[오피스 365] 쉐어포인트 vs. 원드라이브, 우리 회사에 더 적합한 서비스는?

Microsoft제품들을 사용해 본 사용자들이 가진 경험적 지식 중 하나는 MS가 제공하는 소프트웨어 제품들의 영역과 기능은 지속적으로 늘어난다는 학습 효과입니다. 그리고 이런 확장 과정에서 특정 SW제품들의 많은 부분이 중복되는 일이 벌어지곤 합니다. 최근 이 현상이 벌어지는 제품이 원드라이브와 쉐어포인트입니다. 두 제품의 차이점을 정확하게 지적하는 것은 어렵지만 그럼에도 불구하고 같은 제품은 아니죠.^^

먼저 두 제품을 간략하게 정의해 보겠습니다.

OneDrive는 온라인 문서 및 파일을 저장하는 클라우드 스토리지 서비스입니다. 언제 어디서나 문서와 파일을 저장하고 액세스 할 수 있는 스토리지 환경이 필요한 개인 및 기업들이 많이 사용하는 서비스입니다. 개인 사용자를 위한 원드라이브 서비스 그리고 기업용 버전인 비즈니스용 원드라이브 두 종류가 있습니다. 원드라이브는 파일 관리와 공유 기능을 갖고 있어서 팀 협업이나 공동 작업이 가능한 서비스이기 때문에 단순하게 온라인 파일 저장소라고 정의하기에는 뭔가가 부족합니다.

쉐어포인트 관련 블로그 링크: http://gowit_sps.blog.me/221202456400

쉐어포인트는 한 사람 혹은 여러 명의 팀원들이 동시에 문서 편집 및 관리 그리고 업무를 같이 수행해야 하는 필요성이 많은 기업들을 위한 협업 도구라고 정의할 수 있습니다. 쉐어포인트도 온-프레미스 버전과 쉐어포인트 온라인 두 가지 종류로 나누어집니다. 지난 몇 년 동안 MS는 쉐어포인트를 오피스 365 클라우드 플랫폼에 통합하기 위한 전략을 지속적으로 실행해 왔습니다 – 그 제품이 쉐어포인트 온라인입니다. 그래서 오늘 블로그에서는 클라우드 버전이 아닌 온-프레미스 쉐어포인트를 중심으로 하겠습니다. 클라우드 기반의 비즈니스 협업 도구인 오피스 365에는 쉐어포인트와 원드라이브 서비스가 모두 포함되어 있기 때문에 모든 기기에서 관련된 기능을 사용할 수 있다는 장점이 있습니다.

On-premise vs. Cloud

오피스 365에 쉐어포인트 기능이 포함되어 있다고 하는데 온-프레미스 버전의 쉐어포인트는 왜 필요할까요? 그 이유는 IT 부서의 정책과 선호도 그리고 해당 기업의 사용자 요구 사항에 있다고 할 수 있습니다. 아직도 개발자 중에는 클라우드가 아닌 로컬에 온-프레미스 SW를 설치하고 자신들이 직접 통제할 수 있는 보안 및 관리 방식을 선호하는 경우가 꽤 많습니다. 사용자들이 직접 쉐어포인트 서버를 설치하고 운영하면 서버 통제 및 관리 권한을 제어할 수 있다는 장점도 있지만 보안 사고, 보안 패치와 업데이트 등에 대한 책임도 가져야 한다는 점도 고려해야 합니다. 온-프레미스 버전의 쉐어포인트를 구입한 기업도 별도로 원드라이브를 도입해서 문서 저장 및 공유 서비스로 활용할 수 있습니다. 물론 그 기능 중 상당 부분은 쉐어포인트에서도 제공됩니다.

암호화 및 컴플라이언스

문서의 보안, 감사 및 각종 컴플라이언스의 준수 등에 관련된 사항들을 많이 고려하는 기업들은 쉐어포인트의 세부적인 버전 제어 및 사용자 액세스 설정 기능들이 기업의 데이터 보호와 제어에 큰 도움이 된다는 사실을 잘 알고 있습니다. 오피스 365와 원드라이브 서비스가 문서 보안을 위한 암호화 기능을 갖고 있지만, 현재는 쉐어포인트가 기업들의 요구 사항에 적합한 온-프레미스 서버 보안 체계를 제공한다고 할 수 있습니다.

오피스365 (원드라이브 서비스 포함)도 관리자가 세부적으로 액세스 제어를 할 수 있습니다. MS의 클라우드 및 하이브리드 플랫폼 전체는 가장 강력한 암호화 기법으로 평가받는 TLS 및 SHA-2 보안 프로토콜을 지원하며 앞으로는 SSL기반의 보안은 지원하지 않습니다. MS는 서버와의 전송 시 모든 데이터를 암호화하고 서버에 저장된 데이터도 모두 암호화합니다.

문서와 자원 관리

비즈니스용 원드라이브에는 워크플로, 감사, 템플릿 및 버전 제어 등이 포함되어 있는데 이들은 쉐어포인트도 가지고 있는 기능들입니다. 쉐어포인트는 있는데 원드라이브에 없는 기능들을 뽑으라면 웹 사이트 및 소셜 미디어 연결과 같은 마케팅 관련 서비스들을 들 수 있습니다.

기업들이 원드라이브 계정을 소유하고 사용자들은 기업 계정의 하위 계정으로 개인 계정을 부여받을 수 있습니다. 많은 기업들이 조직 전체의 문서 및 파일 공동 작업 용도로 쉐어포인트를 이용하고 있습니다. 오피스 365와 온-프레미스 쉐어포인트 모두 협업을 위한 워크플로와 세부적인 사용 권한 기능을 제공하기 때문에 업무의 효율성과 완성도를 높일 수 있습니다.

웹사이트, 앱 그리고 CMS (콘텐트 매니지먼트 시스템)

많은 기업들이 회사 웹 사이트, 내부 문서 및 웹 애플리케이션 개발과 관리 작업에 쉐어포인트를 활용하고 있습니다. CMS 기능을 이용해서 작성한 콘텐트를 웹사이트에 게시하거나 내부 사용자들이나 고객들이 직접 액세스해서 다운로드 받을 수 있게 할 수 있습니다. 또한 쉐어포인트의 내부 분석 기능을 사용하여 직원 또는 외부 사용자들이 사용하는 앱을 만들어 이용하고 있습니다. 기업들 중에는 쉐어포인트를 이용해 고객용 웹 사이트 구축, 기술지원 문서 및 FAQ 페이지 등을 만들어 운영하는 경우도 많습니다.

반면에 원드라이브는 콘텐츠를 웹에 게시하는 기능은 없습니다. 문서의 저장 링크를 이메일을 통해 다른 사람에게 보내는 것은 가능하지만 해당 문서를 원드라이브 플랫폼의 웹 페이지에 직접 게시하지는 못합니다. 부서원들이 문서를 검색할 있지만 게시할 수는 없기 때문에 오피스 365 또는 별도의 CMS 솔루션이나 웹사이트 플랫폼을 사용해야 합니다.

우리 회사에 더 적합한 서비스는?

​저희 고우아이티의 경험을 돌아보면, 우리 기업에 가장 적합한 SW나 서비스는 구성원 모두가 잘 사용할 수 있는 제품이어야 한다는 결론을 얻었습니다. 만약 여러분이 클라우드 신뢰성, 운영 및 관리 효율성 그리고 보안성을 믿는다면 오피스 365를 선택하는 것이 좋습니다. 앞에서도 언급한 것처럼 오피스 365는 비지니스용 원드라이브와 쉐어포인트 온라인 서비스를 모두 제공하고 있기 때문입니다. 하지만, 여러분 기업의 IT정책이나 전략이 아직도 온-프레미스 중심으고 클라우드로의 전환은 좀 더 지켜보아야 한다는 생각을 가지고 있다면 온-프레미스 버전의 쉐어포인트가 더 적합하다고 할 수 있습니다.

그래도 고민이 되시고 확인 작업이 필요하시다면 전문기업 GowIT가 도와 드리겠습니다.

오피스 365 도입 및 서비스 지원 문의

고우아이티 컨설팅 담당 이은주 부장

02-462-5365 | gocloud@gowit.co.kr

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