[GoWorks 전자결재 실무가이드] 전자결재 기안문 작성 및 상신하기

GoWorks 전자결재

기안문 작성 및 상신하기 📝

GoWorks 전자결재 How to 콘텐츠 두 번째 챕터입니다.^^
이번 포스트에서는 전자결재 메인 화면의 각 메뉴에 대해 소개해 드리면서 기안문을 작성하고 상신하는 방법까지 함께 살펴볼 예정입니다.
((지난 포스트에서 다뤘던 홈 대시보드 화면 구성과 활용법이 궁금하신 분들은 아래 포스트에서 확인 가능합니다.))

[사용법 – GoWorks Pro 공유형] 홈 대시보드 및 게시판 화면 구성과 활용 방법 – 고클라우드

| 전자결재 메인 화면

GoWorks 전자결재 메뉴에서는 기안문을 작성하거나 결재 상태에 따라 분류된 문서함을 확인하고 개인 설정을 변경할 수 있습니다.
먼저, 홈 대시보드 화면의 우측 메뉴바에서 [전자결재] 메뉴를 클릭하여 전자결재 페이지로 이동합니다.

[전자결재 메인 화면]

| 기안문 작성 화면 구성

[전자결재] 메뉴의 메인 화면에서 기안할 양식을 선택하여 기안하기 버튼을 클릭하면 아래와 같이 팝업으로 기안문을 작성할 수 있는 양식이 나타납니다.
화면은 선택된 양식에 따라 해당 양식의 화면이 출력됩니다.

[기안문 작성 화면]

| 기안문 작성 : 결재선 지정하기

결재선 지정 절차와 화면 구성은 다음과 같습니다.

1. 기안문 우측 상단의 기능 버튼 중 결재선 지정 버튼을 클릭하면 결재선을 지정할 수 있는 ‘결재선 지정’ 화면이 열립니다.

2. 결재선 지정 화면의 좌측 ‘조직도’에서 부서 및 직원을 선택하거나 ‘직원 검색’ 기능을 통해 원하는 직원을 직접 검색하여 선택할 수 있습니다.

3. 선택한 부서 및 직원은 ➡ 버튼을 통해 ‘결재자’ 혹은 ‘참조’ 결재선에 추가할 수 있습니다.

4. 결재선 지정이 완료되면 우측 상단의 결재선 반영 버튼을 클릭하여 기안문에 반영합니다.

① 기능 버튼
ㆍ 개인 결재선 : 선택한 양식에 저장한 [개인 결재선 목록]을 표시합니다.
ㆍ 추가 : 현재 화면의 결재선을 새로운 개인 결재선으로 만들어 추가합니다.
ㆍ 저장 : 현재 화면의 결재선을 기존 개인 결재선에 업데이트합니다. (지정된 결재선이 없을 경우 새로운 결재선으로 추가하여 저장합니다.)
ㆍ 결재선 반영 : 현재 화면의 결재선을 기안문에 반영합니다.

② 결재자 : 조직도에서 선택한 직원을 결재자로 지정합니다.

③ 결재 방법 : 지정한 결재자의 결재 방법을 ‘결재’, ‘합의’ 중에서 선택합니다.

④ 결재 순서 변경
ㆍ 결재선의 결재자 목록 중 선택한 직원의 결재 순서를 한 단계 위/아래로 조정합니다.
ㆍ 결재선의 결재자 목록 중 선택한 직원을 삭제합니다.

⑤ 참조 : 조직도에서 선택한 직원이나 부서를 참조로 지정합니다.

⑥ 참조 설정 : 지정된 참조 부서의 하위 부서 포함 여부를 설정합니다.

| 기안문 작성 : 문서 내용 작성하기

기안문의 본문 내용은 HTML 기반의 데이터를 활용하여 자유로운 서식으로 작성할 수 있습니다.

| 기안문 작성 : 파일 첨부하기

기안문에 참고해야 하는 파일이 있을 경우 파일을 첨부합니다.

① 첨부파일 찾아보기
첨부파일 찾아보기를 클릭하여 파일 탐색기에 있는 파일을 첨부하거나 첨부파일 찾아보기 영역에 파일을 드래그 앤 드롭하여 추가할 수 있습니다.

② 삭제 :  X  버튼을 클릭하여 첨부된 파일을 삭제합니다.

| 기안문 작성 : 근거 문서 추가하기

기안문과 관련된 근거 문서가 있을 경우 결재가 완료된 문서를 검색하여 첨부합니다.
검색 버튼을 클릭하면 아래와 같이 검색 조건을 통해 문서를 검색할 수 있으며, 선택 필드의 체크박스를 체크하여 추가 버튼을 클릭하면 근거 문서가 추가됩니다.

① 검색 : 검색 버튼을 클릭하면 근거 문서를 조회하는 팝업창이 표시됩니다.선택한 양식에 저장한 [개인 결재선 목록]을 표시합니다.

② 삭제 : 첨부된 근거 문서를 삭제합니다.

③ 검색 조건 : 결재가 완료된 문서의 기안일, 문서 번호, 제목, 작성자, 양식명으로 검색할 수 있습니다. 제목을 클릭하면 해당 문서가 열림으로써 문서의 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

④ 추가 : 좌측 체크박스에 첨부할 문서를 체크하여 본문에 문서를 추가합니다.

| 기안문 작성 : 문서 임시저장하기

기안문 우측 상단의 기능 버튼 중 임시저장 버튼을 클릭하면 작성 중인 문서를 임시저장하여 보관할 수 있습니다.
임시저장한 문서는 [임시저장함]에서 확인 가능하며, 문서를 편집(수정)하여 상신하거나 문서를 삭제할 수 있습니다.

| 기안문 상신 : 결재 상신하기

기안문 작성이 완료되면 우측 상단의 기능 버튼 중 상신 버튼을 클릭하여 문서를 상신합니다.
문서에 지정한 결재선에 따라 결재자에게 문서 내용과 결재 현황 등이 포함된 Teams 알림과 Outlook 메일 알림이 발송됩니다.

| 기안문 상신 : 결재 상신 취소하기

문서를 상신한 후 첫 번째 결재자의 결재가 이루어지지 않았을 경우 [진행함]에서 상신한 문서를 회수할 수 있습니다.
상신 취소 시 관련 결재자에게는 ‘상신 취소’에 대한 알림이 발송됩니다.

1. 결재함 > 진행함에서 상신 취소할 문서의 제목을 클릭합니다.

2. 우측 상단의 기능 버튼 중 상신 취소 버튼을 클릭하여 상신을 취소합니다.

3. 상신 취소 처리된 문서는 [임시저장함]에서 ‘상신 취소’ 상태인 문서로 확인 가능합니다.

| 기안문 상신 : 문서 수정 후 재기안하기

본인이 상신한 문서는 아래 방법을 이용하여 수정한 후 다시 재기안할 수 있습니다.

ㆍ상신 취소한 문서는 [임시저장함]에서 재기안할 수 있습니다.
ㆍ결재자가 반려한 문서는 ‘문서보관함 > 반려함’에서 재기안할 수 있습니다.
ㆍ결재가 완료된 문서는 ‘문서보관함 > 완료함’에서 재기안할 수 있습니다.

1. 우측 상단 기능 버튼 중 재기안 버튼을 클릭합니다.

2. 재기안 문서는 원본 문서와 동일한 내용으로 표시되며, 필요에 따라 문서 내용, 결재선 등을 수정하여 문서를 재상신할 수 있습니다.

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