[오피스 365] 여러분 기업의 SW라이선스 관리, 어떻게 하고 계시나요?

예전에 경영학 수업에서 기업의 3요소라는 것을 공부했던 기억이 납니다. 기업의 경영을 위해서 1)사람, 2) 돈 그리고 3) 물적 자원 3가지가 꼭 필요하다는 것이었습니다. 그 이전의 경영학에서는 3번째 요소를 물적 자원이 아닌 ‘땅’으로 정의하기도 했었죠. 농경제 혹은 초기 제조업 중심의 사회에서는 아주 자연스러운 구분이라고 할 수 있습니다. 그럼, 21세기 기업들의 경영 3요소는 무엇일까요? 시대가 아무리 바뀌어도 1)사람, 2) 돈은 쉽게 자리를 내어줄 것 같지 않지만, 3번째 ‘물적 자원’의 경우에는 세부 항목의 변화가 심할 것 같습니다.

그 중 19세기 및 20세기 초중기 기업에게는 선택받지 못했지만 현 상황에서 모든 기업들이 꼭 선택할 항목을 꼽으라면 여러분은 어떤 것이 떠오르나요? 저는 ‘IT 서비스’가 아닐까 합니다. 조금 과장해서 말한면 현대 기업의 경영에는 4가지 요소: 사람, 돈, IT 그리고 물적 자원이다! 라고 할 것 같습니다^^

IT서비스의 몇 가지 애로 사항.

기업 경영에 있어 IT서비스의 역할과 중요성은 누구나 잘 이해하고 있습니다. 회계 및 재무 관리부터 생산공정, 영업관리 및 마케팅, 인사관리, 프로젝트 관리 등 IT서비스가 적용되지 않은 업무 분야를 찾아보기 어려운 상황입니다. 이런 큰 역할을 하기 때문에 기업들은 IT서비스에 많은 인력과 투자를 하고 있습니다. 그런데 아쉽게도 이 IT서비스에는 몇 가지 애로 사항이 있습니다. 그 중 하나가 컴퓨터 SW의 ‘라이선스 관리‘인데 오늘은 그 이야기를 해 볼까 합니다.

지금까지 많은 기업들은 ‘패키지형 SW’를 구매해서 활용하고 있습니다. 한컴의 아래한글, MS 오피스 제품 등이 대표적이고 기업들이 기간 업무에 사용하는 서버용 SW, 데이터베이스, 이메일 서버 등도 대부분 이 방식이라고 할 수 있습니다. 이미 오랜 기간 이런 방식으로 구매해 사용해 왔는데 무슨 애로사항이 있을까요?

1. 높은 초기 투자  비용과 업그레이드 필요

패키지SW는 기업이 필요한 수량을 (예, 직원 수 혹은 컴퓨터 수만큼) 한꺼번에 구매해야 합니다. 따라서 초기 구입 비용이 높을 수 밖에 없습니다. SW를 사용해야 하는 직원도 많고 해당 SW의 가격도 높다면 초기에 상당한 비용이 투자되어야 합니다. 대부분의 기업들에게 이것은 큰 부담이 될 수 있습니다.

이 패키지 SW들은 몇 년에 한 번씩 주기적으로 업그레이드를 해야 합니다. 이전 버전의 기능적 제약, 성능 저하, 다른 중요 애플리케이션과의 호환성 이슈 또는 보안 위험성 증가 등의 사유로 업그레이드가 필요하게 됩니다. 아주 드문 경우지만, SW 공급 업체의 업그레이드 정책에 따라 반 강제로 해야 하는 경우도 있습니다. 물론, 업그레이드에도 비용이 발생합니다. 이 시점에도 상당한 비용이 발생하게 됩니다.

2. SW 관리 및 배포의 어려움

패키지 SW는 구매했다고 일이 끝난 것이 아니죠. 이제부터 시작입니다. 구매한 SW를 대상 서버에 설치하거나 사용자 PC에 일일이 설치해야 하는 고난의 과정이 기다리고 있습니다. 이 과정에서 많은 문제들이 일어납니다. PC와의 충돌, 이미 설치되어 있는 다른 SW와의 호환성 및 오류 발생, SW 설치 작업에 소요되는 시간 등의 문제들이 빈번하게 발생합니다. 만약 설치 대상 컴퓨터도 많고 이들이 지역적으로 멀리 떨어져 있다면 설치 및 배포 작업은 더욱 힘들어집니다. 설치 과정에서도 각종 바이러스나 악성코드 혹은 네트워크 문제로 인해 작업이 지연 및 취소 되는 경우도 자주 일어납니다. 이 때문에 많은 IT 부서에서는 SW 업그레이드에 대한 공포심(?)도 갖고 있습니다.

3. 유연한 업무 환경의 구현이 어렵다.

기존 대부분의 패키지 SW들은 단 1대의 PC나 디바이스에만 설치가 가능하도록 제작되었습니다. 그런데 현대 직장인들의 상황을 돌아보면 어떻습니까? 많은 직장인들이 회사와 사무실 혹은 모바일 환경에서도 업무를 처리해야 하는 경우가 일반화되고 있습니다. 저만 해도 사용하는 회사, 집 그리고 외근용 PC 한 대씩 총 3대, 태블릿 1대, 스마트폰 1대씩 해서 총 5개의 업무용 디바이스를 이용하고 있습니다. 그럼 저는 최소 3~5개의 동일한 SW를 구매해야 합니다. 기업의 비용 부담이 너무 커질 수 밖에 없습니다. 이런 비용적 부담으로 기업들이 모바일 업무 및 자유로운 협업 환경을 구현하는 것을 주저하게 됩니다. 이것은 기업들의 업무 효율성을 떨어뜨리는 결과로 이어집니다.

4. 그럼, 현실적인 대안은? 클라우드 기반의 라이선스의 도입!

그럼 우리 기업들이 현실적으로 선택할 수 있는 대안은 무엇일까요? 기업들이 사용하는 SW는 많습니다. 그 중 가장 많은 직원들이 가장 자주 사용하는 SW가 무엇일까요? 그리고 위에서 언급된 라이선스 관련한 애로사항이 가장 많이 발생하는 SW 제품이 무엇일까요?

저희 고우아이티는 여기에 해당하는 패키지 SW를 설정하고 이 녀석부터 클라우드 기반의 ‘구독형 라이선스’로 전환하는 방법을 추천해 드립니다. 예를 들어, 위 질문을 통해 선택된 패키지 SW가 MS오피스라면 클라우드 기반의 오피스 365로 전환하는 것이 최적의 솔루션입니다.

기존 패키지형 MS오피스 제품을 클라우드 기반의 구독형 오피스 365 라이선스로 전환하면 위에 언급된 문제를 해결하면서 다음과 같은 잇점을 얻을 수 있습니다.

1. 운영 비용 절감 및 불법 라이선스 가능성 제거

클라우드 기반 구독형 오피스 365는 초기에 비용을 다 지불하지 않고 매달 혹은 연단위로 필요한 만큼만 지불할 수 있습니다. 월별 지불 방식을 선택하면 월단위로 비용을 늘리거나 줄일 수 있습니다. (예, 직원들의 증가 및 감소에 따라서)

2. 여러 디바이스에서 최신 버전의 오피스 사용

오피스 365는 한 사용자당 최대 15대의 디바이스에 최신 버전의 오피스를 설치해서 이용할 수 있습니다. (PC/Mac, 태블릿, 모바일 기기 각 5대씩). 멋지지 않나요? 이를 통해 직원들의 업무 효율성과 연속성을 크게 확대할 수 있습니다. 별도의 투자 없이도 업무 생산성을 확~ 높이는 것이죠.

3. 1 TB의 클라우드 저장 공간

모바일 업무와 직원간 그리고 파트너들간의 협업이 증가하면 자연스럽게 관련된 문서와 자료의 공유 및 보관도 중요해 집니다. 이를 위해 오피스 365는 사용자당 원드라이브라는 1 TB의 클라우드 스토리지를 제공합니다. 굉장한 사이즈죠. 직원들이 언제 어디서나 안전하게 필요한 문서에 접근하고 공유 및 편집 작업을 할 수 있는 환경을 제공하는 진짜로 도움이 되는 서비스입니다.

자 여러분의 기업도 이제 클라우드 기반의 오피스 365로 넘어 오는 것을 심각하게 고민해 보실 시간입니다. 클라우드 전문 기업 고우아이티가 도와 드리겠습니다.

고우아이티 클라우드 고객센터

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클라우드 서비스 전문기업 “고우아이티”

GowIT는 기업 환경에 최적화된 클라우드 서비스와 지원을 제공합니다.