[오피스 365] 비즈니스용 OneDrive란?
이번편은 앞서 Office 365 비즈니스 플랜을 설명 드리면서 많이 언급되었던 OneDrive에 대해 보다 자세하게 설명 드리고자 합니다.
비즈니스용 OneDrive는 마이크로소프트 계정을 가지고 있는 사용자가 사용 가능한 개인용 클라우드 저장소인 OneDrive와 다릅니다.
많은 분들이 이미 문서와 기타 컨텐츠, 사진 등을 개인용 OneDrive를 사용해 저장하고 계실 수도 있는데요, 개인용 OneDrive는 조직과는 관계없이 개인적인 용도로 문서나 자료, 사진 파일등을 클라우드에 저장하고 공유할 수 있습니다.
비즈니스용 OneDrive는 서비스를 도입한 조직의 비즈니스 용도로 사용되는 온라인 저장소로, 조직에서 관리되기 때문에 조직의 관리자가 사용 가능한 저장 공간을 설정합니다.
또한 비즈니스용 OneDrive에 저장하는 모든 파일은 조직에서 규정하는 정책 아래 사용이 가능합니다. 기본적으로 조직 구성원 개인에게 할당된 클라우드 저장 공간으로 공유하도록 지정하지 않는 한 OneDrive에 저장된 컨텐츠는 비공개로 설정되며 필요에 따라 조직 구성원과 공유하여 정보 공유 및 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
비즈니스용 OneDrive는 다음과 같은 기능을 통해 업무를 더 쉽고 효율적으로 할 수 있도록 돕습니다.
1. 간단한 공유 및 저장
어디에서나 안전하게 파일을 저장하고 공유할 수 있습니다. Office 365 를 사용하면 비즈니스용 OneDrive에 사용할 수 있는 1TB의 클라우드 공간이 제공됩니다.
비즈니스용 OneDrive는 기본적으로 데스크톱, 브라우저, 모바일 환경을 제공하여 사용자의 위치 및 디바이스에 관계없이 원하는 정보를 어디서나 다양한 디바이스를 통해 확인할 수 있는 환경을 제공합니다. 또한 매번 인터넷 브라우저를 통해 파일들을 브라우징하는 불편함을 해소하고 인터넷이 연결되지 않은 상태에서도 정보에 대한 액세스를 지원하기 위해 클라이언트 컴퓨터와 동기화할수 있는 툴을 제공합니다. 동기화된 파일은 파일 탐색기를 통해 원하는 문서를 확인하고 편집하며, 삭제 또는 새로운 파일을 업로드할 수 있습니다.
또한 파일 또는 폴더 단위로 특정 사용자 또는 그룹에 공유할 수 있으며, 부여한 공유 권한을 지정하여 공유 받은 사용자가 편집 또는 읽기만 가능하도록 제한할 수 있습니다.
조직 내부 구성원 뿐 아니라 조직의 정책에 따라서 사용자는 조직 외부 사용자와도 정보를 공유하고 함께 작업할 수 있습니다.
2.원활한 공동작업
비즈니스용 OneDrive에 저장된 문서는 Word 및 PowerPoint와 같은 오피스 프로그램과 온라인 오피스에서 실시간으로 권한이 있는 다른 사용자와 공동으로 실시간 작업할 수 있어, 조직 내부 또는 외부 사용자와 언제 어디서나 빠르고 편리하게 작업할 수 있습니다.
3.무선 이동성
Android, iOS 및 windows용 OneDrive 모바일 앱을 설치하여 사용하면 사용자가 자주 사용하는 장치에서 언제 어디서나 필요한 작업이 가능합니다. 출장을 가거나 이동중이거나 외부 업무 중에도 언제든지 필요 시에 간편하게 OneDrive에 있는 파일 및 폴더에 액세스하여 작업이 가능합니다.
4.보안제어
회사의 중요 정보가 저장되어 있는 디바이스를 분실했거나 도난당한 경우, 원격으로 장치를 초기화하거나 회사의 데이터를 삭제할 수 있습니다.
또한 비즈니스용 OneDrive에 저장된 파일이 누구와 어떤 파일이 공유되었는지 확인이 가능하며, 모든 파일이 변경 사항에 대하여 기본 500개의 버전 기록을 관리하도록 되어 있어 누가 어떤 파일을 언제 수정하였는지 확인이 가능하며 필요시 문서의 버전을 확인하고 복원할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한, 요즘 보안 관련 핫 이슈인 랜섬웨어에 감염되어 파일이 모두 암호화 되더라도 특정 시점으로 모든 파일을 일괄 되돌릴 수 있는 기능을 제공하고 있어 보안 사고에서도 저장된 정보를 안전하게 보호하여 주고 있습니다.
이처럼 비즈니스용 OneDrive를 통해 언제 어디서나 손쉽게 자신의 데이터에 접근하여 편리하게 활용할 수 있습니다. 언제 어디서나 Cloud에 보관된 데이터에 접근하여 활용할 수 있기 때문에 시간 장소에 구애 받지 않아 업무 효율성을 높일 수 있으며 장치 액세스 설정을 통해서 보안을 강화하여 사내 기밀 유출이나 보안이 필요한 자료의 외부 유출에 대한 불안감도 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.
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