[오피스 365] 쉐어포인트(SharePoint) 실시간 문서 동시 작업하기
안녕하세요 고우아이티입니다.
업무를 하다 보면 공동으로 작업해야 하는 경우도 굉장히 많은데요, 오늘은 E-mail에 이어 SharePoint편으로 실시간 문서 동시 작업하는 법에 대해서 소개해드리겠습니다.
팀에서 문서를 각자 작업하여 각자의 PC에 저장하다 보면 자료가 뿔뿔이 흩어져 관리가 힘들 뿐 아니라 협업이 힘들 수 있습니다. 또한 문서 작성 스타일도 제 각각이고 파일이 삭제되거나 저장이 안되는 사고가 발생하기도 합니다.
하지만 SharePoint통해 관련 자료들을 공유하고 함께 작업함으로써 혹시 발생할 수 있는 실수나 저장이 안되는 실수가 따라도 버전 관리가 되기 때문에 조기 수습이 가능합니다.
문서 작업에 있어 표준양식을 공유하고 한 문서에 작업을 함으로써 여러 개의 파일들이 생성되지 않고 하나의 파일로 통일되기 때문에 마지막에 각자 파일을 일일이 취합하는 과정을 거치지 않아 업무 시간을 단축시킬 수 있습니다.
이처럼 SharePoint를 통한 실시간 문서 동시 작업을 통해 다른 사람의 작업도 체크하고 편리하게 협업을 할 수 있습니다.
① Office 365 홈 포털에 로그인 후, [SharePoint]에 접속하여 작업 또는 공유하고자 하는 파일이 업로드 되어있는 [사이트]를 클릭합니다.
② 측 메뉴에서 [문서] 탭을 클릭하여 작업하고자 하는 파일을 클릭하거나 자료를 업로드 합니다.
a. 공동 작업하고자 하는 파일을 관련된 팀원에게 공유하기 위해, 파일 선택 후 [공유]버튼을 클릭합니다.
③ [링크 보내기] 창이 나타나면 검색을 통해 관련자를 초대합니다.
a. 조직 내부 구성원 : 이름 혹은 메일계정을 입력하면 아래쪽에 자동으로 보여지며, 보여지는 이름을 클릭합니다.
b.외부 사람 : 전자메일 주소를 입력 후, [보내기] 버튼을 클릭합니다.
sharepoint_link
④ 공동작업을 위해 다른 구성원도 동일 문서를 클릭하여 열어줍니다.
a. 문서가 열리면 상단에 실시간 편집중인 사용자 정보가 나타나며, 실시간 편집되는 내용을 확인할 수 있습니다.
⑤ 상대방이 작업(편집)중인 내용은 파란 커서로 표기되어 실시간으로 확인할 수 있습니다.
팀 별, 업무 별 또는 프로젝트 별로 업무 진행에 필요한 프로세스와 데이터, 노하우, 정보들을 단일 장소에 모아 가공하고 분석한다면 회사 내 모든 자료는 물론 지식까지 공유되고 협업도 자연스럽게 이루어질 수 있습니다.
다음에도 유익한 정보로 찾아오겠습니다.
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고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장
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