[오피스 365] 오피스 365가 인공지능을 만나면 (part 1)
인공지능과 오피스 365
자율주행 자동차, 인간 바둑 기사를 이긴 알파고 그리고 아마존 알렉사로 대표되는 스마트 스피커를 포함한 많은 영역에서 인공 지능이 빠르게 퍼지고 있죠. 이제는 우리가 매일 사용하는 TV, 냉장고 등의 생활 가전 제품에도 당연한 듯이 자리를 잡고 있습니다.
기업과 개인이 이용하는 업무용 SW 제품에도 동일한 현상이 벌어지고 있습니다. 대표적인 사례가 Microsoft의 클라우드 기반 비즈니스 생산성 서비스인 오피스 365입니다. 이제 웬만한 사람들은 다 아는 제품이죠. 오피스 365는 워드, 엑셀, 파워포인트로 대표되는 MS 오피스 제품과 익스체인지 이메일, 협업툴 MS팀즈, 클라우드 스토리지 비즈니스용 원드라이브 등을 통합 제공합니다.
오피스 365의 인공지능 활용
오피스 365는 비즈니스 생산성 서비스 중에서 가장 많이 선택 받는 제품입니다. 기업 고객 기준으로 1.4억명 이상 그리고 개인 사용자는 4천만 명 이상이 이용 중입니다. 사용자 데이터 기준으로 보면, 효용성과 이용 가치가 증명되었다고 할 수 있습니다. 이런 오피스 365에 인공지능이 접목되면서 좋은 업무용 도구에서 똑똑한 파트너로 발전하고 있습니다.
오피스 365가 인공지능을 접목하는 방법은 크게 2가지로 나눌 수 있습니다.
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오피스 365 기능 개선과 자동화 강화
오피스 365 서비스에서 제공되는 개별 기능을 개선 및 자동화를 위해 인공지능 기술이 적용되고 있습니다. (예: 엑셀 작업 시트에 입력된 데이터 내용을 인식해서 자동 분류하는 기능)
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오피스 365 사용 분석과 인사이트 도출
두 번째 모델은 분석과 인사이트 도출입니다. 오피스 365는 기업 구성원들이 사용하는 비즈니스 생산성 도구이기 때문에 직원간에 발생하는 활동, 사람과 SW간에 진행되는 업무 내역이나 패턴을 이해하는 것이 중요합니다. 이것이 가능해야 리더들이 직원의 업무 할당과 분배 그리고 개선 사항 등에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 오피스 365는 인공지능 기술을 이용해 분석과 인사이트 제공이라는 숙제를 해결하고 있습니다.
그럼 오늘 포스트에서는 첫 번째 항목, 기능 개선과 자동화 강화에 대해 알아보도록 하겠습니다.
그림) 인공지능이 적용된 오피스 365 서비스
- MS 오피스와 만난 인공지능
오피스 365가 인공지능 기술을 가장 공격적으로 적용하는 분야는 역시 오피스 제품군입니다. 가장 많은 사용자를 확보하고 있고 가장 많이 이용되는 툴이기 때문에 당연한 일이겠죠. 오피스에 적용되는 인공지능은 업무 용이성과 정확성을 높이는데 많이 이용되는 것 같습니다.
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항목 |
내용 |
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워드 |
단어 및 문법 체크 기능 AI기술이 많이 적용된 제품은 MS 워드인 것 같네요. 문서 작성 시에 빈번한 실수가 일어나는 문법 및 단어 체크 기능에 AI기술을 적용해서 완성도를 높이는 작업이 진행되고 있습니다. 시각장애를 가진 사용자들을 위해 추가된 “Read Aloud (큰 소리는 읽어주기) 기능도 AI기술이 들어갔습니다. Ink gesture 기능 잉크 제스처는 사용자가 필기한 내용을 문서로 변환하고 기존 내용들과 연계하는 기능인데 ‘펜’ 기능으로 이용할 수 있습니다. 예를 들어, 워드에 입력되어 있는 한 문장을 여러 개 단락으로 나누거나, 기존 문장 사이에 단어를 추가할 수 있습니다. 일련의 작업들을 펜으로 노트에 필기하듯이 자연스럽게 처리할 수 있다고 하네요. |
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파워포인트 |
텍스트를 프리젠테이션으로 변환 파워포인트는AI기술을 이용, 텍스트를 이미지로 변환하거나 순서대로 정의된 목차를 시각적인 프로세스로 전환해 주는 기능을 구현했습니다. 파워포인트가 이미 가지고 있던 “스마트 아트” 기능에 AI기술을 적용해 계속 업그레이드 시키고 있습니다. Ink Analysis 기능 ‘필기 분석’ 기능입니다. 사용자가 필기로 입력하면 A.I기능이 인식해서 텍스트로 변환합니다. 나만의 특성이 베어 있는 문서나 자료를 만들어 내는데 활용할 수 있습니다. 오피스365 사용자가 파워포인트 슬라이드에서 손으로 쓴 문구나 구름 같은 그림을 자동으로 변환할 수 있습니다. 외국어 서브타이틀 제공 파워포인트 파일에 외국어 자막을 제공하는 “파워포인트 트랜스레이터” 기능도 AI기술을 이용했네요. 60개 언어가 지원되며 영어와 중국어 등 20개 언어는 음성 서비스도 가능합니다. 아쉽게도 한국어 버전의 음성 서비스는 아직 제공되지 않습니다 |
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엑셀 |
데이터 자동 인식 및 분류 엑셀은 데이터 속성을 자동 인식할 수 있습니다. 예를 들어, 한국과 미국이란 데이터는 국가를 의미하고 서울과 워싱턴이란 단어는 지역이란 것을 구분할 수 있습니다. 그리고 한 단계 더 나가서 관련된 추가 데이터를 불러올 수 있게 됩니다. 한국/서울, 미국/워싱턴 (국가/수도) 패턴의 데이터가 이어지다가 일본/(데이터 없음) 레코드가 나타나면 “도쿄”라는 데이터를 가져오게 됩니다. |
- 비즈니스용 원드라이브 & 쉐어포인트와 만난 인공지능
개인은 물론이고 기업이 가진 데이터와 파일의 수는 늘기만 합니다. 검색 기술의 꾸준한 발전으로 일반 파일은 검색도 쉽고 내용 확인도 쉽습니다. 하지만 동영상은 많은 과제가 남아있었습니다. 영화 및 세미나 동영상의 특정 내용만 보고 싶지만 방법이 없고 정확한 지점도 몰라서 수 십 번 마우스 버튼을 누르기도 합니다. MS는 이 문제를 인공지능과 머신러닝 기반의 자동 음성 및 이미지 검색 기능으로 해결했습니다. 이 동영상 검색 기능이 비즈니스용 원드라이브와 쉐어포인트에 적용되었네요. 아래 그림처럼 동영상 뷰어 프로그램을 이용해 시간대별로 동영상 파일의 음성 및 관련 정보가 표시되기 때문에 내용을 바로 찾을 수 있네요.
그림) 인공지능 기반의 동영상 검색 기능
인공지능을 만나서 더욱 좋아진 오피스 365 기능을 몇 가지 살펴보았습니다. 우선은 업무 편리성과 정확성을 높이는데 중점을 두고 있지만, 경험과 기술력이 축적되면 하루가 다르게 진화할 것 같습니다. 여러분의 업무 시간을 뺏고 있는 단순, 반복적이고 지루한 작업을 오피스 365가 하나씩 해결해 나가고 있습니다. 다음 포스트에서는 인공지능을 이용한 분석과 인사이트 도출에 대해 논해 보겠습니다.
오피스 365 알아보기 https://cloud.gowit.co.kr/office365/
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