[오피스365] 마이크로소프트가 오피스365를 활용하는 방법은?

퀴즈 하나, 오피스 365를 가장 잘 활용하는 기업은 어디일까요? 예, 맞습니다! 마이크로소프트입니다. Microsoft의 오랜 전통 중 하나는 자기들이 만든 제품을 시장에 내놓기 전에 먼저 사용하는 – 일명, Dog Food라고 부르죠 – 문화입니다. 개밥 (Dog food)의 장점은 여러 가지를 이야기할 수 있습니다.

먼저, 개발자가 아닌 사용자들의 입장을 더 잘 이해할 수 있다는 점입니다. 그리고 이런 과정들을 통해 많은 에러와 수정 항목들을 찾아내어 제품의 품질을 높일 수 있습니다. 그 외에도 많은 이점이 있습니다.

이런 전통때문에 Microsoft가 오피스 365를 가장 먼저 그리고 가장 많이 잘 활용하고 있습니다. 오늘은 마이크로소프트가 어떤 버전의 오피스365를 쓰고 어떻게 활용하고 있는지 살펴볼까 합니다.

Microsoft가 사용하는 오피스365 버전은 가장 최상위 제품이라고 할 수 있는 E5 Plan입니다. E5 플랜에는 최신 버전의 오피스 제품을 시작으로 비즈니스용 스카이프, 파워BI와 MyAnalytics 분석 서비스,1TB 크기의 원드라이브, 익스체인지 온라인, 음성메일 서비스 등을 포함한 포괄적인 서비스들이 제공됩니다.  (오피스 365 E5 플랜 상세 알아보기)

오피스 365 E5플랜을 사용하는 마이크로소프트의 구성원들은 전세계 어디에서나 – 여러분도 잘 아시다시피 오피스365는 언제 어디서나 사용할 수 있는 클라우드 서비스이기 때문이죠 – 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 파워BI와 MyAnalytics 서비스를 이용한 필요한 시점에 주요 업무와 결과에 대한 분석이 가능하며, 비즈니스용 스카이프를 통해 업무 관련자들과 다양한 방식 – 채팅, 전화, 화상회의, 화면 공유 등-으로 실시간 의사소통을 하면서 협업을 할 수 있습니다. Microsoft가 추진하는 오피스365기반의 디지털 워크플레이스는 회사가 목표로 하는 직원들의 셀프-서비스 비즈니스와 셀프-서비스 업무 분석 문화를 만드는데 큰 기여를 하고 있습니다.

그럼 Microsoft의 많은 부서들 중에서 누가, 오피스365를 이용해 더 효율적으로 업무를 처리할까요?

재무부서

MS의 재무부서가 처리해야 하는 업무 영역은 작지 않습니다. 회사 매출관리, 파트너와의 각종 회계 및 비용 처리, 임직원 급여 및 비용 관리 그리고 시장에서의 재무관리 등…. 사실 굉장히 많습니다. 업무 대상과 범위가 많은 만큼 다루어야 할 데이터 규모와 종류도 증가합니다. 오랜 기간 재무부서를 괴롭혀 온 일은 많은 업무에 필요한 데이터를 수집, 조정 및 분석하고 관리하는 일이었습니다. 공식적으로 확인된 데이터 종류만 50가지 규모입니다. 아마 이것은 MS재무부서만의 문제는 아닐 겁니다.

재무부서는 오피스365 도입과 더불어 MS Azure Data Lake (MS애저 데이터 레이크)라는 클라우드 서비스를 통해 50개의 데이터 소스를 하나로 통합하는 작업을 진행했습니다. MS애저 데이터 레이크는 분산되어 있던 50개 종류의 데이터를 통합해 관리하면서 재무부서가 필요로 하는 분석 업무를 완벽하게 처리하고 있습니다. 전 세계에서 퍼져 있는 각국의 Microsoft를 다 합치면 약 2억개의 정도의 성과 지표들이 (KPI, Key Performance Indicator) 있는데, 데이터 레이크를 통해 관리되고 있습니다.

이런 경험들을 통해 Microsoft 재무부서는 많은 역량을 확보해 나가고 있습니다:

* 데이터 분석을 전략적인 수준으로 확대해서 진행

* 시간이 걸리던 재무 및 회계 관련 업무들의 시간을 단축 (업무 처리속도 향상)

* Microsoft 직원과 파트너 간의 업무 처리 효율성을 향상

* 더 적은 비용으로 더 많은 업무들을 정확하고 빠르게 처리

* 재무 관련한 업무 데이터들의 안전하고 정확하고 보관 및 운영

* 데이터 분석과 인사이트에 기반한 의사 결정으로 비즈니스 위험성을 제거

MS의 재무부서의 업무 역량과 효율성이 확대되는데 가장 중요한 역할을 한 것은 IT부서와의 협력과 공조였습니다. 수 많은 종류의 데이터 통합, 데이터 및 주요 재무 시스템들의 보안, 데이터 분석 모델과 프로세스 구현 등에 있어 IT부서의 역할은 절대적이었습니다.

최소의 비용과 시간 투자를 보장하는 오피스 365 클라우드 서비스를 통해 단기간에 부서의 생산성을 높이면서 업무 처리 방식 (더 나아가 부서의 문화)을 업그레이드시켜 나가고 있습니다.