한 시점에 해당 서비스가 설치형 서비스를 지원하지 않는다면 서비스를 교체해야 하는 어려움을 겪을 수 있기 때문입니다.

​

마지막으로 전자결재는 기업의 중요 시스템이고 중요 데이터를 취급하는데 운영상의 변화를 꾀하는 특별한 경우 지속적이지는 않아도 기술적 지원을 이용해야 할 수도 있으므로 전자결재 선택 시 기술전담팀 보유 여부를 함께 점검하는 것을 추천합니다.

최근 시장에 출시된 전자결재 중에는 그룹웨어의 기능을 다수 포함한 경우가 많습니다. 필요에 따라 이미 사용 중인 서비스와 중복되는 기능을 포함한 전자결재 서비스를 구매하는 경우엔 중복 기능에 대한 비용 부담은 기업이 고스란히 떠안아야 합니다.​

기업이 생산성과 협업을 위해 가장 대중적으로 사용하는 서비스가 바로 Microsoft 365인데요, 미지원하는 전자결재를 도입 시 중복 투자를 최소화하려면 필수 기능 제외한 기능은 옵션으로 제공하는 제품 중 Microsoft 365와 같은 구매 및 운영 방식을 지원하는지 살피고 선택하는 것을 추천합니다. Microsoft 365와 같은 클라우드 방식을 제공하는 전자결재라면 최신의 전자결재 서비스를 즉시 이용할 수 있습니다. 필수 기능만 기본 제공하고 중복 기능이나 부가 서비스는 옵션으로 제공하는 전자결재라면 기업이 필요나 목적 또는 예산에 맞춰 서비스를 추가 이용할 수 있으므로 기업의 합리적 구매를 도울 수 있을 것입니다.​

이때 중복 기능 포함 여부만 점검할 것이 아니라 기존 제품과의 호환성 및 통합성도 살펴야 합니다. 단일 시스템인 것처럼 동작하지 못한다면 업무와 결재를 위해 각각의 시스템에 접근하는 것 때문에 업무 생산성을 떨어트릴 수 있기 때문입니다.

​

전자결재는 기안자가 올린 문서를 결재자가 살피고 승인하는 프로세스를 거치게 됩니다. 이 과정에서 해당 문서의 내용을 확인하고 자료 보완을 위해 상호 의사소통을 거쳐야 하는 경우가 생각보다 많습니다. 이때 소통 방식을 제한하거나 기능을 지원하지 않는 전자결재라면 상신 이후의 소통은 메일이나 채팅, 또는 대면으로 처리하는 비효율적인 업무 처리 과정을 거칠 수밖에 없습니다.

​

따라서 전자결재를 선택할 때에는 결재 문서에 대해 기안자와 결재자 간 상호 의사소통을 다양하게 지원하는지 꼼꼼하게 살펴야 합니다. 결재자가 결재 진행 과정에 기안자에게 결재 문서 내용 또는 기안 취지에 대해 질의하거나 의견을 제시할 수 있는 의견 기능이나 기안자가 의견을 확인해 회신하는 알림 등이 유용한 기능이 될 것입니다.

​

대면 결재 대신 전자결재를 도입하는 결정적 이유는 대기 시간 없이 신속한 결재 업무를 처리하도록 돕기 위함입니다. 기안자 또는 결재자가 언제 어디에 있든 결재를 상신하고 승인하도록 지원하기 위해 모바일 지원 및 결재진행에 대한 실시간 알림은 좋은 해법이 될 수 있습니다.

​

따라서 전자결재를 선택할 때에는 PC, 스마트폰, 태블릿 등 다양한 디바이스에서 전자결재 시스템에 접근해 결재를 처리하도록 지원하는지 살펴야 합니다. 모바일 디바이스를 통해 언제 어디서든 접근해 실시간 알림을 수신하고, 결재를 처리함으로써 업무 유연성 및 효율성을 높일 수 있습니다.

​

또 결재 요청이나 결재 진행 상황 등 중요 업무에 대해 실시간 알림은 신속한 의사결정과 효율적인 업무 관리를 지원합니다. 또 지연된 결재에 대해 정기적인 메일 알림 발송도 결재 과정에서 발생하는 업무 지연을 최소화하도록 돕는 만큼 전자결재 서비스 선택 시 눈여겨볼 항목입니다.

​

전자결재 상신 시 작성하는 문서에는 민감한 개인 및 금융 정보는 물론이고, 기업의 중요 정보가 담길 확률이 매우 높죠. 기술적으로나 영업적으로 사수해야 하는 매우 가치 있는 정보죠. 하지만 이 문서가 클라우드 상에 저장되고 여러 디바이스와 사용자가 접근할 수 있다는 점 때문에 문서 보안이 취약하다고 생각하는 경우가 많습니다. 실제로 유출된 문서가 국내외 경쟁사로 흘러들어 간다는 뉴스가 끊이지 않는 걸 보면 기업들의 걱정은 지극히 당연한 현상입니다.

사용자가 어떤 문서에 접근해 어떠한 용도로 사용하는지 점검하려면 클라우드 기반 강력한 보안 정책을 따르는 제품 선택은 필수이고, 전자결재도 예외가 아닙니다. 중요한 문서의 유출은 외부 공격이 아닌 내부자에 의해 이뤄지고, 중요 문서에 접근하는 가장 자연스러운 통로로 전자결재가 활용될 수 있기에 더욱 그렇습니다.

​

Microsoft 365를 사용 중인 기업이라면 그 어떤 조건보다 완벽한 호환성을 보장하는 전자결재를 사용하시길 강력히 추천합니다. 결재 문서를 포함해 기업 문서 전반에 대해 사용자는 단일 계정으로 로그인해 모든 서비스와 데이터에 접근해 활용하도록 지원함으로써 사용자에게는 편리함을, 기업에는 효율적인 액세스 관리 전략과 강력한 자산 보호 전략을 실행하도록 지원할 수 있기 때문입니다. 이에 따라 기업은 문서 가치에 따라 사용자의 문서 접근 권한을 관리하고 접근한 사용자라도 서류나 도면 등 각종 문서의 절취, 이메일 등을 통한 인터넷 전송, 외장메모리 복사 등을 통해 문서 유출을 방지해 중요한 기업 문서를 보호할 수 있습니다.

​

지금까지 기업들이 전자결재에 대해 갖는 몇 가지 오해를 이해로 바꾸고자 전지적 전자결재 시점에서 설명을 정리해 봤습니다. 전자결재에 대해 이해를 높이는 유용한 콘텐츠였기를 바라면서 오늘의 콘텐츠를 마칩니다.

​Microsoft 365와 함께 전자결재를 사용해 신속한 업무 처리는 물론 비용 절감, 시간 절약, 보안 강화, 업무 연속성 확보 등 다양한 효과를 경험하고 싶은 기업이 있다면 GoWorks 전자결재 무료체험을 강추합니다. 하단의 연락처로 연락 주시면 무료체험을 진행할 수 있도록 도움드리도록 하겠습니다.

​GoWorks 무료체험 – 고클라우드