[오피스 365] 라이선스 하나로 15개 기기를 지원하는 오피스 365 활용하기

주변을 돌아보면 책상위에 놓여진 데스크탑이나 노트북 한 대만을 가지고 모든 업무를 처리하는 사람들을 찾기가 쉽지 않습니다. 회사내의 직원 대부분 그리고 업무상 만나는 협력사나 고객분들도 대부분이 여러 대의 컴퓨터 기기를 이용해서 업무를 하는 것을  볼 수 있습니다. 이런 현상은 모바일 환경과 클라우드 플랫폼의 확산으로 더욱 빠르게 정착하고 있습니다. 그런데 중요한 사실은 현대의 직장인들이 여러 대의 기기를 업무에 이용한다는 점이겠죠. 그리고 이런 현상은 스마트폰과 태블릿의 등장으로 본격화된 것 같고요.

그런데, 이런 흐름이 확산되면서 기업 입장에서는 고민거리가 생기기 시작했죠. 직원들이 업무를 처리하기 위해서는 많은 경우 특정 SW를 사용해야 합니다. 그리고 그 SW의 라이선스는 컴퓨팅 기기 한 대당 하나씩 구매하는 방식입니다. PC 한 대로 업무를 할 때는 한 개의 라이선스만 필요했지만 스마트폰과 태블릿을 업무에 사용한다면 그만큼의 라이선스를 구매해야 겠죠. 그리고 집에 설치된 PC에서도 작업을 해야 한다면…이런 시나리오만 보더라도 직원 1인당 필요한 라이선스가 4개로 증가합니다. 그만큼 기업의 비용 부담은 증가합니다. 기업들에게는 큰 고민이지만, SW업체들은 내심 기뻐했겠죠? 그냥 추정입니다. ㅎㅎ

이런 상황에서 MS도 많은 고민을 했을 것 같습니다. 특히, 오피스 등의 SW로 많은 기업 고객을 확보하고 있기 때문에 무진장 갈등했을 겁니다. 그런데 최종 결론은 MS의 클라우드 서비스에 가입한 사용자들에게는 사용자 한 명당 15대의 기기를 사용할 수 있는 파격적인 고객 중심의 정책으로 결정했습니다. MS 오피스 365 서비스에 가입한 사용자들은 한 개의 라이선스 총 15대 (휴대폰 5대, 태블릿 5대, PC /Mac 5대)를 이용할 수 있습니다. 오피스 365는 MS 오피스 제품들 (워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트)을 온라인 서비스로 제공하면서 클라우드 스토리지 (원드라이브), 통합 커뮤니케이션 서비스 (비즈니스용 스카이프), 이메일 서비스 (익스체인즈), 협업 플랫폼 서비스 (팀즈) 등을 제공하는 비즈니스 생산성 서비스입니다 (왼쪽 그림 참조).

즉, 오피스 365 서비스에 가입하면 사용자들이 최대 15대의 기기에서 좌측의 서비스들을 모두 활용할 수 있다는 것이죠. 자, 그럼 이런 획기적인 서비스를 이용해서 우리 기업들이 할 수 있는 일을 무엇이 있을까요? 지금까지 깊게 생각해 보지 않으셨다면 지금부터라도 한 번 시작해 보시죠.

모바일 업무 환경을 기본으로 만들기

오피스 365에 가입했기 때문에 직원들이 모바일 기기를 이용해서 업무를 하더라도 SW라이선스의 부담이 없어졌습니다. 그리고 오피스 365는 설계 시점부터 모바일 지원을 기본으로 했기 때문에 기업들이 별도의 IT 환경이나 SW 투자 없이도 바로 모바일 업무가 가능합니다. 결론적으로 모바일 업무 환경에 필요한 별도의 투자도 필요 없고 라이선스 문제도 해결되었습니다. 그럼 기업은 무슨 일을 해야할까요?

하나, 모바일 환경 전환 필요성이 높은 업무 선정

조직내에는 많은 업무들이 있지만 이중에서도 특히, 모바일 환경으로 전환 필요성이 높거나 가치가 증가할 수 있는 일들이 분명히 존재합니다. 첫 번째 작업은 그 중 하나를 선택해서 진행을 검토하는 겁니다.

둘, 대상 인원 및 부서 선정

그리고 그 업무를 핵심으로 하거나 관련된 인원 및 부서를 선정합니다. 그리고 이들과 사전 소통을 통해 충분한 공감대를 형성하고 주요 이슈들을 관리하는 작업이 중요합니다.

셋, 모바일 업무 전환에 따른 정책과 프로세스 수립

정책과 프로세스라고 하니까 뭐 거창하거나 어렵게 느낄 수 있지만 생각보다 간단한 일입니다. 예를 들어, 모바일 환경을 통해서 처리될 수 업무 종류, 문서 및 데이터 종류 그리고 발생 가능한 보안 사고 등에 대비한 권한 부여 및 관리 등을 사전에 검토해 보고 기준을 만드는 겁니다.

넷, 파일럿 프로젝트 시작해 보기

위의 준비가 끝났으면 작게 파일럿 프로젝트를 실행해 보는 겁니다. 너무 크게 시작하지 않아도 좋습니다. 직원 4~5명 정도의 팀을 대상으로 몇 개 업무만 시험적으로 시작해도 좋습니다. 파일럿을 통해 기업이 생각하는 효과가 나타나는지, 어떤 문제가 발생하는지 그리고 처리 방법은 무엇인지 등을 경험하면서 운영 및 관리 능력을 확보하기 위한 목적입니다.

파일럿 프로젝트를 시작하기 위해서 몇 가지 필요한 작업은 다음과 같습니다:

– 선정된 업무에 필요한 문서 및 데이터를 클라우드 스토리지에 업로드하기: 이 작업은 오피스 365의 클라우드 스토리지 서비스인 비즈니스용 원드라이브를 이용하면 됩니다. 개인당 1TB의 대용량 스토리지가 제공되기 때문에 용량 걱정은 하지 않으셔도 됩니다. 업로드할 문서나 정보는 사전에 한 번 주의 깊게 선정하시는 것이 필요합니다.

– 다음으로는 파일럿에 참여하는 직원들의 기기에 필요한 SW를 설치하기: 이 작업도 간단합니다. 개별 계정을 부여 받은 직원들이 오피스 365 포털로 (www.office.com )에 로그인하면 관련 SW들을 손쉽게 설치할 수 있습니다. 혹은 사용하는 기기 종류에 따라 애플스토오, 구글 플레이 등에서 해당 SW들을 다운로드 받아 설치할 수 있습니다.

그리고 이제는 직원들이 모바일 환경을 어떻게 활용하는지, 어떤 효과와 가치가 있는지 그리고 무슨 이슈들이 발생하는지 모니터링하고 분석하는 일이 남았습니다. 하지만, 큰 걱정은 하지 않으셔도 됩니다. 오피스 365는 이미 1.2억명의 기업 고객들이 다양한 환경에서 사용하고 있는 검증된 클라우드 서비스기입니다. 여러분의 숙제는 오피스 365 서비스를 이용해서 여러분 기업의 업무 효율성과 생산성을 높이는 최적의 방법을 찾는 겁니다.

어려움을 느끼신다면 클라우드와 오피스 365 전문기업인 고우아이티가 도와 드리겠습니다.

오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의

고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장

02-462-5365 | gocloud@gowit.co.kr

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