2018년도 상반기 GoWorks 전자결재 서비스 업그레이드 기능

안녕하세요, 고우아이티 입니다.

2018년도 상반기를 맞아, 결재선 적용방식 및 회람기능, 결재알림 메일 등 사용자들의 편의성을 높이기 위한 6가지 전자결재 서비스들이 새롭게 업그레이드 되었습니다.

이밖에도 업무 효율성을 강화하기 위한 유료 부가서비스 기능도 함께 업데이트 되었으니 많은 관심 부탁드립니다.

[2018년도 상반기 GoWorks 전자결재 서비스 업그레이드 기능]

1. 전자결재 양식의 지정된 결재선 적용 방식 개선

GoWorks 전자결재 서비스에서는 전자결재 양식에 미리 결재선을 지정하는 방식으로는 크게 두가지 방식이 제공되고 있습니다.

1. 관리자 지정 결재선: 양식별로 관리자가 사전에 미리 고정 결재선을 지정하여 일괄적으로 해당 양식을 사용하는 모든 사용자에게 관리자가 지정한 결재선이 반영되도록 하여 사용자의 실수로 인한 결재 누락을 방지
2. 개인 결재선: 사용자별로 양식에 대하여 개인 결재선을 미리 저장하여 매번 결재선을 지정하는 번거로움을 최소화

기존 GoWorks 전자결재 서비스에서는 만일 특정 양식에 대하여 관리자 지정 결재선과 개인 결재선이 모두 지정되어 있는 경우, 개인 결재선 보다는 관리자 지정 결재선이 우선 적용되어 개인별로 지정해 놓은 결재선이 적용되지 않았습니다. 따라서 개인 사용자들은 개별적으로 양식에 대하여 결재선을 미리 지정했더라도 해당 양식에 대하여 관리자 지정 결재선이 지정되어 있다면, 양식에 개인 결재선이 표시되지 않아 다시 개별적으로 결재선을 지정해야 하는 번거로움이 있었습니다.

이러한 불편함을 해결하기 위해 서비스 업그레이드 후에는 개인별로 저장된 결재선과 양식에 지정된 관리자의 결재선 모두가 함께 병합되어 결재선으로 반영될 예정입니다.

To-Be 예시 화면

1. 저장된 개인 결재선: 사용자가 지정하여 저장된 결재선
2. 양식의 저장된 결재선: 양식에서 지정한 고정 결재선

결재선 반영에 대한 보다 자세한 사항은 아래를 참조하시기 바랍니다.

• 개인 지정 결재선과 관리자 지정 결재선 모두가 존재하는 경우, 사용자는 개인 결재선과 관리자 결재선을 조합하여 순서를 지정한 후 향후에도 동일한 결재선이 바로 적용되게 하기 위해서는 개인 결재선 저장을 진행해야 합니다.
• 관리자가 지정 결재선을 변경하는 경우 사용자에게 고정 결재선의 변경에 대한 알림과 함께 개인 결재선에 변경된 결재선이 반영되며, 사용자는 향후 사용을 위해 변경된 결재선을 저장하여야 합니다.

2. 회람 기능

GoWorks 전자결재 서비스에서는 결재가 완료된 문서에 대하여 회람할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. 기존 서비스에서 회람 지정 시 개인 단위의 사용자만 지정이 가능하여 회람 대상자를 모두 각각 지정해야 하여 대상자가 많은 경우 불편함이 많았습니다.

새로이 업그레이드될 회람 기능에서는 개인 단위뿐만 아니라 부서 단위로도 회람을 지정할 수 있는 기능을 제공하여 부서 단위 회람을 할 수 있도록 기능을 개선하였습니다. 결재 문서 회람으시 지정된 개인 및 조직도 상의 부서에 속한 모든 사용자에게 회람 알림 메일이 자동으로 발송됩니다.

As-Is : 개인 회람만 지정 가능             To-Be : 개인 및 부서 회람 지정 가능

3. 결재 알림 메일

GoWorks 전자결재 서비스에서는 결재 문서에 대한 결재가 요청되면 전자결재의 신속한 의사결정을 위해 결재자에게 메일을 통해서 실시간 알림이 전달됩니다.

기존 결재 알림 메일에서는 결재 문서에 대한 기초적인 내용(제목, 문서번호, 작성자)과 결재 문서에 대한 링크가 전달되어 결재 요청을 받은 결재자는 결제 문서에 대한 상세 내용을 메일을 통해 사전에 파악하기 어려웠습니다.

결재 알림 메일 기능 업그레이드를 통해 결재자는 메일을 통해 요청된 결재 문서의 주요 내용을 사전에 파악하고 결재를 진행할 수 있도록 결재 문서의 내용과 사전 결재자의 결재 의견 등을 함께 전달하여 매번 결재 문서로 이동하여 내용을 파악하는 번거로움을 줄이고 보다 시급한 사안에 대하여 빠르게 파악하고 대응할 수 있도록 업그레이드하였습니다.

As-Is : 결재 알림 메일                               To-Be : 결제요청 문서 주요 내용 메일에 포함

4. 문서번호 생성

GoWorks 전자결재 서비스에서는 결재 양식별로 문서번호를 채번 할 수 있는 기능을 제공될 예정입니다.

기존 GoWorks 전자결재 서비스에서는 결재 양식별이 아닌, 결재 양식에 대해서 동일하게 문서번호가 채번 되었습니다. 서비스 업그레이드 후에는 사용자들은 문서 확인 시, 채번 형태를 결재 양식별로 문서가 채번 되도록 개선하였고 문서번호 관리 목록 내 결재양식 구분을 추가하여 결재양식별 결재문서 건 수 확인이 용이해졌습니다.

As-Is : 기본 문서번호 규칙                                   To-Be : 변경 문서번호 규칙

5. 일괄 결재

GoWorks 전자결재 서비스에서는 주기적, 반복적으로 발생하는 다수의 결재문서에 대하여 일괄적으로 결재할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다.

일괄결재는 승인 및 합의 시에만 가능하며, 반려의 경우 일괄결재 기능이 제공되지 않습니다.

기존에는 주기적으로 발생되는 결재문서들에 대하여 매번 결재문서를 클릭하고 확인한 뒤 결재를 승인해야 하는 번거로움이 있었지만, 업데이트 후에는 다수의 결재문서에 대하여 일괄처리가 가능하도록 기능이 제공되어 일괄결재를 통해 번거로움을 해결하고 빠른 결재를 통해 결재로 인해 소요되는 시간을 줄일 수 있도록 업그레이드하였습니다.

As-Is : 기본 결재함 목록             To-Be : 결재함 목록에서 일괄 결재를 진행

6. 모바일 의견 등록

GoWorks 전자결재 서비스에서는 모바일 버전에서 결재문서 확인 시, 결재 문서에 대한 의견 입력 기능을 통해서 의견 입력이 가능합니다.

기존 모바일 버전에서는 결재 문서에 대한 의견 입력 기능을 제공하지 않아 PC 버전으로 등록해야 하는 번거로움이 있었습니다.

모바일 의견 등록 기능 업그레이드를 통해 결재자는 메일을 통해 요청된 결재 문서의 주요 내용을 확인하고 결재 의견 등을 함께 전달하여 중요한 사안에 대하여 신속하게 파악하고 결재문서에 대응할 수 있도록 업그레이드하였습니다.

As-Is : 기존 모바일 결재문서            To-Be : 모바일 의견 등록 기능 업그레이드

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