상반기 출시 앞둔 GoWorks Pro 공유형에 대해 궁금한 질문들

GoWorks Pro 공유형 전자결재 출시는 2025년 고우아이티가 정한 주요 목표 중 하나입니다. 2023년 GoWorks Pro 단독형을 선보인 데 이어 공유형 서비스까지 추가하는 것은 Microsoft 365 기반의 전자결재를 필요한 중소기업들 사이에서 고우아이티의 입지를 강화하겠다는 전략의 실행 차원입니다. 중소기업들이 진정 필요로 하는 전자결재의 다양한 요구사항에 대응하는 전자결재 서비스 라인업의 완비를 통해 고객 선택의 폭을 넓히는데 더 큰 의미가 있다고 생각합니다.

​직원 수, 매출액 등에 따라 중소기업을 분류하는 건 쉬워도 이들 기업이 필요로 하는 이상적인 전자결재를 한마디로 정의하긴 쉽지 않습니다. 비즈니스 종류와 업무 성격, 데이터 가치와 중요도, 조직도 등에 따라 결재 양식이나 결재선 프로세스의 복잡도가 증가하게 되는데, 어디에 비중을 두느냐에 따라 선호하는 전자결재의 형태도, 선택기준도 제각각일 수밖에 없기 때문입니다.

​영업직 비중이 높고 외근 및 출장이 잦은 기업이라면 선호하는 전자결재는 언제 어디서나 쉽고 빠른 접근을 필요할 것입니다. 지적재산권의 가치가 큰 문서들을 다루는 기술집약적 기업이라면 쉽고 빠른 접근보다는 전자결재 상에 주고받는 문서의 강력한 보안과 접근 제어 등이 더욱 중요할 수밖에 없을 것입니다. 전자결재 특성상 전사에서 빈번하게 활용하는 업무 비중과 의존도가 높은 경우엔 중단없는 서비스 가용성에 높은 점수를 주는 기업도 있을 테죠. 또 다른 어떤 기업은 가파른 사세 확장에 힘입어 조직 및 결재선 변경, 다양한 문서 양식의 적용, 결재 프로세스의 유연한 적용 등이 빈번하다는 점을 고려해 커스토마이징 가능 여부를 최우선 항목으로 꼽기도 할 것입니다. 반면에 수정은 불가하더라도 사전 정의된 규격화된 전자결재 시스템을 늘 최신 상태로 경제적인 가격에 쓰고 싶어하는 기업도 있을 수 있습니다. 실제 전자결재를 사용해야 하는 기업들의 요구는 이보다 더 복잡하고 다양합니다.

​이제 곧 만나게 될 GoWorks Pro 공유형의 추가는 기업의 다양한 요구에 입체적으로 대응하면서 기업에게 실질적인 도움을 주는 대안 제시에 긍정적으로 작용할 것이라고 확신합니다. 여러분의 많은 관심을 부탁드리면서 오늘은 GoWorks Pro공유형에 대해 고객들이 가지게 될 다양한 궁금증을 해소하는 콘텐츠를 준비해 봤습니다. 단독형과 공유형의 차이점, 장단점 비교, 제공 기능 비교 등을 소개하려고 하니 관심 있는 분들이라면 일독을 권합니다. 지금 바로 시작합니다.

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🔎 GoWorks Pro 단독형 vs. 공유형, 어떤 차이가 있을까?

‘GoWorks Pro 공유형’ 전자결재에 대해 궁금한 질문들 1.

GoWorks Pro는 클라우드 기반 전자결재 서비스로, 전통적인 소프트웨어와는 구축 및 운영 방식이 다릅니다. 단독형과 공유형을 이해하는 데 도움이 되도록 전통적인 소프트웨어 도입 방식인 온프레미스(On-Premise) 방식을 먼저 살펴보겠습니다.

​온프레미스 방식은 코로나 팬데믹 직전까지 기업에서 소프트웨어를 도입하는 주된 방식이었습니다. 여러 장점에도 구축 초기 막대한 예산 투입은 기업에는 큰 부담으로 작용할 수밖에 없었습니다. 소프트웨어 구매 이외에도 서버, 네트워크, 방화벽, 전력까지 모든 자원을 스스로 마련해야 했으니까요. 문제는 여기서 끝이 아니라는 점이죠. 안정적인 사용을 위해 전담 인력의 배치를 통한 지속적인 관리는 물론, 일정 기간 경과 후 고도화 계획까지 고비용 저생산의 비효율적인 업무 프로세스도 기업이 감당해야 할 몫이었고요.

​코로나 팬데믹을 계기로 오프 프레미스(Off-Premise) 방식이라고 일컫는 클라우드 컴퓨팅은 뛰어난 효율성에 힘입어 대중화의 길로 접어들었습니다. 클라우드 컴퓨팅은 인터넷을 통해 서버, 소프트웨어, 데이터베이스 등을 주문형으로 빌려 쓰는 방식이죠. 사용자는 별도의 구축 기간이나 막대한 자원 투입 없이 컴퓨터와 운영체제, 인터넷만 있으면 클라우드 서비스를 이용할 수 있습니다. 물리적 자원을 더 이상 관리하지 않아도 된다는 것이 큰 장점입니다. 또 종량제 온디멘드(On-demand) 방식으로 작동하므로, 사용자가 필요한 시점에 적절한 양의 자원을 신속하게 할당받거나 반환할 수도 있습니다. 사용자는 전통적인 온프레미스 방식 대비 유연한 자원 사용 및 확장성, 빠른 배포와 쉬운 유지 보수 등이 가능해져 비용 절감 및 IT 인프라의 효율적 관리를 실현할 수 있습니다.

​클라우드 서비스 모델은 빌려 쓰는 자원의 범위에 따라 다음의 세 가지 모델로 구분할 수 있습니다. GoWorks Pro는 단독형과 공유형 모두 클라우드 서비스이기는 해도, 제공 범위에 차이가 있으므로 기준에 따라 분류하면 다음과 같습니다.

GoWorks Pro 단독형은 온프레미스 방식으로 독립 테넌트를 구성, 운영할 수 있도록 IaaS(Infrastructure as a Service)나 PaaS(Platform as a Service) 형태로 제공됩니다. 사용 기업이 마이크로소프트 애저 서비스(Microsoft Azure Service)상에서 신규로 확보해 놓은 서버, 스토리지, 네트워킹, 운영체제 등을 미리 또는 신규로 확보해 놓으면 그 자원 위에 전자결재를 설치해 서비스하는 방식입니다. 출시 예정인 GoWorks Pro 공유형은 고우아이티의 독립 테넌트를 통해 제공되는 서비스로, 플랜을 선택해 구독하면 사용자는 별도의 구축 기간이나 막대한 자원 투입 없이 컴퓨터와 운영체제, 인터넷만 있으면 클라우드 서비스를 즉시 이용할 수 있습니다.

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​전자결재를 클라우드 기반으로 사용해야 하고, 맞춤형 개발이 필수적이며, 중단없는 서비스의 안정적 보장과 기업 내 중요 데이터 보호가 중요한 기업이라면 단독형 서비스 검토를 적극 추천합니다.

​출시 예정인 GoWorks Pro 공유형은 고우아이티의 독립 테넌트를 통해 제공되는 서비스로, 플랜을 선택해 구독만 결정하면 사용자는 별도의 구축 기간이나 막대한 자원 투입 없이 컴퓨터와 운영체제, 인터넷만 있으면 클라우드 서비스를 즉시 이용할 수 있습니다. 모든 자원을 사용하는 것에 대한 비용이 구독료에 포함돼 있으므로 사용 기업은 초기 인프라 비용이나 관리 및 유지보수, 업데이트 비용을 신경쓸 필요가 없습니다. 이는 모두 고우아이티의 몫입니다.

공유형의 최대 장점은 합리적 가격과 뛰어난 가성비입니다. 합리적인 가격에 최신의 전자결재를 사용하려는 대다수 중소기업이 대상인 만큼, 경제적 장점이 극대화될 수 있게 필수 기능만을 추려 담은 스탠다드 버전과 확장 기능을 포함한 프리미엄 버전으로 이원화해 제공합니다. 중소기업이 필요한 전자결재는 스탠다드 버전이면 충분합니다. 이후 사세 확장으로 조직도 및 부서간 협의 프로세스가 복잡해지는 시점에 도달할 경우에 한해 수신, 부서합의 결재 프로세스와 확장 기능(라벨함 설정, 회람 받은 문서 재회람, 불합의)을 제공하는 GoWorks Pro 프리미엄으로 전환하면 됩니다.

다만, 고우아이티의 테넌트를 여러 기업이 공유해 사용하는 것이므로 제공 기능 내에서 자사만을 위한 기능 추가, 서비스 변경 등은 불가합니다.

[표 1] GoWorks Pro 단독형 vs. 공유형 장단점 비교(출처: 고우아이티)

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결론부터 말씀드리면 GoWorks Pro 단독형과 공유형은 서비스 제공 범위에서만 차이가 있을 뿐, 대시보드를 비롯한 모든 제공 기능은 똑같습니다. 경제적 효과의 극대화를 위해 공유형의 스탠다드 버전에서는 필수 기능만을 제공합니다.

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GoWorks Pro 단독형과 공유형(스탠다드 버전과 프리미엄 버전)에서 제공하는 기능은 [표1]과 같고요, 간략하게 설명하면 다음과 같습니다.

• 일반 기능 : GoWorks Pro는 Microsoft 365 Entra ID통합 인증으로 Microsoft 365와 GoWorks Pro를 오가며 빠르게 업무를 처리하도록 지원하며, 결재, 합의, 부서합의, 참조, 부서참조, 수신, 부서수신, 회람 등 전자결재 전 과정을 Teams 상에서 바로 처리할 수 있습니다. 다국어 지원과 공지사항, 전자결재 진행문서 현황, 휴가현황, 최근 게시물 등을 한눈에 파악하기 쉬운 직관적인 UI, 결재 프로세스를 위한 조직도와 결재 양식 검색 기능도 함께 제공합니다.

• 전자결재 : GoWorks Pro는 결재선 지정 결재선 지정, 양식별 고정 결재선 지정 등으로 결재선 지정이 가능하고, 기본 양식과 함께 HTML 5 기반 웹에디터를 제공해 다양한 결재양식 제작 및 관리를 지원합니다. 신규 결재 또는 미결재 처리의 신속한 처리를 위해 Outlook, Teams로 알림을 전송합니다. 결재 프로세스와 관련한 제반 기능과 상태별 문서 관리를 위한 기능, 편리한 결재 업무 처리를 돕는 개인 설정 기능 등도 동일하게 사용할 수 있습니다.

• 게시판 : GoWorks Pro는 정보 전달 및 공유, 구성원간 자유로운 의사소통을 지원하는 게시판을 제공합니다. 전 직원 대상 빠른 정보 공유에 팝업 설정 기능을 활용할 수 있으며, HTML 5 웹에디터 기능을 적용한 게시판에서 다양한 형태의 게시글을 손쉽게 작성할 수 있습니다.

• 모바일 지원 : GoWorks Pro는 PC, 스마트폰, 태블릿 등 다양한 디바이스로 전자결재 시스템에 접근해 결재를 처리하도록 지원합니다. 특히, 모바일 디바이스를 통해 언제 어디서든 접근해 실시간 알림을 수신하고, 결재를 처리함으로써 업무 유연성 및 효율성을 높여줍니다.

[표 2] GoWorks Pro 단독형 vs. 공유형 제공 기능 비교표(출처: 고우아이티)

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지금까지 출시가 임박한 GoWorks Pro 공유형을 단독형과 비교해 살펴봤습니다. GoWorks Pro 공유형은 모든 시스템 자원 사용을 포함해 전자결재 서비스를 구독 즉시 사용할 수 있으며, 사용량 기준의 과금은 중소기업들이 합리적인 가격으로 최신의 전자결재를 사용하도록 돕습니다. 최신의 상태 유지를 위해 필요한 관리, 업데이트 등으로부터도 자유롭습니다. 전담 인력 없이 합리적 비용으로 최신의 전자결재를 도입하길 원하는 기업이 있다면 GoWorks Pro 공유형 출시를 눈여겨 봐 주시길 부탁드립니다. 공유형 출시 시기에 맞춰 빠른 체험을 원하시거나 사용 중인 GoWorks Basic 전환을 검토하는 기업이라면 뉴스레터 구독으로 GoWorks Pro 공유형 출시 소식을 빠르게 받아보시거나 고우아이티에 문의해 주시기 바랍니다. 감사합니다.