[오피스 365] 팀의 협업 수준을 높이는 쉐어포인트 활용 방법
디지털 트랜스포메이션, 4차 산업혁명 같은 흐름은 기업들이 지식과 정보 그리고 데이터 중심으로 경영 전략과 운영 방식을 바꿔야 한다는 것을 의미합니다. 이런 변화를 잘 수용하고 정착시키기 위해서는 전통적 기업에서 활용되던 분업 및 순차적 업무 방식에서 구성원들의 협업이 일상화되고 관련된 여러 개의 업무가 동시에 진행될 수 있는 있는 환경과 체제로 전환하는 것이 필요합니다. 구성원들의 생각과 다양한 경험을 공유하고 활용하는 협업으로 기업의 역량과 경쟁력을 높일 수 있습니다.
이런 비즈니스 흐름의 변화에 따라 협업 역량의 확보가 더욱 강조되어 왔는데, 이런 변화에 가장 적합한 솔루션으로 사랑받아 온 제품이 마이크로소프트의 쉐어포인트입니다. 단위 제품으로 보면 기업 고객들이 가장 많이 도입한 제품으로 알려지기도 했습니다. (사실 여부는 한 번 더 확인이 필요합니다 ^^).
오늘 블로그에는 최적의 협업 플랫폼을 평가받는 쉐어포인트의 주요 기능들을 정리해 보았습니다:
1. 팀(부서) 전용의 공유 공간
MS 쉐어포인트의 주요 기능 중 하나는 부서 구성원만 이용할 수 있는 “전용 공간” 입니다. 팀 관리자가 의도적으로 제한하지 않는 한 모든 구성원이 쉐어포인트 인스턴스를 만들 수 있습니다. 일단 인스턴스가 생성되면 해당 직원이 해당 인스턴스의 관리자가 되어 해당 인스턴스에 참여할 수 있는 사람, 각 참가자의 접근 가능 여부 및 쉐어포인트 인스턴스의 서비스 운영 기간 등을 결정합니다. 허가 받은 사람만 쉐어포인트 서버에 저장된 문서에 접근 가능합니다. 구성원들은 필요에 따라 쉐어포인트를 팀, 부서, 기업 전체 또는 개인 용도로 나눠서 이용할 수 있습니다. 또한 팀 리더는 업무 진행 상황에 따라 구성원들의 서버 접근 권한을 제어할 수도 있습니다.
2. 팀원들을 위한 가상의 광장
일단 인스턴스가 만들어지면 쉐어포인트는 팀 구성원 모두가 만날 수 있는 가상의 광장이 됩니다. 부서 업무에 필요한 공유 문서와 자료가 저장되어 있고 팀 구성원들이 채팅, Skype 화상 회의, 작업 설정 및 완료 상황 확인, 업무 일정 등을 확인할 수 있습니다. 구성원들은 쉐어포인트 서버 전용의 이메일을 이용해 이메일을 주고 받을 수 있습니다. 쉐어포인트 모바일 앱을 이용하면 팀원들이 외근이나 출장 혹은 여행지에서도 쉐어포인트의 팀 공동 협업 공간을 사용할 수 있습니다. 쉐어포인트가 제공하는 공유 공간은 팀 구성원들이 위치에 관계 없이 언제 어디서나 안전하게 협업을 진행할 수 있게 보장합니다.
3. 동시 편집 작업
쉐어포인트 저장소는 오피스 365 원드라이브와 동일한 동기화 프로토콜을 사용하므로 편집 내용이 바로 바로 클라우드 스토리지에 저장됩니다. 문서 변경 내용은 네트워크에 연결된 구성원의 모든 장치와 컴퓨터에 바로 반영되기 때문에 구성원들의 항상 최신의 정보를 접하게 됩니다. 저장소 기능 이외에도 쉐어포인트 서버에 저장된 오피스 365 문서를 여러 명의 팀원이 동시에 액세스해서 편집 작업을 할 수 있습니다. 팀원들은 특정 문서를 작업 항목별 혹은 섹션으로 분리해서 공동 작업을 수행 할 수 있는데, 이 작업이 완료되면 쉐어포인트가 완성된 항목들을 자동으로 정리하여 하나의 완성본으로 만들어 줍니다.
4. 팀원들의 업무 설정 및 할당
일반적으로 기업들은 목표를 가지고 공동 작업을 하게 됩니다. 예를 들면, 신제품 개발을 위해 혹은 소비자들의 반응이 좋은 서비스를 위한 앱 개발을 위해 때로는 업무 프로세스 개선을 위한 목표를 가지고 진행됩니다. 팀 목표를 달성하기 위해 팀원들은 각각 업무를 할당 받가 지정됩니다. 팀 리더는 쉐어포인트를 사용해 개별 작업을 설정하고 해당 작업을 팀원에게 빠르게 할당할 수 있습니다. 팀원들은 자신이 수행해야 할 작업은 물론 다른 팀원의 작업 항목도 확인할 수 있습니다. 효과적인 협업을 위해서는 팀원들이 자기 업무와 다른 팀원 작업과의 관련성을 이해하는 것이 중요하기 때문이죠. 예를 들어, 업무 A가 완료되어야지 업무 B가 시작될 수 있는 경우가 많습니다.쉐어포인트는 업무간의 종속 관계를 팀원들에게 공유해 팀 내부의 투명성과 효율성을 높여주게 됩니다.
5. 일정, 노트, 채팅, 게시 등 협업에 필요한 도구의 제공
오피스 365와 쉐어포인트를 결합하면 최고의 협업 솔루션이 됩니다. 믿으셔도 좋습니다^^. 클라우드 서비스인 오피스 365는 다양한 협업용 앱 및 서비스를 제공해 부서원들의 협업을 편리하게 만들어 줍니다. 팀원들은 중요한 업무 일정을 다른 팀원들과 공유하면서 작업 계획을 세우고 원노트를 통해 업무 진행 상황을 문서화하고 기업용 페이스북이라고 불리는 야머(Yammer)로 언제 어디서든 필요한 사람과 소통할 수 있습니다. 오피스 365를 이용하면 팀원들이 파워포인트 및 원노트 같은 서비스들을 이용할 수 있고, 미팅을 예약하거나 MS팀즈를 이용해 최고 수준의 협업을 진행할 수 있습니다. 그리고 MyAnalytics 서비스로 이용해 팀원들의 업무 패턴이나 주요 활동 내역 등을 분석해 비효율적 요소들을 찾아내고 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의
고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장
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