[오피스 365] 커뮤니케이션 이노베이터(Communications innovator) 폴리컴, 오피스 365로 협업의 수준을 업그레이드하다.

Polycom, 많이 익숙한 단어죠? 고객사 회의실에서 회의를 할 때 자주 만나는 이름입니다. Polycom이란 로고가 선명하게 박힌 전화 회의 및 화상 회의 용도로 자주 이용되는 폴리컴 장비들이 주인공이죠. 오늘 블로그는 커뮤니케이션 이노베이터라는 별명을 가진 폴리컴의 오피스 365활용을 정리해 보았습니다.

폴리콤(Polycom)은 사람들의 협업에 꼭 필요한 장비를 만드는 기업이라 협업과 팀워크의 중요성을 잘 알고 있죠. 폴리콤의 이런 기업 문화는 다른 기업보다 쉽고 빠르게 클라우드 서비스를 도입해 활용하는 원동력이 되었죠. 이 회사가 우선 도입한 클라우드 서비스 중 하나는 Microsoft 오피스365입니다. 폴리콤은 오피스 365를 직원의 개인 업무, 직원 및 부서간 협업 및 내부 정책 실행 (예, e-discovery) 그리고 협력 업체와의 업무에까지 광범위하게 적용하고 있습니다. 또한 PSTN기반 통화 서비스 및 ATP (고급 위협 방지) 등의 보안 업무에도 오피스365를 활용하고 있습니다.

클라우드로 가는 도약의 발판

기업들의 최근 흐름 중 하나는 IT 및 디지털 기술을 활용해 (다른 표현으로는 디지털 트랜스포메이션) 경쟁력을 확보하고자 하는 많은 기업들이 전략적으로 클라우드 컴퓨팅을 검토한다는 점입니다. 폴리컴이 클라우드를 도입한 배경도 ‘IT부서가 서버, 네트워크 및 스토리지 관리 그리고 IT장애 지원 등의 업무에서 벗어나 더 부가가치가 있는 영역 – 예를 들어, 고객 가치와 충성도를 높일 수 있는 지원 프로세스 개발 같은 –으로 전환하는 것이었습니다 단순히 클라우드를 도입한 것이 아니라 명확한 목표를 가지고 전략적으로 시작한 것이죠.

“오피스365 클라우드 서비스가 도입되면서 단순하고 반복적인, 하지만 시간은 많이 소요되던 관리/지원 업무가 크게 줄었고 현업 직원들의 업무 참여도와 만족도도 많이 높아졌습니다. 폴리컴이 오피스 365 E3 플랜과 Enterprise Mobility Suite (EMS)가 포함된 MS클라우드 도입은 아주 현명한 선택이었죠!”

“그리고 클라우드로 전환하는 기업은 몇 가지 문제를 경험합니다. 그 중 하나가 직원들이 손에 익은 SW를 버리고 다른 SW를 쓰게 하는 일이죠. 어떻게 보면 거의 불가능에 가까운 일이지요. 하지만, 폴리컴은 Microsoft 인프라와 제품을 오래 사용했기 때문에 오피스365 전환에 따른 문제가 거의 없었죠. Microsoft 환경과 제품을 사용하던 기업들이 클라우드로 전환할 때 얻는 큰 장점입니다.” 라고 폴리컴 임원은 인터뷰에서 밝혔군요

“보안 위협이 계속 늘어나고 복잡해지는 점도 폴리컴의 오피스 365 결정을 더욱 빛나게 하는 이유입니다. MS의 ATP, 안티-스푸핑, 암화화, 랜섬웨어 차단 같은 최신 고급 기술을 사이버 보안 방패로 사용하는 것도 성공한 전략적 선택이라고 할 수 있습니다.”

실질적인 팀워크

폴리콤은 오피스 365의 모든 기능 및 모바일 기기 관리 서비스인 인튠 (Intune) 을 활용하고 있습니다. 온-프레미스 기반 익스체인지 서버를 익스체인지 온라인으로 이전하면서 고급위협방지 (ATP) 및 eDiscovery 영역에서도 명확한 효과를 얻고 있죠. 사실 기업들이 클라우드로 이전하면서 얻는 가장 큰 가치는 보안이라는 것이 저 개인적인 생각이기도 합니다.

“우리는 오피스 365의 다양한 고급 기능을 잘 알고 있습니다. 오피스 365 도입 이전에는 별도의 법규 관리 시스템과 자체 운영하던 이메일 아카이빙 시스템을 통합해서 관리 했어야 했죠. 하지만, 익스체인지 온라인 아카이빙과 eDiscovery 도입 후에는 별도의 시스템이 필요 없고 외부 인원들도 해당 서비스에 쉽게 접근할 수 있습니다. 그리고 법규 및 규정 관련한 문제가 발생한 직원들은 직접 eDiscovery를 이용할 수 있습니다. 실질적 Win-Win이죠.”라고 IT부사장은 설명하네요.

폴리컴은 여러 지역의 직원들이 안전하고 편리하게 협업할 수 있는 문서 관리 및 협업 방안으로 비즈니스용 원드라이브와 쉐어포인트 온라인을 이용 중입니다. 그리고 다음 단계로 회사의 허가를 받지 않고 이용 중인 여러 가지 클라우드 파일 공유 서비스와 사내 파일 공유 SW등을 모두 비즈니스용 원드라이브로 대체하는 프로젝트를 진행 중입니다.

비즈니스 가치의 확대

폴리콤 직원들은 오피스 365이용을 통해 직간접적으로 많은 이점을 얻고 있는데 특히, IT부서의 생산성이 크게 좋아졌습니다. 간단한 사례를 보면, 이전에는 온-프레미스 방식에서 필요한 보안 시스템이나 신규 규제 (개인정보보호법이나 GDPR 같은)시스템이나 서비스를 구현하는데 평균 9개월 정도의 기간이 필요 했는데, 오피스 365 도입 이후에는 몇 십 분만에 적용할 수 있다는 점이죠. 오피스 365에서 GDPR 이나 개인정보보호 규제 및 보안에 대한 서비스를 제공하기에 가능한 일이죠. 또한 이전에는 IT직원이 하던 많은 작업을 일반 직원들이 처리할 수 있도록 “셀프-서비스화”함으로써 IT부서 업무량과 비용을 크게 절감하고 있습니다.

자원의 전략적 활용

폴리콤은 오피스 365서비스를 도입한 이후에 구축형 전자메일 및 협업 솔루션을 사용하던 시기에 비해 HW 비용만으로도 3년 간 1백만 달러 정도를 줄였다고 발표했습니다. 결론적으로 폴리컴은 앞에서 언급한 오피스 365의 다양한 이점과 비용 절감 효과를 다 누리고 있네요. 고스톱스런 표현으로 하면 일타사피 정도 되겠군요.

오피스365는 분명한 비즈니스 가치를 제공한다는 것이 폴리컴 사례를 통해서도 확인할 수 있군요. 아직 오피스 365를 만나보지 않으셨다면 지금 시도해 보세요!

오피스 365 무료 체험 링크

https://cloud.gowit.co.kr/contact/free-trial/

오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의
고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장
02-462-5365 | gocloud@gowit.co.kr
https://cloud.gowit.co.kr
GowIT는 기업 환경에 최적화된 클라우드 서비스와 지원을 제공합니다.